淺談我國出版企業(yè)中的合同管理

文/劉 志

到2010 年年底，我國出版界體制改革取得重要進展，中央各部門各單位出版社轉(zhuǎn)企改制工作全部完成，出版單位從事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)，一切就要按照現(xiàn)代企業(yè)制度要求運作，建立現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理體制。

合同管理制度是現(xiàn)代出版企業(yè)管理制度的一個重要組成部分。合同作為市場經(jīng)濟的重要產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。現(xiàn)代企業(yè)包括出版企業(yè)之間的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，合同管理成為現(xiàn)代出版企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。能否把好合同管理關(guān)，自然成為出版企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。但是，截至目前業(yè)界關(guān)于這方面的理論探索與系統(tǒng)闡述非常少，已經(jīng)出版的有關(guān)出版管理的著作也大多不涉及這一內(nèi)容，或在敘述上語焉不詳。筆者結(jié)合多年從事出版管理工作的體會，對這一問題作一初步探討。

一、我國出版企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀

改革開放以后，我國相當一部分出版單位實行的是“事業(yè)單位企業(yè)化經(jīng)營”，在由計劃經(jīng)濟逐步轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟過程中，企業(yè)開始接觸合同，引入合同管理。一些出版企業(yè)相當一段時間里合同管理不規(guī)范，由此產(chǎn)生了不少問題，也引發(fā)了一些教訓。

近幾年來，特別是大部分出版社轉(zhuǎn)企改制工作完成之后，出版企業(yè)的合同管理工作水平總體上講已經(jīng)有較大提升。但是，相當一部分出版社在合同與合同管理方面仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.相當一部分出版企業(yè)的領(lǐng)導對合同管理制度仍然缺乏足夠的重視。領(lǐng)導重視與否對一項事業(yè)成功至關(guān)重要，這也是我國企業(yè)經(jīng)營過程中的中國特色。現(xiàn)實情況是，大部分出版企業(yè)領(lǐng)導重視選題開發(fā)、市場營銷、財務(wù)管理、隊伍建設(shè)等，但對依法治社、制度化管理特別是合同的制度管理缺乏科學全面的認識，導致不少出版企業(yè)在合同管理制度方面長期處于不健全、不完善狀態(tài)。

2.不少出版從業(yè)人員對合同與合同管理的重要性至今仍缺乏認識。有些從業(yè)人員只顧到處找作者，組稿約稿，或?qū)ふ忆N售客戶，開拓市場，簽訂合同時卻往往顯得有些草率，結(jié)果遇上糾紛常常找不到協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。目前，由于合同問題給企業(yè)造成的糾紛或訴訟，正在極大地困擾著出版企業(yè)的經(jīng)營活動。

3.合同管理人員對合同與合同管理的重要性缺乏認識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。出版企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的人員來對合同進行全過程的科學管理。管理人員不僅要督促業(yè)務(wù)人員在經(jīng)營活動中認真草擬、簽訂相關(guān)合同，更要重視合同的履行過程，注重提高合同的履行率。在這方面實踐當中存在的問題主要有兩個：一是大部分出版社還沒有設(shè)立專門的管理人員來對合同進行全方位、全過程的管理；二是在一些出版企業(yè)中，好像合同簽訂之時便是其完成之日，選題實現(xiàn)或者銷售條款一旦達成，合同就束之高閣了，有時甚至忘記了合同履行過程是雙方實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程。實際上，合同管理的問題大多數(shù)都是產(chǎn)生在中期和后期的合同履行階段。

4.出版企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫龋瑢贤芾砦茨荏w現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學化的要求。應(yīng)該說，大多數(shù)出版社目前還是建立了一些初步的合同管理制度。但是，許多合同管理制度內(nèi)容還很簡單，不少規(guī)定既不夠系統(tǒng)也不夠完善，而且由于受到傳統(tǒng)思維慣性的影響，實際工作中有法不依、有章不循的現(xiàn)象還時有發(fā)生。

二、出版企業(yè)合同管理的概念及其主要內(nèi)容

出版企業(yè)合同管理是指出版社對出版企業(yè)合同的簽訂和履行所進行的計劃、組織、指導、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，以順利實現(xiàn)其各項經(jīng)營目標的一系列活動。

根據(jù)上述基本概念，我們可以將出版企業(yè)合同管理劃分為兩種：一種是指一個出版企業(yè)在簽訂和履行合同中所進行的計劃、組織、指導、監(jiān)督、協(xié)調(diào)等管理活動；另一種則是指國家運用行政權(quán)力，依照法律、法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，通過組織、指導、監(jiān)督、檢查等活動，使合同當事人在簽訂、履行、變更、解除合同中，嚴格按照法律、法規(guī)行事，以保證合同管理的健康發(fā)展，充分發(fā)揮其職能與作用。本文主要闡述的是前一種情形。

三、出版企業(yè)合同管理的主要模式

出版企業(yè)合同管理應(yīng)該采取出版社社長（法人代表）總體負責，法務(wù)部門統(tǒng)一歸口管理，各出版分社（中心）、各業(yè)務(wù)部門分頭把關(guān)管理的模式。

