城建檔案信息化現狀與發展趨勢

◎ 姜中橋

一、全國城建檔案信息化現狀

城建檔案信息化包括了接收檔案時需要用信息化的手段接收信息，在管理過程中采用信息化的手段管理信息，在向社會提供利用時以數字化的方式提供信息。城建檔案信息化實際上涵蓋了一個檔案館主要的三個職能：一個是收，一個是管，一個是給社會提供利用。

信息化是一個系統的工程，包括五大體系：一是基礎設施的建設；二是信息資源體系建設；三是服務體系建設；四是安全體系建設；五是保障體系建設。這五大體系之間最基礎的設施是網絡建設、軟硬件的購置等，而檔案信息資源建設是最最核心的，我們的目的就是利用有用的檔案數字化信息向社會提供服務。打個比喻，城建檔案信息化建設就像一條高速公路，在這條高速公路上，專業網絡就像路，軟件硬件就像路上跑的車，信息資源就如同車上拉的貨，服務體系就如同目的地，安全體系相當于路上的巡警和保安，整個保障體系相當于整個高速公路的總調度。

檔案行業信息化的現狀是什么？總的概括就是：這個行業信息化的程度還比較低，而且發展不平衡。在一些大中城市信息化建設搞的非常好，專用網絡、軟硬件，全部數字檔案館建都比較好；相當一部分分的縣級城建檔案，還是非常的落后，基本停留在計算機打一個目錄的階段。

（一）基礎設施建設情況

1、互聯網、政務網、局域網建設情況：為數不多，情況不容樂觀。目前全國各地共有城建檔案館、城建檔案室近1700個，其中，地級以上城市城建檔案館250個。有人說60%左右的地級市城建檔案館、30%左右的縣級城建檔案室建立了獨立的門戶網站，實際上能夠搜到的只有100多個城建檔案館建立了網站、網頁，1/10都不到。

2、軟硬件配置情況：絕大多數地級以上城市城建檔案館通過自主開發或引進建立了城建檔案管理信息系統，對館藏城建檔案進行計算機管理；大多數縣級城建檔案管理機構處于手工管理狀態。

（二）信息資源建設情況

1、紙質檔案數字化情況：有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數字化。武漢是全國全部館藏檔案數字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數字化。目前大部分為此種模式。

2、電子文件歸檔情況：有少數城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領域來看，僅限于工程領域，還沒有發展到建設系統業務管理。

工程電子文件歸檔有四種模式：

第一種，無軟件模式，如景德鎮、無錫市城建檔案館。這種模式的優點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。

第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。

第三種，“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優點是格式統一，便于保存和利用；節省掃描費用；節省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。

第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優點是更方便建設、施工、設計、監理單位；缺點是需要協調，兩個軟件融合統一有難度。

（三）保障體系情況

政策法規方面：國家層面發布的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7 國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規劃》（2011-2015）；住房和城鄉建設部2004年發布了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。

標準化建設方面：國家建設部門頒布了5個標準：《城市建設檔案著錄規范》（GB/T 50323-2002）；《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T 117-2007）；《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T 158-2011）；《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187-2012）；正在修訂《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328）等。

（四）信息資源服務情況

1、信息化對檔案信息資源開發利用的作用：內部檢索。

2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現共享。目前沒有全國性和地區性的城建檔案目錄中心，沒有一個權威的中國城建檔案網站，更沒有全國城建檔案數據中心。城建檔案信息資源與相關單位和部門政務網的鏈接很少。

（五）信息安全管理情況

1、信息安全意識很強（上網檔案幾乎沒有），技術措施有待加強。

2、異地備份：各地開展了異地備份相關工作，按照住房和城鄉建設部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。

二、存在的問題

目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：

法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？

觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現代化的名片沒有認識到；信息化是適應社會環境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業務管理文件，工程資料。不能順應形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：

二是檔案是保密信息，不能上網、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網。

三是沒有證據作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。

效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。

動力不足。一是外部沒有用戶導向；二是內部沒有生存壓力。

三、信息化建設的發展方向

總體來看，城建檔案信息化發展方向有以下幾個趨勢：

（一）從檔案管理到信息管理。

城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調，領上路；信息管理要管檔案內容，你求我供，送到家。

（二）從筑建檔案庫到構建數據庫。

（三）從紙質檔案數字化到接收檔案數字化。

（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。

（五）從孤立建設到融合發展（數字化城管、數字城市、電子政務等）。

（六）從重視管理檔案到注重利用檔案。