經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程信息化管理的探索與實(shí)踐

荊明偉

（北京大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部，北京 100871）

經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程信息化管理的探索與實(shí)踐

荊明偉

（北京大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部，北京 100871）

經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購(gòu)是科研人員和管理人員共同關(guān)注的業(yè)務(wù)流程，其開展的順利與否直接關(guān)系到經(jīng)費(fèi)使用效率、資金安全及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行效果。通過(guò)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的梳理、整合與設(shè)計(jì)，北京大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部在管理信息化領(lǐng)域進(jìn)行了探索與實(shí)踐，設(shè)計(jì)開發(fā)了基于網(wǎng)絡(luò)的“經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)管理、設(shè)備采購(gòu)的流程管理和相關(guān)數(shù)據(jù)的共享，利用信息化手段落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行，優(yōu)化了設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程，提高了經(jīng)費(fèi)的使用效益。

信息化管理；經(jīng)費(fèi)使用；儀器設(shè)備采購(gòu)；北京大學(xué)

儀器設(shè)備是高校完成教學(xué)任務(wù)、承擔(dān)科研項(xiàng)目和提供社會(huì)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是培養(yǎng)高素質(zhì)、創(chuàng)新型人才的有力保障，是拓展研究手段、促進(jìn)科研創(chuàng)新的必要條件，也是推動(dòng)成果轉(zhuǎn)化、滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的前提之一［1-3］。儀器設(shè)備配置在一定程度上標(biāo)志著一所高校的辦學(xué)能力、科研環(huán)境及社會(huì)服務(wù)水平，是綜合實(shí)力的體現(xiàn)［4］。設(shè)備采購(gòu)是儀器設(shè)備進(jìn)入高校的主要途徑，是儀器設(shè)備全生命周期管理的第一步。隨著國(guó)家科教興國(guó)戰(zhàn)略的穩(wěn)步實(shí)施和創(chuàng)建世界一流大學(xué)工作的不斷深入，國(guó)家和高校自身都不斷加大投入，以改善和提高教學(xué)、科研儀器設(shè)備的水平。因此，儀器設(shè)備采購(gòu)工作需要面對(duì)越來(lái)越多的新壓力、新挑戰(zhàn)，對(duì)相關(guān)方面的管理也提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求。

高校儀器設(shè)備管理部門作為儀器設(shè)備購(gòu)置經(jīng)費(fèi)的管理部門和采購(gòu)的執(zhí)行部門，需要持續(xù)思考和不斷研究如何加強(qiáng)和規(guī)范經(jīng)費(fèi)的使用管理、提高經(jīng)費(fèi)的使用效益、完善設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)管機(jī)制、理順流程等一系列問(wèn)題［5-6］。從2000年開始，國(guó)家陸續(xù)頒布、實(shí)施了《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及各種實(shí)施細(xì)則。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐與總結(jié)，各高校儀器設(shè)備管理部門在國(guó)家法律法規(guī)的原則框架下，結(jié)合自身工作實(shí)際，制定出了相應(yīng)的規(guī)章制度［7］。然而，制定規(guī)則只是管理工作的開端，更為重要的是規(guī)章制度需要通過(guò)好的運(yùn)行機(jī)制和先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)確保落實(shí)，其中，信息化建設(shè)是落實(shí)規(guī)章制度執(zhí)行的重要舉措之一［8-10］。

