知識信息化管理與圖書館創(chuàng)新工作

楊小燕

【摘要】近年來，隨著社會的發(fā)展，科技的進步，信息技術(shù)也得到迅速的發(fā)展。尤其是21世紀以來，信息技術(shù)的發(fā)展速度令人咋舌，21世紀儼然成為一個信息化的時代。信息技術(shù)給人們的工作、學(xué)習和生活帶來了巨大變化，整個社會形態(tài)由于信息技術(shù)的應(yīng)用正逐漸發(fā)生著變化。可以說，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用帶動了很多行業(yè)的革新。信息技術(shù)應(yīng)用在圖書館的工作當中，同樣也帶動了一系列的工作創(chuàng)新和變革。本文中，筆者分別從管理和制度的創(chuàng)新，業(yè)務(wù)流程重組和組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新，管理手段的創(chuàng)新，服務(wù)方式的創(chuàng)新四個方面論述了信息管理在圖書館創(chuàng)新工作中的作用和影響。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；管理；圖書館；創(chuàng)新

一、管理體制和制度的創(chuàng)新

信息化管理給圖書館帶來了工作上的創(chuàng)新，而管理創(chuàng)新的起點是管理體制和制度的創(chuàng)新。但圖書館大多是自中國計劃經(jīng)濟體制下形成的事業(yè)單位，由于計劃經(jīng)濟殘留思想的影響，給管理體制和制度的創(chuàng)新帶來了一定的難度。在計劃經(jīng)濟下成長多年的圖書館，其管理體制和制度中缺乏調(diào)動現(xiàn)有人員積極性的激勵機制和約束機制。其中由于計劃經(jīng)濟影響殘留下來的一些弊端還是很明顯的，比如存在著定位不清、自主經(jīng)營意識不強、內(nèi)部機制不靈活、投資效益不高、缺乏激勵機制、人員進出渠道不暢等。這些弊端的存在，給現(xiàn)在處于市場經(jīng)濟條件下的圖書館也帶來了一定的負面影響，導(dǎo)致圖書館自主經(jīng)營意識不強，等靠要的思想嚴重，在這種情況下，再加上原有計劃經(jīng)濟體制下形成的管理制度和體制的制約，使得目前圖書館的發(fā)展完全跟不上社會的腳步，不能滿足人們對圖書館日益增長的需求，也不能滿足社會公眾對文化信息日益增長的需求。

在實現(xiàn)圖書館信息化管理的過程中，管理工作要創(chuàng)新，就意味著現(xiàn)行的管理體制和制度要進行全面而深入的改革。一些關(guān)于事業(yè)單位日常活動的制度，改革起來難度不大，改革難度最大的是人事制度的改革。人事制度應(yīng)該是和知識經(jīng)濟時代的信息需求相同步的，這樣才能在恰當?shù)臅r間起著應(yīng)有的作用，所以說，人事制度的改革勢在必行。那么，我們就可以知道其實改革圖書館的管理體制和制度，關(guān)鍵是在人事制度的改革上。圖書館人事制度改革并不是今天的新名詞，而是一直都在探索和進行中的，但是以往的人事制度改革比較重視物質(zhì)獎勵等，都是一些靜態(tài)的激勵機制，不能很好地與圖書館的工作動態(tài)結(jié)合起來，在實際操作的時候效果往往是不盡如人意的。對于圖書館來說，最重要的是有良好的內(nèi)外部環(huán)境，適合讀書鉆研，具備人文精神，無論是對讀者還是圖書館自身來說都是強大精神動力的來源。知識信息化管理的管理要求圖書館的人事管理制度應(yīng)該以滿足人的需求為最終目標，在創(chuàng)新管理制度的過程中，一定要把握一個中心思想，那就是以人為本的思想。人在圖書館中的工作，是能夠體現(xiàn)人的價值的，同時人是在工作中得到發(fā)展的，是處在不斷的進步和提高之中的。創(chuàng)新的管理制度和體制體現(xiàn)的是人文關(guān)懷的美好與和諧，這樣的管理體制和制度才能激發(fā)圖書館工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性。

