“辦公自動化管理系統”在企業實際應用中的實施

李燁

(嘉興市聯合污水處理有限責任公司 浙江嘉興 314500)

隨著計算機技術的發展，企業管理的原始方式和經驗管理模式的弊端和缺點也逐漸顯現出來。傳統的企業管理方式，主要是通過表格、文本等紙質的手工操作，后續的統計和核實的步驟也是采用人工方式。當數據信息較大時，采用人工方式，不僅會造成數據的丟失和不易查找，而且后期修改，資料的查找也十分困難，費時費力，效率也十分低。辦公自動化管理系統將現代化和企業信息系統結合起來，運用先進的計算機技術和互聯網技術，同時加強辦公方式的制度化和規范化，對企業信息進行分層管理，有利于企業共享和交流信息，高效率地開展工作。近年來，隨著相應軟件系統的不斷升級，其大大促進了辦公的效率，很多企業也逐漸把它當作增強企業管理競爭力，實施行政管理的一種方式。

1 辦公自動化管理系統的發展過程

辦公自動化管理系統最初階段是以處理結構化的數據為主要任務，依靠關系型數據庫系統，日常的辦公事務也開始使用計算機，基本實現了文件和檔案的管理。但是，缺少相應的溝通協作和文件資料的綜合處理。隨著技術的發展和需求，企業需要能夠跨地域、節約時間的系統，主要能夠實現電子郵件、文件管理、實時協作等功能，完成會議管理、流程審批等任務，提高企業管理的運營效率。經過近幾年的發展，辦公自動化管理系統相應的軟件已經發展的比較成熟，逐步擴大延伸到企業內部的各項管理活動，打破了先前的行政化辦公信息服務的局限，有效地整合了各部門的資源，提供了高效的工作平臺。

辦公自動化管理系統是一門先進的綜合性技術，它通過自身完整的安全性控制功能，不斷增強其在企業管理中的應用。先進的軟件系統能夠保證企業正常的電子郵件的收發，復合文檔的存儲，公文的審批流轉，日常會議的管理和信息通信與服務等等。隨著相關技術的發展，客戶更加關注的是該系統如何方便快捷地實現部門內部人員之間交流和寫作，以及各種資源的整合和同步協作。同時，辦公自動化管理系統的應用程度也反映了現代企業管理水平的標志。

2 辦公自動化管理系統的作用

一方面，辦公自動化系統是企業信息化的必備條件。企業通過辦公自動化系統，發揮收集整理和分析信息的優勢，使得企業迅速和全面把握生產經營和市場動態等信息，并對信息進行整理分析，并充分發揮辦公自動化系統的協同作用，有助于企業管理層迅速做出決策，以保證企業在激烈的市場競爭中處于主動的地位。

另一方面，辦公自動化系統更好地滿足企業多層次的需求。對于企業領導者來說，辦公自動化系統能滿足其迅捷決策的需求，對企業中層領導者來說，辦公自動化系統能滿足其對信息管理的需求，對企業的業務人員來說，辦公自動化系統能滿足其有效處理業務的需求。由此看來，辦公自動化系統對于企業管理來說，如同神經系統一般，發揮著不可替代的作用。

3 加強辦公自動化系統在企業管理中應用措施

目前，很多企業和公司都采用了相應辦公自動化管理系統，北方聯合電力有限責任公司包頭第三熱電廠，采用了強大的辦公自動化管理系統，分為：個人郵件、公共信息系統、個人事務管理、綜合業務系統、辦公信息系統、系統管理等模塊，將繁雜的數據信息簡單化處理，得到了很好的應用效果。但也存在系統維護困難、報文顯示錯誤和軟件融合困難等一些缺陷。

針對辦公自動化管理系統在企業管理中的應用現狀，增強其實施的主要措施有：1）加強管理層人員對于辦公自動化管理概念內涵的認識和理解，強化員工的培訓，確保員工能夠適應辦公自動化的相應管理制度，增強該系統的實用性；2）重點強化企業內部部門之間的協同工作，是辦公自動化系統成為切實有效的辦公手段；3）強化企業管理制度，規范辦公行為。建立軟件系統運行和維護制度，界定各類信息發布模塊，明確自動化系統管理責任劃分以及工作各個環節的標準等。

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