企業職工檔案工作管理分析

摘 要：當今社會是一個經濟高速發展的社會，這種速度不僅體現在人們的生活水平的提升上，還表現在國家的各個行業和領域的企業的發展壯大中。最近幾年，各種類型以及不同規模的企業遍布在祖國的大江南北。在單位的發展中會遇到很多的問題，比如職工檔案的管理工作就是當前形勢下的一個關鍵工作。筆者基于目前的背景環境，重點的分析介紹了當前如何做好各類單位的職工檔案工作，目的是為了更好的促進企業的發展壯大，促進人們生活水平的提升。

關鍵詞：企業職工；檔案管理；分析

企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養老金不能按時發放等問題屢見不鮮。加強企業人事檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。

1 當前形勢下工作的不利點

首先，目前開展的職工檔案管理體系不能和時代發展的步調相互協調，缺乏先進性色彩。員工的檔案是開展勞動和社會保障活動的前提，員工維護其自身的正當權利需要依靠它，國家的相關機構做好政策落實工作也離不開它，它還是當前形勢下，單位的員工獲取合理待遇以及參加社保工作的關鍵的依據。當前形勢背景下，員工的檔案要素已經發生了很大的改變，已經不是單純的注重他們的工資變動以及政治狀態等的要素了，將重點放到各項保險的繳納以及獲取上面，同時還包括訂立以及廢除合約等的內容。目前的檔案管理工作非常混亂，而且并未開展統籌管理活動。不管是當地的政府主管機構亦或是單位的負責機構都未能對單位的現有員工以及失業員工等的詳細信息。這種管理制度缺乏統一合理的規定，在一定程度上使得單位無法正常開展管理活動，同時還對員工本身有非常不利的影響，最重要的是使得目前的人力市場非常的混亂，無章法。

其次，沒有健全的制度。單位將工作的重點片面的放到利潤的獲取方面，在很大程度上忽略了對該項工作的管理，缺乏必要的制度約束。單位的負責人將時間和資本大多都用到幫助單位獲取利潤上面，忽視了檔案工作的存在，更有甚者，一些人片面的以為單位和其職員之間時一種供需聯系，不需要將時間放到于檔案相關的工作上去，這種思想的存在使得檔案管理活動面臨非常被動的狀態，無法合理有效的開展。除此之外，目前很多單位的該項工作依舊處于單純的憑借經驗來開展活動的層面上，因而嚴重的影響到檔案原有的價值和意義的實現。

第三，工作缺乏規范性，不能合理有效地對其進行利用。一方面，檔案的組成部分非常的單一，而且出現嚴重的相似度，員工的資料不全面。往往只是記錄他們的名字和年齡等基礎的要素，而正是由于這種問題的存在使得其無法發揮應有的功效，無法幫助單位的負責者合理的選用人才，最終影響到員工的升遷工作。另一方面，不能快速合理的對檔案進行轉接，而且步驟缺乏系統規范性。比如，一些員工已經離職，但是他們的檔案并未隨著遞交到現有的公司中。還有一些單位不按照規定進行，將檔案看成是一般的材料進行寄送處理，此時就會導致其丟失現象的發生。甚至還有一些時候。在對其進行轉遞的時候，不按照要求認真地填寫資料，而且不做好密封處理，然后隨便的交給當事人處理，此時就會發生一些更改或者是丟失的情況。最后一點，一些不法分子通過檔案管理的一些失誤，開展違法活動。比如，把學歷提升或者是將當事人的年齡改動等活動。正是因為上述現象的發生，使得其失去了原有的真實和法律性特征。

第四，從業者的素養問題。該項管理工作具有其自身的獨特性，比如對規范性有非常高的要求，因而對從業者有非常嚴格的要求，不僅規定他們應該具備非常優秀的政治思想，而且還要有很高的專業水平。但是實際上，目前的從業者中的絕大多數都不具備這些特點，不僅素養不高，而且其本身的專業水準以及知識體系等都和當前的時代背景有極大的出入問題。很多人沒有工作的責任感，使得材料失去了其應有的精準性和全面性特點等。因為一些單位不能有效地對檔案進行填寫，所以經常會出現一些錯誤問題，導致相關機構在開展一些離退等工作的時候面臨很大的局限性特點。比如，實際年齡和材料中的不相符，或者工作的時間出現較大的浮動等。

2 針對問題開展的應對方式

首先，明確企業職工檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業時使用。

其次，強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃中占據一定的位置。

第三，規范企業職工檔案的業務標準體系。在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須及時進行改革，建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化、科學化。在檔案的收集上要及時、完整；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

最后，加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。一是嚴把選人關。根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。二是強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。三是實行目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。