二、業(yè)務(wù)流程重組和組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新

管理創(chuàng)新要運用企業(yè)過程再造管理技術(shù)，這是信息技術(shù)應(yīng)用于圖書館中給圖書館業(yè)務(wù)流程上帶來的變革。企業(yè)再造管理技術(shù)對圖書館中原有的業(yè)務(wù)流程進行整合和再造，從而帶動相關(guān)聯(lián)的組織結(jié)構(gòu)進行管理模式的變革，形成創(chuàng)新的業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)過程再造的核心是兩種思想，一是過程管理思想，二是過程再造思想。在這樣的思想理念中，強調(diào)的是業(yè)務(wù)過程的連續(xù)性和有效性，必要時，職能部門之間的界限是可以淡化的。將整個圖書館看作是一個整體，各職能部門間在各司其職的基礎(chǔ)上，應(yīng)該是有著良好而有效的溝通的。一個關(guān)系著整個圖書館系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程在進行時，這種職能部門之間的分界線可以暫時忽略不計。也就是說，在管理的過程中針對的對象應(yīng)該是業(yè)務(wù)流程也就是過程，而不是職能部門。只有形成了這樣的管理模式，圖書館才能適應(yīng)如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理理念的新突破。對圖書館的業(yè)務(wù)流程進行重組，無疑是創(chuàng)造性的舉措，因為人們似乎已經(jīng)想當然地認為圖書館的業(yè)務(wù)就那么幾樣，無非是購書、借書、還書、書的上架、下架等，不需要進行重組。其實不然，圖書館的一些業(yè)務(wù)流程如果利用信息技術(shù)來操作，過程會簡便許多，需要的人力也會減少許多，工作效率會得到大大的提高，方便了讀者，也提高了圖書館的競爭力。圖書館業(yè)務(wù)重組運用信息技術(shù)，意味著要打破常規(guī)，走出一條比較具有創(chuàng)新意義的業(yè)務(wù)流程之路，對業(yè)務(wù)過程進行徹底的再思考和再設(shè)計。

圖書館要實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的徹底再造，就必須要下很大的決心，因為這個過程中需要拋下很多東西。原有的業(yè)務(wù)工作框架必須打破，然后在業(yè)務(wù)程序上做出一些合理的改變，要有所創(chuàng)新。對于圖書館來說，運用信息技術(shù)最大的一個創(chuàng)新是形成了一個虛擬的圖書館，而形成虛擬圖書館的過程就是一個再造的過程，其問需要的基礎(chǔ)條件是館藏內(nèi)容的數(shù)字化和豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源，這樣才能保證虛擬圖書館有一個相對完善的館藏。圖書館原始的業(yè)務(wù)流程，受以前的社會工業(yè)化分工理論的影響，形成的業(yè)務(wù)工作流程相對復(fù)雜。如果將這一切放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一切就不一樣了，會簡單明了很多。比如，以文獻流程組織的線性服務(wù)體系，現(xiàn)在已經(jīng)不能滿足讀者的需要了，讀者需要的是更為完善的服務(wù)模式，現(xiàn)行的以點帶面的服務(wù)模式就是在讀者日益增長的需求中產(chǎn)生的。可以說，圖書館改革的主要動力來自讀者，是在為了滿足讀者日益增長的需求而做出相應(yīng)的調(diào)整和進步。換言之，讀者是圖書館發(fā)展的助推劑。

企業(yè)過程再造管理應(yīng)用于圖書館的管理，是一大創(chuàng)舉，因為這是一種個性化的管理模式，是圖書館在以往的管理中從未嘗試過的形式。企業(yè)過程再造管理要求圖書館根據(jù)自身的特點，在綜合、全面地考慮了本館的規(guī)模和服務(wù)能力的基礎(chǔ)上，再造業(yè)務(wù)流程。具體的實現(xiàn)方法有如下幾種：第一，是以館藏為核心業(yè)務(wù)流程重組。隨著館藏重心的變化，圖書館的館藏控制業(yè)務(wù)流程需要重新審視，并且根據(jù)新的重心來調(diào)整圖書館的業(yè)務(wù)流程，圖書館的業(yè)務(wù)工作部門也需要重新組織。第二，是以管理為中心的業(yè)務(wù)流程重組。那么，圖書館的核心就變成了系統(tǒng)的管理。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，圖書館的自動化程度會越來越高，那么，相應(yīng)的信息化系統(tǒng)所需要的維護和管理要求也越來越高。圖書館業(yè)務(wù)流程的重組就變?yōu)橐韵到y(tǒng)的管理為核心。第三，是以服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)流程重組。因為現(xiàn)代化的圖書館有兩種形式，都需要及其豐富的館藏信息資源，一種是實體圖書館，需要的是傳統(tǒng)印刷型的文獻資源；一種是虛擬的數(shù)字化圖書館，需要的是經(jīng)過數(shù)字化處理的數(shù)字資源和通過網(wǎng)絡(luò)收集整理的網(wǎng)絡(luò)資源。所以說，實現(xiàn)圖書館的業(yè)務(wù)重組，一個中心是不變的，那就是服務(wù)，以服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)重組才是現(xiàn)代圖書館所需要的，也是現(xiàn)代圖書館必須具備的。