高校儀器設(shè)備采購(gòu)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)管理部門的各個(gè)科室，從職責(zé)出發(fā)，各科室在流程設(shè)計(jì)和信息采集等方面各有側(cè)重，并基于多年實(shí)踐形成了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，也分別建設(shè)了相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，如儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)、設(shè)備項(xiàng)目管理系統(tǒng)、合同數(shù)據(jù)庫(kù)、進(jìn)口采購(gòu)系統(tǒng)、論證管理系統(tǒng)等。由于采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)有著明確的先后控制關(guān)系，且分散的系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)的數(shù)據(jù)共享，使得在傳統(tǒng)的管理模式中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)更新不及時(shí)、信息不對(duì)稱、溝通不順暢等情況，難以實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理和采購(gòu)環(huán)節(jié)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和有效監(jiān)管。因此，建立一個(gè)統(tǒng)一的、滿足儀器設(shè)備采購(gòu)流程中各環(huán)節(jié)需求的信息化系統(tǒng)，將有助于實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備采購(gòu)的全流程管理，可以為各級(jí)管理部門、院系負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供準(zhǔn)確、便捷、及時(shí)的設(shè)備采購(gòu)信息和經(jīng)費(fèi)使用信息，同時(shí)，也將為促進(jìn)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展提供相關(guān)的決策依據(jù)［11-12］。

1 系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)及思路

北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)主要有以下3個(gè)方面：

（1）經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理。實(shí)時(shí)地對(duì)設(shè)備經(jīng)費(fèi)的立項(xiàng)、審核、支出、沖賬的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、記錄和管理，為學(xué)校相關(guān)經(jīng)費(fèi)安排提供準(zhǔn)確依據(jù)。

（2）設(shè)備采購(gòu)流程管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備采購(gòu)從立項(xiàng)到撥款、論證、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、免稅、付款、結(jié)算等多環(huán)節(jié)、全過(guò)程管理。

（3）數(shù)據(jù)資源共享。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、院系負(fù)責(zé)人和管理部門對(duì)設(shè)備經(jīng)費(fèi)使用情況、設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程以及論證相關(guān)文件等的實(shí)時(shí)查詢，并依據(jù)查詢者權(quán)限，設(shè)置查詢范圍。

總之，系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)設(shè)備經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，兼顧儀器設(shè)備采購(gòu)流程管理和各種數(shù)據(jù)資源歸類、統(tǒng)計(jì)與共享，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在提高管理效率和效益的同時(shí)，更充分體現(xiàn)了國(guó)家和學(xué)校各項(xiàng)相關(guān)制度的內(nèi)涵。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)涵蓋了經(jīng)費(fèi)使用和儀器設(shè)備采購(gòu)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目與撥款、項(xiàng)目擬購(gòu)計(jì)劃及變更、設(shè)備論證、國(guó)內(nèi)設(shè)備采購(gòu)（進(jìn)程管理和合同管理）、國(guó)外設(shè)備采購(gòu)（進(jìn)程管理、海關(guān)監(jiān)管、結(jié)算、外貿(mào)代理商管理），以及與此相關(guān)的查詢統(tǒng)計(jì)和用戶管理等。通過(guò)不同角色的權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程各個(gè)環(huán)節(jié)按時(shí)間順序的無(wú)縫對(duì)接。

2 系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)按照用戶所需的功能側(cè)重不同，分為業(yè)務(wù)和信息查詢2個(gè)部分。業(yè)務(wù)管理部分采用C／S結(jié)構(gòu)，面向經(jīng)費(fèi)與設(shè)備采購(gòu)的管理部門，支持設(shè)備經(jīng)費(fèi)的立項(xiàng)和設(shè)備采購(gòu)的全流程管理；信息查詢部分采用B／S結(jié)構(gòu)，面向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、院系負(fù)責(zé)人等具有不同查詢需求的人員，通過(guò)Web界面查詢項(xiàng)目撥款及設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程的詳細(xì)信息。系統(tǒng)中設(shè)備采購(gòu)的具體流程如圖1所示。根據(jù)項(xiàng)目擬購(gòu)設(shè)備的預(yù)算金額，分級(jí)進(jìn)入采購(gòu)的不同程序。

圖1 儀器設(shè)備的采購(gòu)流程圖

系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)功能劃分，主要包括以下6個(gè)子系統(tǒng)。

