探析人事檔案管理模式的發展方向

摘 要：人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。隨著現代市場競爭的不斷加深，企業對人才的需求更是如饑似渴，人事檔案中往往可以提供一些可靠信息，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應現在經濟社會的發展。所以，要在傳統的人事檔案管理模式中尋求突破，探尋新的發展方向。本文中，筆者將就此展開探討，積極尋求人事檔案管理的新模式以及介紹新舊模式更新的必要和意義。

關鍵詞：人事檔案；管理模式；發展方向

1 什么是新型人事檔案管理模式

從廣義上講，這種新型人事檔案管理模式是依附在市場經濟迅猛發展和社會信息化程度高的環境下的，為了適應這一環境，人事檔案管理模式就應該更加社會化，在管理上應該更加開放。

新型人事檔案管理模式應該具備以下四個特性：

其一，人事檔案管理機構的服務對象應該面向全社會。社會的不斷進步，經濟的不斷發展，使得各種人才在社會中不斷流動，而傳統的人事檔案管理模式僅對本單位人員的認識檔案進行管理工作，這樣大大不利于個地區人才的招攬和吸收，降低了人才的流動性。于是，新的人事檔案管理模式便產生了，它的服務對象由傳統模式下的本單位人員擴大到面向全社會進行人事檔案管理，吸收了很大一部分的流動人才，服務對象更多，更具備了社會性。

其二，管理的人事檔案內容更具多樣性。由于人事檔案管理的服務對象的社會性導致了檔案的內容更加多樣。在過去的檔案管理模式下，僅對本單位員工進行檔案的采集工作，而一般情況下本單位的人事檔案內容比較簡單，所以檔案的內容也就比較單一；而新型人事檔案管理模式下，隨著檔案管理服務對象的社會化，每個服務對象的工作也不盡相同，這樣進行統一管理后，導致檔案的內容也復雜起來。

其三，人事信息的利用者對人事檔案需求的多樣性。由于通過詳細的人事檔案可以查看一個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系和獎懲情況等信息，所以，不論是哪一種企業在進行招聘工作時都會對人才的檔案進行仔細的檢閱。但是，檔案信息利用者的身份不同，其對人事檔案的內容、格式、傳遞方式等的需求也不相同。這就和傳統的管理模式下的單一使用范圍有了很大的區別，并且根據人事信息的使用者的需求會有側重點不同的各式各樣的人事信息展現在人事信息使用者面前；此外，由于現在經濟社會的模式下，會產生很多的流動人才，如今的人事信息使用者已經不僅僅是用人單位，許多個人也對人事信息的需求很大。

其四，人事檔案管理的透明化。隨著科技的不斷進步，人們用于管理人事檔案的手段也在進步。計算機時代，人們可以非隱私類人事檔案掛在因特網上面，利用網絡進行人事檔案管理和采集，同時利用網絡在相互之間進行人事檔案傳送，這樣不僅更加便捷還大大降低了傳送成本。這樣一來，人事檔案管理就變得更加透明、公開，人事信息的交流也變得更加順暢。

2 特點

2.1 新型的開放式人事檔案管理模式并不是摒棄了傳統的人事檔案管理模式，而是兩種模式并存，前者是對后者的補充，使其更能滿足新時代人們對人事檔案管理的要求。在過去的市場環境下，傳統的人事檔案管理模式比較封閉，針對性較強，開放性較弱，但這一特性符合當時的社會發展情況，同樣，這一特性使得傳統的人事檔案管理模式在現在仍然具有一定的使用價值，比如：由于傳統模式下的人事檔案保管和采集比較內向，所以它的保密性能較強，人事信息不易外泄，這一點新型開放式的人事檔案管理模式就遠不如它了；但有很多情況，傳統的管理模式不能滿足，比如：新型管理模式下服務對象廣、人事管理的開放性，使得新型管理模式可以進行更大規模的網絡規范化管理，而傳統的人事檔案管理模式則做不到這一點，這時就需要展開新型社會化、開放式的人事檔案管理，所以說二者相輔相成，開放式的管理模式是對傳統管理模式的更新、補充而不是替代。

2.2 開放式的人事檔案管理模式的服務對象現主要為人流動人員。應根據服務對象的流動性，例如人員的辭職、工作的更換以及沒有工作單位的人員導致其檔案的流動，開放性新型管理模式下應充分考慮到這一情況，建立這一特殊情況的管理模式——開放式、社會式。可采取的措施是將流動人才的檔案放在縣級以上政府所屬的人才交流中心，這樣更符合經濟社會發展對人才的需求。但現在的人才市場才剛剛發展起來，而且良莠不齊，在管理人事檔案方面還需要改進。

2.3 社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

3 實行新型人事檔案管理模式的意義

在我國，傳統的人事檔案管理模式存在一定的局限性，對人才的流動造成了困擾。例如：人才在更換工作后，他的人事檔案也應隨其調走，但是在傳統的人事檔案管理模式下，其檔案和戶口卻不能盡快的隨之調走。這就對流動人員的家庭生活帶來了一定的困擾。而在新型開放性、社會化的人事檔案管理模式下，這一狀況就大大減輕了，人員的檔案都由人才機構統一管理，戶籍和人事檔案協調運行。所以，很有必要大力推廣社會化、開放性的新型人事檔案管理模式。鑒于實行新型檔案管理模式的必要，我們更要看到這套模式的可行性。舉一個很典型的例子：中國南方人才市場。它早在上世紀九十年代就利用了網絡環境進行人事檔案管理工作，到現在為止已經形成了較為成熟的人才管理系統，用人單位和流動人才都可以通過此平臺在線查詢25000條人事檔案信息，為7000多人進行了評估工作，設立在廣州的美國3M公司的中國員工中，至少有70人將人事檔案寄存在中國南方人才市場；我國著名電腦生產企業——聯想，也有很多員工的人事檔案寄放在中國南方人才市場。此外，還有些省市的人才市場對人事檔案的管理也采用了社會化模式，并取得了一些成績。這些都說明我國人事檔案實行社會化開放式管理既是必要的，也是可行的，盡管在現階段主要適用于流動人員人事檔案管理，但今后在更大范圍內、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。我們期待著這種管理模式的拓展，以更好地服務于社會。

參考文獻

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