醫學科研院所人事檔案管理工作的思考

王艷輝

中國醫學科學院基礎醫學研究所，北京 100005

隨著經濟社會的發展，人事檔案的價值得到了社會各界的認可，尤其是實施人才強國戰略重大決策和社會保障制度覆蓋面越來越廣的今天，人事檔案工作也越來越受到人們的重視。人事檔案從“可有可無”的尷尬境地轉變成重要角色。另一方面，由于長期以來檔案工作少被重視，檔案政策缺乏連貫性，暴露了當前人事檔案工作中的諸多問題[1]。加強人事檔案的科學管理，為選人、用人提供優質、快捷的服務，為促進社會的安全和諧刻不容緩。

1 現狀

人事檔案管理工作通常分為六個組成部分，即收集、鑒定、整理、保管、利用和轉遞。每一個環節都有各自的特點和工作流程[2]，現結合筆者近幾年人事檔案工作實踐，對其中一些問題進行討論。

1.1 收集

規范收集是人事檔案工作的基礎。筆者所在的單位屬于有50多年歷史的醫學教育和研究單位，既是基礎醫學研究所，又是醫學院的基礎學院，我們習慣稱之為所（院），人員組成比較繁雜，有各級教師和教輔人員，有科研學者和技術人員，有黨政干部和后勤保障人員，還有近幾年應聘回來的“海歸”。集中了許多高層次知識分子，院士、首席專家、主任醫師，還有人大代表、政協委員、民主黨派成員和歸國華僑等。

因此，所（院）人事檔案除一般材料外，增加了歸國人才派遣證明，國外學歷學位證明，教師、醫師資格認定材料，推薦、評選突出貢獻專家材料、優秀教師材料，各類獎項的評選材料，教學、科研、科技開發等方面成果材料，資深院士、專家各年度體檢報告等。許多材料又都是不同單位轉遞來的，形式多樣、規格不同，材料的形成時間不統一。增加了人事檔案材料收集的難度。

1.2 鑒定

鑒定是為了維護人事檔案材料的真實性。檔案材料必須做到客觀、真實、準確、完整。如上所述，筆者工作的所（院）人員結構復雜，為了規范管理，核實、鑒定檔案材料非常重要。我們常遇到有些人在干部履歷表中，所填出生日期與身份證出生日期不一致。由于檔案材料里，絕大多數檔案都是本人于不同的時期書寫的，如履歷、自傳、年度考核表、畢業生登記表、職稱評審表等，大部分內容都是出自本人，填寫時往往全憑記憶，沒有嚴謹的概念，缺少檔案意識，常常不留底，前后矛盾。因此，為了確保材料的系統性、完整性、真實性、規范化，我們在收集干部檔案材料中，鑒定就占據了很多時間，常常要與形成檔案材料的部門溝通，以便為所（院）選拔人才，任用干部準確地提供檔案依據。

1.3 整理

所謂整理，就是按照人事檔案所反映的內容和特征，將零散的材料分門別類地歸納整理到檔案里，目前的常規是把人事檔案分為10 類。現在的人事案內容已不能滿足用人單位希望了解和掌握一個人全部信息的要求，特別是缺少反映當事人綜合能力、素質的材料。人事檔案材料陳舊，不能反映個人的最新情況、綜合才能和個性特點。有些類別的材料內容單一雷同，如第2 類自傳，老職工在不同任職階段都有自傳材料，然其內容大同小異，新職工有的又缺少自傳材料。另有一些類別內容繁瑣，如學歷、評聘專業技術職務與評定崗位技能的第4 類材料和關于錄用、任免、出國 (出境)、工資、待遇及各種會議代表的第9 類材料，篇幅往往很多，但重復登錄；而現今人事部門最為關注的信用材料、專業資格材料、聘用合同材料等，卻沒有確切的歸檔類目。