三、管理手段的創(chuàng)新

信息技術(shù)運用在圖書館的工作中，帶來了管理手段的創(chuàng)新和變革。最新的高科技手段，即是計算機多媒體技術(shù)。現(xiàn)代化的圖書館為讀者提供的服務(wù)已經(jīng)不再僅僅限于實體圖書館的內(nèi)部，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)可以為讀者或者用戶提供跨地域、跨學(xué)科、超時間的信息需求服務(wù)。為了方便用戶使用虛擬圖書館，需要數(shù)字化的圖書館實現(xiàn)信息資源的虛擬化和檢索的智能化。圖書館由于其本身的特殊性已經(jīng)成為知識創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)和科學(xué)系統(tǒng)鏈中的重要環(huán)節(jié)，圖書館的信息搜集、整理、存儲和傳播等功能很好地為知識創(chuàng)新提供豐富翔實的資料，也為科學(xué)系統(tǒng)提供了必要的支撐。所以說，圖書館現(xiàn)在需要搜集的資源也是包含兩方面的。一方面是需要開發(fā)人類長期積累起來的靜態(tài)文獻信息資源，這是作為實體圖書館的必備基礎(chǔ)，另一方面是虛擬圖書館的信息搜集，近年來虛擬圖書館的用戶越來越多，虛擬圖書館所起的作用已經(jīng)能和實體圖書館相提并論了，所以虛擬圖書館的信息搜集也是十分重要，要注重收集、開發(fā)最新產(chǎn)生的及時性和跟蹤性的動態(tài)信息資源，這是由虛擬圖書館的功能所決定的。正好也是與實體圖書館的功能相呼應(yīng)，二者結(jié)合起來提供靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的服務(wù)，形成一個完善的服務(wù)系統(tǒng)。只有這樣的系統(tǒng)，才能滿足一些用戶的特定需求，特別是決策型、科研型用戶的信息需要。

四、服務(wù)方式的創(chuàng)新

在知識信息化的圖書館管理中，還有一項重要的創(chuàng)新是服務(wù)方式的創(chuàng)新，也是館員、讀者和讀者互動交流服務(wù)方式的實現(xiàn)。這其中的轉(zhuǎn)變是十分明顯的，讀者與館員之間的互動關(guān)系由“書本位”向“人本位”轉(zhuǎn)變，也就是說新型的互動關(guān)系更強調(diào)的是人與人之間的交流和溝通。圖書館的工作人員都要樹立以人為本的服務(wù)觀念，重新審視自己的角色，更多的時候是將自身當作一個服務(wù)者，是為讀者提供各種與圖書館有關(guān)的服務(wù)的。因為現(xiàn)代圖書館對讀者來說，是一種新事物，讀者也需要時間來適應(yīng)。所以需要館員能提前熟悉現(xiàn)代化圖書館的運作流程，這樣，在讀者初次面對這樣的圖書館感到迷茫和焦慮時，館員能夠很好地為讀者講解和提供必要的咨詢服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)時代，無限、雜亂的資訊充斥四周，讀者在眾多的資訊中有時會感到無所適從，迷亂了雙眼，這時就需要圖書館提供經(jīng)過整合的、有序的信息給讀者，幫讀者從這種迷茫中解救出來。圖書館在服務(wù)讀者時，應(yīng)根據(jù)讀者的需求而變化服務(wù)內(nèi)容，有時還可以應(yīng)讀者要求有針對性的開展各種形式的服務(wù)活動。創(chuàng)新的服務(wù)方式應(yīng)該是動態(tài)的，服務(wù)內(nèi)容是不斷變化和調(diào)節(jié)的，形成一種面向需求、適應(yīng)變化的動態(tài)管理機制，這樣的機制才是我們現(xiàn)在這個時代所必須的。

五、總結(jié)

圖書館實現(xiàn)知識信息化管理是圖書館發(fā)展到現(xiàn)階段的必要趨勢。圖書館作為事業(yè)單位的一種，也要適應(yīng)當今社會市場化的要求，而實現(xiàn)知識信息化管理是適應(yīng)市場化經(jīng)濟的必然選擇，這樣的管理才能在這個社會繼續(xù)生存下去。信息技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用給圖書館帶來了一系列的變革，圖書館工作的創(chuàng)新在多個方面都有體現(xiàn)，筆者在本文中列舉了其中主要的四個方面。知識信息化管理給圖書館工作帶來的創(chuàng)新是這個時代所需要的，是圖書館發(fā)展的必然選擇。