淺析企業采購責任監督和過程管控

摘 要：采購是從資源市場上獲得資源的過程，是商流過程與物流過程的統一，科學的采購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。企業內部對于采購過程控制管理作為企業自律和自我約束的一種管理手段和技術，已在企業管理工作中得到了廣泛的應用，并且發揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執行四個層面，對提高物資采購工作的管理水平進行了論述，著重對采購工作的內部控制管理程序進行了研究。

關鍵詞：采購；過程管理；內部控制

1 采購管理和內部控制中存在的主要問題

1.1 預算編制在項目支出的細化程度、基本支出定額制定的科學性等方面有待加強。預算編制不夠嚴謹，在安排項目支出預算時存在一定的隨意性和盲目性，導致在預算執行過程中追加預算比較普遍，影響了預算的嚴肅性。在資金使用中，支出控制不嚴，存在超支現象。預算調整追加變化較大，削弱了預算的約束控制力。

1.2 采購管理職能有待進一步加強。采購部門多數時候起到的是付款、核算作用，對單位重要事項的決策、實施過程和結果不盡了解，采購管理滯后，對業務部門的采購監控和內部監督職能有待進一步加強。

1.3 崗位設置不夠合理。由于單位編制有限，人員緊張，崗位安排不盡合理，存在一人多崗及不相容崗位兼職的現象。

1.4 固定資產管理相對薄弱。對資產的使用管理的內部控制力度不夠，重購輕管現象比較普遍。如未形成定期財產檢查制度，資產保管責任不明確等，易導致資產賬實不符及資產流失。

1.5 采購人員統籌、分析能力有待加強。采購人員對全局整體工作掌握不夠全面，對整體預算資金的需求缺乏深入的調查研究，采購分析能力及綜合素質還有待進一步提高。

2 實施內部采購責任制，提高采購管理水平

根據企業采購管理控制面臨的問題，需要從制度上加強管控，實施采購管理責任制，采購管理職能調整的實際情況，結合企業特點特制定管理責任制。

2.1 采購職責與分工

物資采購工作實行集中采購與授權采購相結合的管理模式，即：物資管理部是公司物資采購的主管部門，主要負責物資計劃管理、物資采購招標管理、采購合同管理、合格供方管理、周付款計劃審批，采購物資質量管理等；采購中心負責公司EPC、PC和部分C項目（未授權項目）采購工作，與供方擬訂采購合同等；物資管理部根據項目具體情況，對小額零散采購的項目給予適當授權，各項目部、分公司及作業單位經物資管理部授權后向采購中心報送集中采購范圍內的物資需求計劃，負責采購分工范圍內的物資采購工作等。

2.2 物資采購計劃管理

企業采購計劃內容應填寫齊全、完整，數量準確，計量單位正確，需用時間與施工進度相符。計劃價格為采購員的市場詢價價格，該價格應是比價后的價格，供應商的選擇執行公司有關規定。采購單位依據收到的物資需求計劃編制物資采購計劃，并報物資管理部審批，經物資管理部審批合格后方可執行采購。

2.3 采購招標管理

招標工作由物資管理部統一組織，特殊情況下經物資管理部授權后由被授權單位自行組織招標，紀委監察部人員負責對招標過程合法性進行監督。

2.4 采購合同管理和質量管理

所有采購必須嚴格按照公司合同管理規定簽訂采購合同，禁止無合同采購，合同簽訂率100%。物資采購的質量管理，實行“誰采購、誰負責”的質量負責制。采購物資出現質量問題，應按照權責對應的原則，追究設計選型、供應商選擇、采購實施、駐廠監造等單位和人員的責任。

2.5 供應鏈物流采購管理模式的應用

在石化企業采購過程中，可打破原來的二級供應三級設庫模式，所需物資統一由采購供應中心組織供應和儲備，由采購供應中心直接對車間。在供應鏈物流管理模式下，石化企業的采購供應中心行使采購物流管理的核心企業職能，它成為供需信息處理中心、需求預測中心和物資配送中心，具有強大的信息處理能力。供應商接到發貨訂單后，立即組織貨源，在最短時間內發貨到采購供應中心，由采購供應中心平衡各單位需要量后進行配送。

3 加強內部控制，提高采購管理水平的建議

工程材料的采購管理，大致都有：計劃-詢價-報價-采購-入庫-使用五個階段，能否控制每個環節的細節，是工程能否開源節流，能否提高周轉效能的關鍵、能否確保陽光采購，這是常規管理，此處不加詳解。這里重點講述一下實際的做法。

3.1 “高薪”養廉，不規范采購：即盡大可能給予物資待遇，比如兼職部門副主任，話費及差旅費、招待辦公費用盡可能進行補貼，在工資獎金方面略加提高。這樣從待遇上杜絕其心理的不平衡，不會因為攀比別人的優厚待遇而不盡心盡責，從而從思想根源杜絕不規范采購程序。本著“價格更底、效率更高、質量更好和服務更優”的原則，努力提高采購供應能力，

3.2 抓“大”放“小”，考慮全局：對于一次性采購高于1000元的材料，必須嚴格執行程序進行多家詢價，確保質量前提下最終價格不高于市場價；對于量少低價的材料，運輸及發票原因，只能在同等價格下擇優選用，照顧長期合作的供貨商及關系戶，這樣既不浪費材料資金又可協調與當地的人際關系。

嚴格執行招標比價程序，保證采購過程公開透明。我全年共組織招標次，比價次。通過招標比價進行采購，能夠保證采購過程中做到公開、公正、透明，并加強了供應管理，有效降低了采購成本。

3.3 堅持公開、全員監督：項目的報欄、公開欄、通知欄等“公眾場合”必須張貼出每次材料的各供貨商電話及報價、審批情況，從而保證采購過程的透明度，讓每位員工都可以詢問并切實享有知情權，并可以監督采購員是否稱職辦事，是否出現員工反映的“暗箱操作”、“中飽私囊”現象。在公司和供應商之間實現良好的交流和溝通，建立起長期的合作伙伴關系。

3.4 重視談判、熟悉市場：做為一名采購員，現金或轉賬采購保證材料供應應該問題不大，但在資金不足情況下如何能夠掛賬并且保證質量價格，這需要一定的談判技巧。量大、合作時間長、供貨商多、市場材料供過于求，這些都是采購員的談判優勢，但供貨商需要承擔墊資利率損失、利弊權衡，需要采購員熟悉市場，加強談判攻勢，多詢多選供貨商才能完成。

3.5 職責共擔，獎罰分明：采購員職責之一就是確保材料按時供應，不耽誤工地的正常生產，尤其進入施工高峰期，能夠滿足材料供應，可予以獎勵；對于出現產品質量問題、延誤工地、高于市場價，根據情節給予一定的處罰。

4 結語

作為企業重要管理環節，采購部門在管理上還應該堅持“動態量化科學考核，業績引導理性采購”，動態量化考核引導理性采購是通過健全完善對供應商的組成、準入、選用、管理、考核及處罰等規定，經過動態量化考核，可充分展示供應商的綜合競爭能力；運用業績引導訂貨機制，可充分突顯公司物資采購管理的公平、公正、理性。經動態量化考核結果和業績引導訂貨的有機結合，既推進了陽光采購，又穩定了主要物資的供貨渠道，明顯增強了物資供應保障能力和抗風險能力，使采購業務在規定的規則中規范運行，業務人員有章可依，管理人員有法可依，對推進采購管理創效有積極作用。

參考文獻

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