1.4 保管

保管方式陳舊，很不適應人才流通的需要。當前我國多數單位人事檔案的保管還主要采取檔案室保管的方式。無法適應當今人才流動的快速性和職業角色頻繁轉換的復雜性。隨著國家人力資源政策的改革，人才的引進和輸出放開、專業技術職稱評聘分開、多樣化用人渠道的推行等，各層次人員流動頻繁，一方面大力引進所外急需人才,迅速擴充人才隊伍；另一方面重點培養有發展潛力的所（院）內人才，鼓勵其走出去，再返回來為所（院）服務；實行雙向選擇，合理分流、疏導聘余人員。凡此種種，迫切要求加強人事檔案的信息化管理，建立人才數據庫，數據庫就是檔案信息化管理的延伸。

1.5 利用

隨著社會的發展，人事檔案使用率也大大的提高了。比如：①工齡連續計算。人事檔案是保留存檔人員原有身份的依據，并計算連續工齡。對一個新畢業的大學生來說，如果人事檔案連續幾年都沒有存放到相應的人事檔案管理部門，沒有考核，沒有定職，也沒有社保，那工齡是不能被計算的。②職稱評定。凡從事專業技術工作者，必然要參加晉升專業技術職稱。職稱的年限是根據個人的工齡來計算的，沒有人事檔案，便沒有連續工齡，也便難以晉升專業技術職稱。③檔案工資調升。根據人事檔案，符合晉升條件的人員可以調整檔案工資。但沒有人事檔案，沒有晉升，何談檔案工資的調整，個人的利益必將受到損害。④社會保險。人事檔案中的工資、工齡、職務和受保時間，是辦理社會保險的主要依據，沒有人事檔案，辦理社會保險也變得很麻煩。

人事檔案承載著大量個人信息，我們所（院）人事檔案工作不僅為內部各部門服務，也為師生出國、移民、家屬親友關系調查、就業、信息核查、工齡、年齡計算等出具證明，以解決廣大師生切身需求。

社保的發展也給人事檔案工作提出了新的要求。歸國人員要進社保就需要有檔案材料，回頭來找自己檔案的不在少數，于是，之前的無頭檔案和“棄檔”減少了。

從以上的情況可以看出，如今人事檔案材料的利用已大大加強，社會對檔案的重視度也越來越高。

1.6 轉遞

轉遞是人事檔案管理的重要環節，轉遞工作要求及時、準確無誤。在傳遞過程中經常會遇到這樣的問題，接收部門因為這樣或者那樣的原因，拒絕接收檔案。由于市場經濟下人員流動的頻繁與復雜，可能由國家機關流動到事業單位，由事業單位流動到國企，由國企到私企，也可能又由外企到私企、國家機關等。人事檔案隨人走的同時出現了許多不規范的現象，諸多職業介紹服務機構管理著大量的人事檔案，甚至有些人事檔案流存私人手中。而不同的機構人事檔案管理辦法不盡相同，管理規則不一，導致人事檔案轉交困難。例如一個大、中專畢業生畢業后參加工作見習期滿，表現良好，無重大違紀事件，根據國家政策，納入正規干部管理。但是如果私企或者民營企業，沒有上社會保險也沒有人事檔案，沒有辦法辦理轉正定級。轉正定級的材料是要存入人事檔案，作為一種證明的。等到退休年齡時，如果沒有轉正定級材料、沒有保險是不能辦理退休的。

2 完善人事檔案管理工作的建議

檔案是具有保存價值的歷史記錄，人事檔案既是工作的需要，也是社會的需要，直接關系到個人權益和社會和諧發展，但現狀是不盡如人意。針對上列人事檔案管理工作中的問題，謹提出完善人事檔案管理的一些建議，敬請指教。

2.1 健全制度，建立標準

我國的檔案管理和檔案學研究都比較晚，中組部1996年印發《干部檔案工作條例》和2009年修訂的《干部人事檔案管理工作細則》是人事檔案工作中唯一具體的文件依據。問題是，一缺乏培訓，二缺少標準，因而，各單位之間檔案的建立、鑒定、保管、開發利用差別較大。需要由政府部門或者行業協會制定出統一的標準和相應的制度，逐步改革傳統管理方式，爭取與國際接軌，運用近代信息技術，建立規范的人事檔案信息庫，實現人事檔案編目、檢索、統計等各項工作的信息化、自動化。在此基礎上，分期分批培訓檔案管理工作人員。

