人事檔案管理與利用

摘 要：經濟的快速發展帶動很多行業和領域的進步，最近幾年，在國家的宏觀調控政策之下，祖國的大江南北涌現出非常多優秀的單位。這些單位的發展反過來又促進國家經濟的高速前行。在關注單位發展的過程中，我們必需要確保其各項活動得以均衡的發展，比如人事檔案工作的開展就應該做到有理有力。筆者基于這種背景環境，重點的分析介紹了當前形式下，如何做好檔案的管理以及利用工作，目的是為了更好的促進單位的發展，帶動國家的經濟不斷前行。

關鍵詞：人事檔案；內容；來源；鑒別

文章提及的人事檔案是相關的人事等機構結合國家的相關方針，在對人員進行培養以及任用等的一系列過程中，生成的認真記錄當事人經歷以及思想面貌好工作能力等一系列的資料，我們要向開展綜合的考察活動，首先要參考的一項資料就是它，而且它還是國家檔案的一大關鍵成分。

本身是國建檔案有機組合體，它除了未作對人員考察時的參考信息之外，還被廣泛的用到人事活動里。它是對當事人的各種活動以及思想狀態等一系列問題的記載，在當前時期仍然有非常關鍵的影響力。

不過在具體的工作中常常會遇到很多的不利現象，比如不能正常有序的收集并且整理資料，需要整理并未及時處理，而且常會發生一些沒有資格的人對其進行查閱等活動。

1 組成部分和類別區分

其共有以下幾個類別。

第一類，履歷材料：履歷表、簡歷表，干部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類，自傳材料：自傳及屬于自傳性質的材料。

第三類，鑒定（含自我鑒定）、考核、考察材料。以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料；作為干部任免、調動依據的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類，學歷和評聘專業技術職務材料。學歷、學位、學績、報考高等學校學生登記表、審查表、畢業登記表、學習和培訓結業成績表、學歷證明材料、選拔留學生審查登記表；培訓和專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務的審批表等材料。

第五類，政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復查材料，審查結論、上級批復及有關的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改民族、年齡、國籍、參加工作時間等的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料。

第六類，參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料。

第七類，獎勵材料。包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡、各種先進人物登記表、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類，處分材料。違犯黨紀、政紀、國法等處分決定（免予處分的處理意見），查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查；法院審判工作形成的判決書等。

第九類，錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職等的登記表、呈報表、審批表、審批材料；各種代表會代表登記表。

第十類，其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表，殘疾等級材料，因公受傷的證明材料；訃告、悼詞；年度思想總結、小結，大中專畢業報到證等材料。

2 相關資料的采集工作

其資料是來源于實際工作的，從它的源頭上來講，一些是個人的，還有一些是通過組織獲得的。通過它的生成步驟上來講，不僅有在具體活動中由個人或者機構等生成的，還有一些是單位為了合理全面的了解信息來專設的。因此它并非是固定不變的，是隨時在發生變化的，會有許多新的內容添加到其中。

通常來講，資料的來源以及采集和添加等活動是通過以下的步驟來進行的。

首先，經由單位或者是專門的機構采集當事人工作中生成的信息。

其次，通過學校以及一些培訓機構來獲取學生信息等的一系列內容，比如學歷證明材料等。

第三，經由其所屬機構采集其在黨政組織活動中生成的資料，比如入黨申請材料或者是個人總結等的一系列內容。

第四，經由評定專業技術資格部門，收集評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的專業技術任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、晉升專業職務（職稱）審批表。

第五，經由相關機構采集獎勵過程中生成的先進代表等內容。

第六，經由國家的司法和監督機構，采集處分等的相關資料。

第七，經由審計機構獲取有關問題的處理意見等材料。

第八，通過科技部門、報刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。

最后，經由衛生機構獲取當事人在工作中的傷病以及意外事故以及一些鑒定資料的內容。

3 如何鑒別和歸檔資料

為了確保信息真實有效，確保檔案能夠得到合理的利用，并且不會被丟失或惡意使用，應該認真地控制好資料的出處和采集，而且還應該大力開展鑒定工作，明確其是否真實有效。對資料進行的鑒別活動，應該結合國家的相關方針，做到有事實依據，應該秉承實事求是的理念，針對情況開展具體的調查研究，結合內容的形成過程以及使用方面等來明確其需不需要歸檔處理。對于采集和添加的內容一定要弄清其來源何處，要鑒定它的真假，然后決定是否要對其進行歸檔處理。果確定材料需要歸檔，應該保證其真實有效，而且文字應該清晰，客體明確，并且有相關的手續等，保證材料完整成體系，特殊內容需要經過蓋章處理或者是當事人簽字確認之后才可以進行后續工作。歸檔處理的資料必須是原始資料，不能用復印資料等來處理。資料應該統一的采用大小為十六開的紙張處理，必須使用黑色的簽字筆來認真填寫，凡是使用鉛筆以及鋼筆等不符合規定的資料一律作廢。在對資料進行轉交的時候應該和國家的相關規定保持一致。

4 利用人事檔案的有關查閱原則

如果相關的單位或者是人員需要對檔案進行查閱的時候，首先必須具備權限，其次應該按照國家的相關法律條文進行，認真地按照規定開展活動。

查閱單位及查閱人應攜帶填寫規范、經單位組織負責人批準并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》，填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案，不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部檔案。

凡查閱干部人事檔案，利用單位應派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱，所有的檔案資料都不可以對外出借，假如遇到特殊情況必須要借出，應該有明確的理由和事項，當負責機構的領導批準進行之后，按照正規的程序來做好出借手續工作，并且要在規定的時間內返還資料，在此過程中要認真地保管好資料，還應該做好保密處理，嚴禁轉借他人，而且不應該交付和工作沒有關系的人員查看等。

查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上，查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

借用、查閱單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容，因工作需要從檔案中取證的，須經檔案主管部門同意后，方可辦理。復制的檔案材料，不得給無關人員觀看或自行轉遞，用畢負責銷毀。

查閱者不得假公濟私，不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違者視情節輕重，予以批評直至紀律處分。

參考文獻

[1]楊俊平.人事檔案管理[J].中國檔案，2007年5月專刊.

[2]中央組織部.國家檔案局《干部檔案工作條例》.1991年4月.