1.合同應(yīng)當由出版社社長總體負責

出版社社長是出版社的法定代表人，主持出版社的全面工作，組織出版社的生產(chǎn)經(jīng)營活動，確保國有資產(chǎn)的保值增值。現(xiàn)代出版企業(yè)中各種合同都關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營狀況，任何標的較大合同的簽訂和執(zhí)行都關(guān)系到企業(yè)的生存和未來發(fā)展，因此，作為企業(yè)領(lǐng)導核心的社長必須是合同管理的最終和總體負責人。

2.出版社應(yīng)成立法務(wù)部專門對合同進行統(tǒng)一管理

出版社法務(wù)部是出版社內(nèi)部的一個職能部門，主要由法律專業(yè)人員或律師組成。法務(wù)部負責為出版社運營發(fā)展提供全面而專業(yè)的法律支持和保障，處理經(jīng)營管理活動中發(fā)生的各類法律問題，代表出版社參與各種涉訴活動。法務(wù)部作為出版社內(nèi)設(shè)的法律專業(yè)機構(gòu)和法律顧問部門，應(yīng)當對合同管理這一企業(yè)的重大經(jīng)營行為（同時也是法律行為）進行有效的專業(yè)管理與審查，使得出版社對內(nèi)對外的各種行為合法。只有這樣才能從法律制度層面保證出版社的可持續(xù)發(fā)展。

3.執(zhí)行層應(yīng)就合同的執(zhí)行與法務(wù)部全面溝通

各出版分社（中心）、各業(yè)務(wù)部門是出版社各項經(jīng)營管理活動的執(zhí)行者，是各項具體工作事務(wù)的操作機構(gòu)，必須就有關(guān)事宜在執(zhí)行操作過程中與法務(wù)部進行及時有效的溝通，以便保證出版社的各種合同行為能夠在一個整體框架內(nèi)科學而系統(tǒng)地進行。

四、出版企業(yè)合同管理主要機構(gòu)的設(shè)置與職能

1.出版社社長是出版社合同管理的領(lǐng)導者

出版社社長的主要職責是負責各類合同簽訂過程中的授權(quán)。

實踐中，社長可以親自審查合同的整個簽訂過程并予以授權(quán)，也可以正式委托一名副社長來代替他進行授權(quán)。

2.法務(wù)部是出版社合同管理的主要執(zhí)行機構(gòu)

法務(wù)部主要負責對企業(yè)合同進行統(tǒng)一全面的管理。其主要職能如下：

第一，從建章立制入手，制定系統(tǒng)科學的合同管理制度。主要是依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)，制訂、修訂、完善企業(yè)內(nèi)部的各項合同管理制度。

第二，對各出版分社（中心）、各業(yè)務(wù)部門（如出版部、財務(wù)部、辦公室、銷售部、市場部、各駐外分公司等）的相關(guān)人員進行合同管理的培訓，使得這些單位和部門在工作中能夠嚴格遵守國家法律，按照出版社合同管理制度的規(guī)定流程辦事。這種對有關(guān)人員的培訓，既可以由法務(wù)部人員直接進行，也可以由法務(wù)部牽頭組織相關(guān)部門專家進行。總之是不論形式，務(wù)求實效。

第三，各出版分社（中心）、各業(yè)務(wù)部門是落實各項具體合同事宜的操作機構(gòu)。實踐中，出版分社（中心）要會同法務(wù)部、出版部、市場部等部門，一道做好出版合同的談判和合同內(nèi)容的落實工作；財務(wù)部則要會同法務(wù)部、市場部、銷售部及各駐外分公司，負責合同相對方的資信調(diào)查和回款的落實工作，等等。

五、出版企業(yè)合同管理中需要建立的主要制度

出版企業(yè)要想長期穩(wěn)定地發(fā)展，除了選題開發(fā)、市場開發(fā)，還要建立以人為本的現(xiàn)代公司管理制度。同時，作為各種合同關(guān)系當事方的出版社，要想在激烈的市場競爭中贏得主動、獲得佳績，建立和完善合同管理制度當然是非常必要的。出版社應(yīng)該專門制訂一套合同管理制度，從總則、合同的訂立、簽約人的權(quán)限、合同訂立程序、合同的管理等幾個方面規(guī)范合同管理工作，并將其納入企業(yè)總的管理規(guī)章制度中，以便為合同管理更加規(guī)范化、制度化提供有效保證。具體而言，出版社在合同管理中主要應(yīng)建立完善以下主要制度。

1.重大合同審查管理制度

出版社可能涉及的重大合同主要有：著作權(quán)（版權(quán)）轉(zhuǎn)讓合同、委托合同、勞動關(guān)系合同、購銷合同、貨物運輸合同、倉儲保管合同、借款合同、財產(chǎn)保險合同、財產(chǎn)租賃合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同、獨家代理協(xié)議，等等。對于上述重大合同，法務(wù)部作為出版社的法律審查監(jiān)督部門，要從項目論證、當事對方的資信調(diào)查、合同談判、合同文本的起草及修改、合同的簽約履行或變更解除，到可能的合同糾紛處理，都必須全程參與、管理和控制，努力預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護出版社的合法權(quán)益。法務(wù)部要充分發(fā)揮好監(jiān)管把關(guān)作用，做到不合格的合同堅決不評審、不蓋章，嚴格審查合同的合法性、正確性、穩(wěn)定性，同時認真做好所有合同的歸檔工作。