（1）項(xiàng)目的立項(xiàng)、預(yù)算及撥款子系統(tǒng)。項(xiàng)目立項(xiàng)是進(jìn)入采購(gòu)進(jìn)程的先決條件，通過(guò)立項(xiàng)的項(xiàng)目信息將被錄入系統(tǒng)，主要包括負(fù)責(zé)人信息、撥款信息、子項(xiàng)目撥款分配信息和擬購(gòu)設(shè)備清單等。其中，系統(tǒng)流程要求項(xiàng)目擬購(gòu)的設(shè)備必須包含在“擬購(gòu)設(shè)備清單”中，否則系統(tǒng)將無(wú)法執(zhí)行采購(gòu)程序，保證了各個(gè)項(xiàng)目嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行。此外，系統(tǒng)還具備“擬購(gòu)設(shè)備清單”變更記錄功能，這個(gè)功能便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目執(zhí)行發(fā)生變化時(shí)，可以提交擬購(gòu)設(shè)備變更的申請(qǐng)，經(jīng)管理部門審批通過(guò)后，及時(shí)調(diào)整“擬購(gòu)設(shè)備清單”，從而確保經(jīng)費(fèi)預(yù)算與執(zhí)行的一致性。

（2）國(guó)內(nèi)儀器設(shè)備采購(gòu)子系統(tǒng)。

①設(shè)備采購(gòu)的分級(jí)管理：根據(jù)“擬購(gòu)設(shè)備清單”中設(shè)備預(yù)算金額的不同，按照相關(guān)管理辦法中對(duì)不同金額、不同種類設(shè)備的采購(gòu)流程的規(guī)定，自動(dòng)進(jìn)入相應(yīng)的采購(gòu)環(huán)節(jié)。

②合同管理：在系統(tǒng)中錄入合同詳細(xì)信息，包括設(shè)備名稱、金額等，以便建立付款信息與相應(yīng)合同的聯(lián)系。

③付款信息的實(shí)時(shí)更新：系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)建立付款信息，付款信息與合同金額對(duì)應(yīng)，付款方式按照合同約定，由系統(tǒng)記錄預(yù)付款、貨到付款或分期付款等不同付款方式的全過(guò)程。

④財(cái)務(wù)沖賬的監(jiān)督管理：通過(guò)郵件方式督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及院系設(shè)備管理員及時(shí)完成財(cái)務(wù)的沖賬流程。

（3）儀器設(shè)備進(jìn)口采購(gòu)子系統(tǒng)。

①根據(jù)儀器設(shè)備采購(gòu)的分級(jí)管理模式，擬進(jìn)口的儀器設(shè)備預(yù)算金額大于限定值時(shí)，須先論證，再進(jìn)入采購(gòu)流程。

②提交采購(gòu)申請(qǐng)及相關(guān)材料，包括《進(jìn)口儀器設(shè)備購(gòu)置申報(bào)表》、《進(jìn)口設(shè)備用途說(shuō)明》、設(shè)備彩頁(yè)和報(bào)價(jià)單等。核對(duì)申請(qǐng)購(gòu)置的設(shè)備是否已有預(yù)算，在系統(tǒng)中建立采購(gòu)信息。

③選擇外貿(mào)代理，簽訂外貿(mào)代理合同。

④辦理免稅。

⑤預(yù)付款、到貨、倉(cāng)儲(chǔ)、清關(guān)、送貨、商檢、安裝、驗(yàn)收、與外貿(mào)代理公司結(jié)算、與用戶結(jié)算、索賠等。

⑥過(guò)程提醒，包括“即將到貨及逾期到貨設(shè)備提醒”和“免稅將到期設(shè)備提醒”：按照合同約定的交貨期，系統(tǒng)可顯示1個(gè)月內(nèi)將要到貨和逾期到貨的設(shè)備，逾期15天以上，將通過(guò)郵件方式提醒；從通過(guò)審批之日起，免稅證明有效期一般為6個(gè)月，系統(tǒng)在免稅證明將到期時(shí)通過(guò)郵件方式提醒。

