PC實現GTD管理
GTD是英文Getting Things Done(go to do)的縮寫,是一種科學的任務管理方式。它的總體原則是把大腦中那些亂七八糟的想法具體化,然后訴諸到一個GTD系統中,轉化為相應的行動。GTD工作法可以通過PC實現。
把想法變成文字
GTD工作法主要分為收集、整理、行動三個步驟。收集就是將大腦中所有的想法變成具體文字羅列出來,放進ThinkingRock的收件箱中。最終要達到的目的就是事在紙上(ThinkingRock),心無雜念。
在收集想法之前,得預先建立個人數據庫。打開ThinkingRock程序界面,在工具欄單擊“New”按鈕,在出現的對話框里選擇好文件的保存路徑并為文件命名,單擊“New File”按鈕完成創建。隨后在工具欄單擊“Collect Thoughts”按鈕切換到收集想法界面,單擊左上角的“+”按鈕打開添加想法對話框,自上至下分別輸入想法、話題和注解,單擊ADD按鈕添加想法。其它想法可按同樣方法添加。全部完成后單擊Cancel按鈕關閉對話框結束操作。這樣就把大腦中抽象的想法變成了具體的文字(如圖1)。
把文字轉換成任務
在羅列出來的所有想法中,有些可以很短時間完成,有些需要長時間或暫時不宜的行動,也有一些純屬沒有實質意義的異想天開。在接下來的操作就是把這些文字整理,轉換成各種類別的具體任務。
在工具欄單擊“Overview”按鈕返回主界面,工具欄單擊“Process Thoughts”按鈕打開想法整理界面,從中可以看到第一個想法,下面來處理它。處理的原則是,如果該想法可以在兩分鐘內完成,則在界面Next Action欄單擊Status文字下方的下拉箭頭,在彈出的菜單中選擇“Do ASAP”選項,即盡快去做。如果委托別人完成,則選擇“Delegated”,歸為委托任務。如果需要在某一固定時間完成的想法,則選擇“Scheduled”添加到日程表。執行時間無法確定,則在Is this Actionable欄中,選擇“No”項,再在Not Actionable欄選擇“Someday/Maybe”,將想法暫時擱置。一個想法處理完畢,單擊左上角的藍色箭頭切換到下一想法繼續處理(如圖2)。
把任務變成行動
以上我們把想法變成了文字,又把文字變成了任務。此后,就可以拋開頭腦中的繁雜瑣事,完全聽命于ThinkingRock的安排。當然,ThinkingRock需要定期或不定期維護,既需要不斷添加新的想法,也需要不斷處理舊的想法(如圖3)。