“辦公自動化管理系統(tǒng)”在企業(yè)實際應用中的實施

李燁

(嘉興市聯(lián)合污水處理有限責任公司 浙江嘉興 314500)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理的原始方式和經(jīng)驗管理模式的弊端和缺點也逐漸顯現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式，主要是通過表格、文本等紙質(zhì)的手工操作，后續(xù)的統(tǒng)計和核實的步驟也是采用人工方式。當數(shù)據(jù)信息較大時，采用人工方式，不僅會造成數(shù)據(jù)的丟失和不易查找，而且后期修改，資料的查找也十分困難，費時費力，效率也十分低。辦公自動化管理系統(tǒng)將現(xiàn)代化和企業(yè)信息系統(tǒng)結(jié)合起來，運用先進的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，同時加強辦公方式的制度化和規(guī)范化，對企業(yè)信息進行分層管理，有利于企業(yè)共享和交流信息，高效率地開展工作。近年來，隨著相應軟件系統(tǒng)的不斷升級，其大大促進了辦公的效率，很多企業(yè)也逐漸把它當作增強企業(yè)管理競爭力，實施行政管理的一種方式。

1 辦公自動化管理系統(tǒng)的發(fā)展過程

辦公自動化管理系統(tǒng)最初階段是以處理結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)為主要任務，依靠關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，日常的辦公事務也開始使用計算機，基本實現(xiàn)了文件和檔案的管理。但是，缺少相應的溝通協(xié)作和文件資料的綜合處理。隨著技術(shù)的發(fā)展和需求，企業(yè)需要能夠跨地域、節(jié)約時間的系統(tǒng)，主要能夠?qū)崿F(xiàn)電子郵件、文件管理、實時協(xié)作等功能，完成會議管理、流程審批等任務，提高企業(yè)管理的運營效率。經(jīng)過近幾年的發(fā)展，辦公自動化管理系統(tǒng)相應的軟件已經(jīng)發(fā)展的比較成熟，逐步擴大延伸到企業(yè)內(nèi)部的各項管理活動，打破了先前的行政化辦公信息服務的局限，有效地整合了各部門的資源，提供了高效的工作平臺。

辦公自動化管理系統(tǒng)是一門先進的綜合性技術(shù)，它通過自身完整的安全性控制功能，不斷增強其在企業(yè)管理中的應用。先進的軟件系統(tǒng)能夠保證企業(yè)正常的電子郵件的收發(fā)，復合文檔的存儲，公文的審批流轉(zhuǎn)，日常會議的管理和信息通信與服務等等。隨著相關技術(shù)的發(fā)展，客戶更加關注的是該系統(tǒng)如何方便快捷地實現(xiàn)部門內(nèi)部人員之間交流和寫作，以及各種資源的整合和同步協(xié)作。同時，辦公自動化管理系統(tǒng)的應用程度也反映了現(xiàn)代企業(yè)管理水平的標志。

2 辦公自動化管理系統(tǒng)的作用

一方面，辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)信息化的必備條件。企業(yè)通過辦公自動化系統(tǒng)，發(fā)揮收集整理和分析信息的優(yōu)勢，使得企業(yè)迅速和全面把握生產(chǎn)經(jīng)營和市場動態(tài)等信息，并對信息進行整理分析，并充分發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的協(xié)同作用，有助于企業(yè)管理層迅速做出決策，以保證企業(yè)在激烈的市場競爭中處于主動的地位。

另一方面，辦公自動化系統(tǒng)更好地滿足企業(yè)多層次的需求。對于企業(yè)領導者來說，辦公自動化系統(tǒng)能滿足其迅捷決策的需求，對企業(yè)中層領導者來說，辦公自動化系統(tǒng)能滿足其對信息管理的需求，對企業(yè)的業(yè)務人員來說，辦公自動化系統(tǒng)能滿足其有效處理業(yè)務的需求。由此看來，辦公自動化系統(tǒng)對于企業(yè)管理來說，如同神經(jīng)系統(tǒng)一般，發(fā)揮著不可替代的作用。

3 加強辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)管理中應用措施

目前，很多企業(yè)和公司都采用了相應辦公自動化管理系統(tǒng)，北方聯(lián)合電力有限責任公司包頭第三熱電廠，采用了強大的辦公自動化管理系統(tǒng)，分為：個人郵件、公共信息系統(tǒng)、個人事務管理、綜合業(yè)務系統(tǒng)、辦公信息系統(tǒng)、系統(tǒng)管理等模塊，將繁雜的數(shù)據(jù)信息簡單化處理，得到了很好的應用效果。但也存在系統(tǒng)維護困難、報文顯示錯誤和軟件融合困難等一些缺陷。

針對辦公自動化管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應用現(xiàn)狀，增強其實施的主要措施有：1）加強管理層人員對于辦公自動化管理概念內(nèi)涵的認識和理解，強化員工的培訓，確保員工能夠適應辦公自動化的相應管理制度，增強該系統(tǒng)的實用性；2）重點強化企業(yè)內(nèi)部部門之間的協(xié)同工作，是辦公自動化系統(tǒng)成為切實有效的辦公手段；3）強化企業(yè)管理制度，規(guī)范辦公行為。建立軟件系統(tǒng)運行和維護制度，界定各類信息發(fā)布模塊，明確自動化系統(tǒng)管理責任劃分以及工作各個環(huán)節(jié)的標準等。

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