2.合同的統(tǒng)計與考核制度

出版社合同的統(tǒng)計和考核工作一般由法務(wù)部統(tǒng)一負責，各類合同信息需要在社辦公室、總編室、財務(wù)部等相關(guān)部門備案。出版社通常要建立完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，使用計算機管理軟件對合同進行統(tǒng)計和分析，對各種合同的具體執(zhí)行情況進行跟蹤和預(yù)警。法務(wù)部發(fā)現(xiàn)合同管理過程中出現(xiàn)異常情況時，要迅速向社長匯報，并隨時與各出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門溝通。

3.出版社內(nèi)部的合同流程管理制度

出版社要制定科學合理的合同管理流程，保證每一項具體事務(wù)、每一個具體步驟都按照既定的流程運作和執(zhí)行。具體而言，合同應(yīng)該按照如下流程運作。

第一，各出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門制訂具體的組稿計劃、出書計劃、宣傳計劃、采購計劃和銷售計劃等，并在對各項計劃依規(guī)定全面進行論證和審查后報出版社社長審批。

第二，各出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門按照社長審批的工作計劃要求進入合同的內(nèi)部擬訂審查和辦理階段。

第三，合同成立及報批流程：各出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門擬訂合同→財務(wù)部對合同進行財務(wù)專業(yè)審查→相關(guān)專門業(yè)務(wù)部門對合同進行專業(yè)審查→法務(wù)部對合同進行法律專業(yè)審查→社長審查批準合同→合同送交出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門落實執(zhí)行。

第四，合同糾紛報批處理流程：出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門就相關(guān)合同糾紛提出具體處理方案→法務(wù)部審查處理方案并提出部門處理意見→社長對合同糾紛處理方案最后審批確定→審批確定的糾紛處理方案交由法務(wù)部或者相關(guān)部門落實執(zhí)行。

4.內(nèi)部授權(quán)和合同專用章的管理制度

按照一般公司合同的管理模式，出版社合同的授權(quán)和合同專用章通常必須集中在出版社社長處。當然，為了工作方便，社長可以通過授權(quán)登記和備案的方式，委托社辦公室和總編室代為管理合同專用章的使用，辦公室和總編室則必須有專人負責保管合同專用章。

5.資信調(diào)查評價制度

為了規(guī)避不必要的市場風險，出版社需要想方設(shè)法地了解和掌握合同對方的資信狀況，以便在簽訂合同時能夠在一定程度上做到心中有數(shù)。

第一，各出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門要從合同對方的相關(guān)客戶那里了解對方關(guān)于合同履行的一般情況，如對方合同履約率如何、是否有良好的企業(yè)聲譽、加工或回款是否及時、對產(chǎn)品質(zhì)量是否重視，等等，借此可以從不同側(cè)面了解其信用情況。

第二，財務(wù)部和法務(wù)部要根據(jù)已經(jīng)掌握的各種信息和情況，從專業(yè)角度仔細分析合同對方的資信狀況，并對其作出基本評價，供出版分社（中心）、業(yè)務(wù)部門參考。

6.相關(guān)人員的定期培訓制度

為了加強企業(yè)員工的法律意識，出版社應(yīng)該建立定期培訓制度。出版社每年至少組織舉辦兩次中層以上領(lǐng)導干部及相關(guān)管理人員的法律培訓活動，由法律顧問或法學專家采用案例教學的方式對相關(guān)法律進行講解，使領(lǐng)導干部、管理人員不斷加強和充實自己的法律意識與知識，從而防止問題的發(fā)生。

7.合同糾紛處理制度

市場經(jīng)濟是復雜多樣、千變?nèi)f化的，因此，各種合同糾紛的產(chǎn)生也是不可避免的。既然糾紛不可避免，那么我們最終只能思考和尋找如何選擇有效的處理糾紛的方法或途徑。合同是市場平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。依法訂立的合同具有法律約束力，當事人不得擅自變更或者解除合同。當事人一方如不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定條件，則其行為就稱之為違約行為。當事人實施了違約行為，就要承擔相應(yīng)的違約責任。承擔違約責任的具體方式包括強制實際履行、采取補救措施、賠償損失、支付違約金或者定金，等等。首先，法務(wù)部在審查合同時要綜合平衡出版社的各方面利益，選擇合適的違約條款和糾紛處理條款；其次，在確認發(fā)生了違約情形之后，法務(wù)部要區(qū)別情況，及時選擇采取協(xié)商、仲裁或者訴訟等方式，抓緊時間盡早解決糾紛，積極維護企業(yè)的合法權(quán)益，盡力減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。

總而言之，現(xiàn)代出版企業(yè)一定要重視對各類合同的科學管理，盡早建立和完善系統(tǒng)的、行之有效的企業(yè)合同管理制度，使合同真正在企業(yè)的經(jīng)營和成長過程中發(fā)揮切實的保障作用。