2.2 做好材料收集與審核工作

及時收集和準確審核是人事檔案材料價值所在的前提和基礎。對既有的檔案材料進行一次自我檢查，重點是拾遺補缺，甄別真偽，“優化”和“凈化”人事檔案內容[3]。按照中央組織部、人事部和國家檔案局的有關文件和規定，確保人事檔案材料完整、精煉、真實。同時，盡快頒發部委文件規定，加強各單位組織人事部門在檔案材料形成、收集上的交流與合作。

2.3 適時調整歸檔內容

市場經濟條件下的人事檔案，要適應人才流動性強和人才與用人單位間雙向選擇的特點，適時調整歸檔材料的內容。以反映本人個性特點的材料為重點，其他材料為補充信息。隨著事業單位人事編制的限制和人才聘用制的實行，當事雙方處于平等協商的聘用關系，聘用合同書或協議不僅是聘用關系的憑據，也是雙方履行責任與義務的法律依據。因此，這類文書理應歸檔，成為員工人事檔案材料的重要組成部分。與之相關的聘任期間考核、薪金、任免、辭職、解聘、榮譽和獎懲等材料，也必須及時地歸入人事檔案。而自傳材料、政治審查材料等，應該保留，但可以逐漸精煉。

2.4 實行人事檔案的信息化管理，建立紙質與電子兩套檔案

在現有的紙質檔案基礎上，應研究建立一套完善的、全國統一的電子檔案系統，涵蓋人事檔案中的各類信息項，根據需要再建立若干子數據系統，分別對應人事工作所涉及的方方面面，隨時可以迅速地調出擬查閱的信息來[4]。還要跟蹤動態信息，及時收錄學歷、專業技術職務、教育培訓、職稱晉升、工資變動等信息變化，保證人事檔案信息的時效性和準確性。這樣做也保護了原始檔案材料。管理人員對日常工作管理的實行計算機操作，節省了重復而又機械的手工勞動，提高了工作效率。

2.5 人事檔案半公開化管理，提高檔案的利用率

用人單位建立的員工電子檔案，不僅為本單位人才的管理和使用服務，也要面向員工本人。個人可以憑身份證號，密碼等，登錄人事檔案管理系統，查閱自己的相關信息，如個人履歷，學習簡歷，工作經歷，工資、獎懲、業績等基本內容，使每個人對自己的基本情況有準確的把握。還要與有資質的單位實現資源共享，在政策許可范圍內，鼓勵人才的流動，提高人事檔案的利用率，提高查閱檔案的效率，使人事檔案發揮最大的效能，并減少檔案管理人員理當擺脫的工作量。

3 討論

科研院所人事檔案工作關系到人才培養、使用、引進和分流，實際上關系到醫藥衛生事業的發展。檔案工作者責任重大，要求有良好的素質，堅持嚴肅、嚴謹、嚴密的工作態度和作風。在實踐中體會到，為提高工作效率，提高服務質量，迫切需要完善體制，加強協調。目前我國戶籍制度與人事制度正在改革，與之密切相關的人事檔案卻依然維持著舊有的方法、方式，人事部門隸屬于本單位黨政領導管理，各單位又接受垂直的系統管理，上下左右之間缺乏有效的溝通和協調[5]，加強檔案收集、鑒定、轉遞過程中的協作，充分發揮人事檔案的重要作用，以滿足人才強國戰略的需要。

[1]鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策[J].南方論刊，2011，（6）：103-105.

[2]刁佳帥.對人事檔案流程管理問題的探討[J].黑龍江檔案，2011，（5）：90-91.

[3]吳金芳.淺談如何做好干部人事檔案管理工作[J].金山企業管理，2008，（2）：46-48.

[4]劉玉敏，魯燕紅.淺談人事檔案的信息化管理[J].河北企業，2008，（6）：29.

[5]姜志敏.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].吉林交通科技，2011，（2）：65-67.