（4）大型儀器設(shè)備論證管理子系統(tǒng)。

①提交論證申請(qǐng)，填寫《大型設(shè)備可行性論證報(bào)告》，按照論證報(bào)告內(nèi)容在系統(tǒng)中建立論證信息。

②組織校內(nèi)外專家進(jìn)行論證，形成專家意見，上傳論證報(bào)告和專家意見。

（5）公共查詢統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)。包括項(xiàng)目信息查詢、擬購(gòu)清單查詢、采購(gòu)信息查詢、支出查詢、國(guó)外設(shè)備信息查詢、國(guó)外合同信息查詢、減免稅進(jìn)口設(shè)備使用情況查詢和外貿(mào)代理商業(yè)務(wù)量與合同數(shù)統(tǒng)計(jì)等。通過(guò)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理、執(zhí)行部門和設(shè)備采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)所涉及科室之間的數(shù)據(jù)共享、查詢，以及生成各種統(tǒng)計(jì)表格。

（6）分角色的Web查詢功能。根據(jù)不同角色所賦予的不同權(quán)限，用戶可以通過(guò)Web界面瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)其權(quán)限范圍內(nèi)項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括撥款及分配信息、擬購(gòu)設(shè)備清單、經(jīng)費(fèi)的支出明細(xì)、采購(gòu)中和已采購(gòu)設(shè)備的信息等。主要角色包括：

①經(jīng)費(fèi)管理、執(zhí)行部門可以查詢、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購(gòu)的所有信息；

②項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以查詢、統(tǒng)計(jì)本人名下項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購(gòu)信息；

③項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所屬院系負(fù)責(zé)人可以查詢、統(tǒng)計(jì)本院系名下項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購(gòu)信息。

3 系統(tǒng)特色

系統(tǒng)著重考慮了設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的全面管理，創(chuàng)新性地設(shè)計(jì)和開發(fā)了多個(gè)簡(jiǎn)潔易用、注重實(shí)效的功能模塊，極大地提高了系統(tǒng)的使用效益。

3.1 提高查詢準(zhǔn)確率的“別名庫(kù)”功能

不同語(yǔ)言、不同專業(yè)方向甚至不同習(xí)慣都會(huì)導(dǎo)致對(duì)同一種設(shè)備的稱謂不同。通過(guò)對(duì)所有擬購(gòu)設(shè)備清單中設(shè)備名稱的統(tǒng)計(jì)分析，并根據(jù)多年儀器設(shè)備管理的經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)創(chuàng)新性地設(shè)計(jì)了“別名庫(kù)”功能。例如：計(jì)算機(jī)、筆記本、電腦、PC機(jī)等在查詢時(shí)均能對(duì)應(yīng)到計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)同一設(shè)備、多種名稱的查詢，從而大大提高了信息統(tǒng)計(jì)和查詢的速度和準(zhǔn)確率。

3.2 防止經(jīng)費(fèi)使用超預(yù)算的“經(jīng)費(fèi)預(yù)留”功能

為確保資金安全，大型設(shè)備的采購(gòu)一般以分期付款的方式結(jié)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)留功能確保在第一次付款時(shí)預(yù)留設(shè)備所要付款的總額，確保已進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)的設(shè)備有足額經(jīng)費(fèi)支持，經(jīng)費(fèi)預(yù)留后分期付款界面見圖2。

圖2 分期付款界面圖

3.3 確保采購(gòu)流程按規(guī)定執(zhí)行的“紅綠燈”功能

儀器設(shè)備的論證、采購(gòu)、付款等環(huán)節(jié)均采用紅、綠、黃3種顏色反映其進(jìn)程。根據(jù)學(xué)校管理規(guī)定，只有完成了一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，并向系統(tǒng)提交相應(yīng)的文檔文件，該環(huán)節(jié)標(biāo)志顏色變?yōu)榫G色才可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，如果沒有完成或正在進(jìn)行的工作將分別顯示紅色和黃色，并且不允許進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的工作。設(shè)備采購(gòu)信息查詢界面見圖3。

