事業單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施

郭麗

摘 要：檔案信息資源共享是順應信息化時代的必然發展趨勢，它依托于互聯網絡，通過科學管理，實現檔案信息資源在最大范圍內的共享。推進檔案信息資源共享成為社會和檔案工作者普遍關注的焦點，仍有需要解決的難點問題。基于此，以下對事業單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案信息資源共享;存在的問題;解決措施

信息資源作為一種社會資源，是21世紀不可多得，不可再生的資源，目前已悄然成為了當今社會的核心資源，受到了世界各國的關注。21世紀不僅是信息的時代，也是追求協調、合作、共贏的時代，因而世界各地都大力推崇資源共享。時至今日，資源共享思想日益普及并受到人們的廣泛關注，信息資源共建共享的理念被越來越多的國家所接受、倡導并加以實踐。

1 檔案資源管理的意義及價值

事業單位檔案信息資源管理體現的是動態與靜態相結合的過程。檔案本身是以靜態形式存在的資料，一旦形成便以最初的樣子，被保存幾年幾十年甚至上百年。但同時檔案管理技術也會隨時代發展不斷變化，檔案信息資料也會以動態的形式，不斷被人使用或分享，獲得有價值的信息，這也是檔案管理保存共享的價值意義。檔案信息作為對事業單位豐富的歷史資料的紀錄，它是事業單位日后開展工作的重要依據，有利于促進單位部門工作的開展。此外，檔案信息資料也可以為社會大眾及其他單位團體開展相關活動提供資料支持，檔案的管理水平、管理方式及利用效率等對社會大眾也有重要意義。隨著社會大眾對檔案信息需求日益增加，檔案管理應逐漸從檔案管理存儲向檔案信息的開發利用和共享的方向發展。

2 當前檔案信息資源共享存在的問題

2.1 信息基礎設施不齊全

實現檔案資源信息化管理的基礎是配備完整的軟件、硬件檔案管理設備，健全的基礎設施是檔案信息化的第一步。但是，現在大部分單位對檔案管理的重視程度都不夠，重經營、輕檔案的情況還很強，意識不到檔案工作在單位管理中的重要性。檔案用房緊張、管理設備陳舊、網絡技術落后等情況都不利于檔案的收集與開發利用，影響了檔案管理的發展。隨著信息時代檔案數量的快速增長和檔案利用需求率的提升，老舊的檔案管理系統已經不能適應檔案日益增長的發展形勢，不能及時全面地歸納單位的檔案信息。因此，要實現檔案資源的信息化管理，只有保障基礎設備的配備更新以及軟件系統的更新升級，才能確保檔案管理的快速發展。

2.2 缺乏熟悉計算機技術的綜合管理人員

檔案管理工作需要將大量的、繁雜的、重要的檔案資料進行信息的整合、分類、管理和保存，檔案信息資源共享則是依靠計算機為載體，實現信息資源的錄入、保存、搜索與分享。這就需要從事檔案管理的人員能掌握計算機應用知識、網絡技術和現代檔案管理技術。然而，目前事業單位中從事檔案管理的人員并不全都是檔案管理專業，甚至大部分人員所學的專業都與檔案管理無關，從業人員專業知識缺乏，加之，事業單位本身對檔案管理人員其缺乏較為專業的培訓，使事業單位缺乏熟悉計算機應用知識和現代檔案管理技術的專業人員，導致事業單位檔案管理信息共享開展困難。

2.3 電子檔案的安全問題

電子檔案的廣泛運用，使信息資源的利用更加方便快捷，但是安全性難以得到保障。電子檔案都是通過互聯網產生的，需要通過網絡進行傳輸和共享，在傳輸過程中，容易受到病毒或黑客帶來的威脅侵害;在電子檔案管理過程中，其儲存介質是計算機或者U盤等電子設備，如果設備老化或損壞，就會造成數據丟失;電子檔案的真實性與合法性也是一大隱患，電子檔案具有可修改性，所以真實性就很難得到保證，增強電子檔案的安全性也是我們需要關注的重點。

3 事業單位檔案信息資源共享的途徑

3.1 加強基礎建設，整合檔案資源

1）檔案資源檢索介紹。我國各級各類檔案館要對館藏的檔案信息資源進行系統整理，提供查閱各檔案館的館藏介紹、全宗指南，了解和掌握檔案信息資源的分布狀態和流向，分析各檔案部門所藏檔案的系統性、配套性和特色性。2）優化館藏檔案資源。有效改變檔案館、室館藏結構單一的現狀，廣泛收集多種載體的優質檔案信息資源，同時明確電子檔案為今后收藏的主要方向，積極積累和保存大容量、高密度、聯機聯網能力強的電子檔案。既能讓檔案信息直接聯機上網，又可以節約存放空間，緩解或消除庫房緊張狀況。3）推進館藏檔案數字化。推進館藏檔案數字化，使之轉換成可聯機上網的數字資源。有些文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件，其數字化工作需要將這類數據按規定轉化成規范格式，然后按一定的方式存儲;對于文件是傳統載體的文字或圖像來說，按照統一規范采用文本方式、掃描錄入方式或文本方式存儲掛接掃描圖文等方式進行。

3.2 提高檔案信息資源開發利用的公開化水平

1）落實政府信息公開政策。根據《中華人民共和國政府信息公開條例》，相關人員要將當地的各級檔案館進行公開，提高當地的政府公開信息查詢力度，這也是檔案信息資源開發利用的一條新途徑。同時，檔案館要提升服務水平和豐富服務內容，真正讓群眾感受到“進得來、用得上、信得過”的服務宗旨。2）在最大程度上進行檔案開放。相關人員要處理好檔案信息資源保密與利用的關系，要對檔案信息加大鑒定力度，同時也要提供檔案信息的開放力度，在最大程度上發揮檔案的價值，要將一些利用量較大且利用頻率較廣的檔案向群眾進行重點開放。

3.3 檔案傳遞

文件傳遞和館際互借概念類似，但略有不同，是從館際互借發展信息技術的支持下，而是一種服務優于館際互借，文件傳輸是雙向的信息流動過程，通過郵寄的形式提供檔案利用，一般畢業生檔案或者是單位的人事檔案調動過程中會運用到這種形式。這種途徑方便快捷，省去了繁雜的手續與步驟，雖然在時間上無法做到高效快捷，但是通過第三方渠道傳遞檔案在一定程度上節省了檔案館的經費預算，也讓檔案的所有者在檔案傳遞過程中可以準備其他相關手續或文件，在一定程度上緩解了畢業生在就業前準備工作的焦慮。由于現在畢業生就業問題受到重視，相關部門對于畢業生檔案傳遞問題也要抓緊解決和完善，避免在傳遞過程中產生疏漏。

3.4 培養高質素檔案管理人才

城建檔案事業的發展必須具備人力資源、館舍、檔案信息資源和技術設備等諸多發展要素，其中人力資源在城建檔案館必須具備的各種發展要素中的地位尤其重要，它是城建檔案館充分發揮作用的基礎保證，在城建檔案事業發展過程中占據最為重要的地位。要實現城建檔案資源的共建共享，高素質的人才不可缺少，并且需要進行合理的調配。

4 結束語

總的來說，檔案資源信息開發利用工作的改革創新工作需要一個漫長的過程，需要檔案工作者具有強烈的使命感，同時要能夠克服在工作中出現的困難，從而使檔案信息資源開發利用工作更好地適應時代的發展。

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