更新檔案管理理念 實現檔案管理科學化

摘 要：隨著經濟改革的深入進行，帶動了各行各業的快速發展，在發展過程中由于陳舊的管理體制嚴重的束縛了發展的腳步，所以各行各業也迎來了制度上的重大變革。在各行各業中，人事工作是行業工作的重點，在人事工作中檔案管理工作是至關重要的，以前的檔案工作由于處于極為松散的狀態，所以檔案管理工作得不到重視，檔案管理工作一直處于無專人管理，雜亂無章的狀態。現在隨著改革的深入進行，人事檔案管理工作為了適應現代化企業的發展需要，在檔案管理的各個方面極需要進行更新，因此本文針對現在人事檔案的現狀及存在的問題進行了深入的剖析，從而提出了具體的解決辦法，以供檔案管理人員進行借鑒和參考。

關鍵詞：檔案管理；理念；科學化

1 人事檔案現狀及存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠

檔案工作在單位一直處于附屬的地方，因為不能為單位創造經濟價值，所以長期以來，各行業的領導極少把檔案工作重視起來，檔案管理工作只要做好保管工作，不丟不外泄就行了，因領導的認識錯誤，所以企業的檔案管理工作一直處于有為松散的一個狀態。但隨著企業的快速發展，以前簡單的保管工作已無法適應新時期行業發展的需求。

1.2 人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠

因對檔案管理工作的不重視，所以在各行業的檔案管理工作當中，專業的檔案管理人員極少，多數行業的檔案管理工作都是由其他工作人員兼任的，這些人員在接觸檔案管理工作之前對此工作性質不了解，上崗后又不進行培訓，這樣就導致對檔案管理工作的相關的細節做不好，疏忽情況較為嚴重，在辦理交接手續時也不遵守相關的流程，只是簡單的交接，出現問題時責任更是無法劃分，許多時候人事檔案前后工作脫節，所以存在人事檔案管理工作上人員及各項措施都存在著嚴重的欠缺的情況。

1.3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

由于在管理方面的不專業情況，人員及硬件設施都嚴重的不完善，所以在檔案的收集、整理、歸檔等相關工作上由于管理人員對檔案管理重要性意識的淡薄，所以這些工作都不能及時、準確的完成，由于管理人員的疏忽及水平欠缺，所以存在管理的檔案材料與本人的真實情況有所出入，導致檔案部分材料丟失及不完整的情況時有發生，使大部分人員使用要檔案時受到影響，嚴重影響了檔案管理工作的重要意義。

1.4 檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位

一是檔案管理人員對檔案的重要性沒有進行說明，所以在有些材料在使用過程中不能及時的進行歸檔，在事后本人也沒有及時去歸還這部分材料，管理人員也沒有進行督促催回，所以就會導致檔案中的材料缺失。

二是沒有專職的檔案管理人員，這部分人員沒有專業的檔案管理知識的學習及培訓，所以對檔案管理工作的重要性沒有深刻的認識，在工作當中，也沒辦法隨時對檔案管理工作的新知識和新技術進行很好的掌握，制約了檔案管理工作的進展。

1.5 檔案管理人員及本人對人事檔案重要性認識不足

近些年來，由于體制的改革，使人們對檔案的重要性缺乏必要的認識，覺得只要工作好就成，有沒有檔案無所謂，所以對自己的檔案的情況很少過問，有些人都不知自己的檔案在哪里存放。因此對檔案的材料做不到及時的歸檔，檔案管理人員對工作也缺少認真的態度，所以雙方在思想和行業上就直接導致檔案的缺失，管理工作的不完善。

1.6 人事檔案管理手段落后

長期以來我國的檔案管理工作一直處于落后的狀態，手工書入、手工查找的方式，使檔案管理人員的工作強度很大，同時在查找時也浪費了大量的時間，檔案管理還采用紙質的方式進行，在管理上容易丟失和破損，在空間上占用面積。在檔案管理工作上沒有引進先進的科技來進行管理。

2 人事檔案管理對策及思考

2.1 嚴格按程序交接

對于人事檔案的交接要給予足夠的重視，因為這是一項嚴肅認真的工作，在交接的程序上要嚴格的按照相關的程序辦理。在辦理交接之前，首先要對檔案進行一次全面的整理工作，將檔案的賬面材料與實際的檔案要一一對應。其次對于那些借出去的檔案要催促其及時歸還，不能及時歸還的要注明使用的原因。再次對于那些零散的檔案要對其進行整理，按照相關的標準理清，有利于交接工作的進行。最后，在交接的時候，要將相關的資料手續填寫完整準確，使交接工作可以順利的進行。

2.2 強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

2.3 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.4 建章立制，有章可循，規范操作

積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

2.5 積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。

2.6 加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。