圖3 設(shè)備采購(gòu)信息查詢界面圖

3.4 保證項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行的“計(jì)劃控制”功能

在建立采購(gòu)信息時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將擬購(gòu)設(shè)備所屬項(xiàng)目的“擬購(gòu)設(shè)備清單”全部顯示，并且只有通過(guò)從擬購(gòu)設(shè)備清單中選擇設(shè)備（見圖4），才能開始采購(gòu)進(jìn)程。系統(tǒng)的這項(xiàng)“計(jì)劃控制”功能將保證所有項(xiàng)目均能按計(jì)劃執(zhí)行，嚴(yán)格控制了計(jì)劃外采購(gòu)。

圖4 國(guó)內(nèi)采購(gòu)設(shè)備基本信息錄入界面圖

3.5 “所見即所得”的Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能

系統(tǒng)支持“所見即所得”的Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)出，用戶可以利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能，對(duì)導(dǎo)出數(shù)據(jù)做進(jìn)一步處理。項(xiàng)目信息查詢界面見圖5。

圖5 項(xiàng)目信息查詢界面圖

4 結(jié)束語(yǔ)

儀器設(shè)備采購(gòu)管理往往是復(fù)雜、繁瑣的。北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程管理系統(tǒng)通過(guò)經(jīng)費(fèi)使用控制采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)管理、設(shè)備采購(gòu)的全流程管理和數(shù)據(jù)信息的共享查詢。經(jīng)過(guò)幾年的應(yīng)用，在實(shí)際管理中發(fā)揮了良好的作用。

采購(gòu)是高校儀器設(shè)備全生命周期管理的第一步，本系統(tǒng)中儀器設(shè)備的詳細(xì)信息在建立固定資產(chǎn)檔案時(shí)也是必要的數(shù)據(jù)信息。因此，我們將通過(guò)系統(tǒng)間的接口開放和數(shù)據(jù)抓取，將本系統(tǒng)中的信息直接引入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從而大大簡(jiǎn)化固定資產(chǎn)登記的流程。此外，我們還將以此為開端，不斷利用發(fā)展的信息化手段，通過(guò)對(duì)各流程的梳理與整合，建立一個(gè)將經(jīng)費(fèi)使用、設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備管理、設(shè)備報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)完整統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用與設(shè)備資產(chǎn)的全流程信息化管理，在完善高校固定資產(chǎn)管理的同時(shí)，更好地發(fā)揮對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研的支撐和服務(wù)功能，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

（References）

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Exploration and practice of informationization management in use of funds and equipment procuring process

Jing Mingwei
（Office of Laboratory and Equipment Management，Peking University，Beijing 100871，China）

Processes of use of funds and equipment procurement have been paid much more attention to by both scientists and administrative staff.Smooth development of the processes can improve efficiency and safety of the use of funds，and performance of execution of relevant laws and regulations.After years of exploring and practicing in the field of management informationization，the“use of funds and equipment procuring process management system，”based on the network，by rationalizing the processes，is developed.Using this system，the dynamic management of funds，equipment procuring process management，and sharing of the relevant data are realized.Furthermore，informationization can ensure the execution of the relevant laws and regulations to optimize the equipment procurement process，and improve the efficiency of use of funds.

informationization management；use of funds；procurement of equipment and instruments；Peking University

TP302

A

1002-4956（2013）03-0102-04

2012-09-20

荊明偉（1982—），男，山西長(zhǎng)治，碩士，助理研究員，研究方向?yàn)閷?shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理、經(jīng)費(fèi)使用管理與設(shè)備采購(gòu).

E-mail：mwjing＠pku.edu.cn