淺析建設內部辦公自動化系統的必要性

隨著現代化辦公條件的發展，辦公自動化系統應運而生，作為一級政府部門，推行節約型機關建設，提高政府行政效能，縮短公文運轉周期，加快電子政務的應用步伐，不僅是管理的需要，也是時代的需要。

一、辦公自動化系統可以利用復合文檔處理大量的數據信息

復合型文檔不僅包含文本，而且包括圖形、電子表格數據、聲音、視頻圖像以及其它信息。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。復合型文檔可以在文件里嵌入一幅規劃圖紙、報表嵌入一個數據圖、信函里嵌入一幅圖片、傳真里嵌入掃描的圖片等，而所有成分都可以保存在一個文檔里，當打印文檔時就打印了所有的成分。當編輯復合文檔里的任何一個成分時，用戶只需選擇該成分的應用程序和當前應用程序的工具，這種基本的功能稱為嵌入。這樣既節約了時間成本，又簡單易懂而不復雜，為領導決策提供便捷。它不僅改變了用戶組織文檔以及與網絡上其他用戶協同工作的方法，也提供了一個新的文檔觀念，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。

二、辦公自動化系統可以實現工作流來代替大量的人工流

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統大多數應用于公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

工作流可以是互相連接、交叉或可循環進行的。如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程可以打破單位界限，發生于機關與機關的相關單位之間。這個過程是協同工作流，它變革了單位傳統的辦公模式。單位內外部的公文管理、會議管理、審批管理等各種事務、工作性流程均通過電子化方式流傳，完成后可進行查詢、匯總、分析、歸檔。不用拿著各種文件、請示、會議通知等在各部門跑來跑去，等候閱處、審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮協同工作流的功能，實現單位內各部門的工作流轉，減少中間環節，提高辦公效率，規范內部管理。文檔管理的自動化流程，可使各類文件、知識、信息等文檔能按權限保存、共享和使用，并方便檢索。

三、辦公自動化系統可以提供用戶協同工作支持和移動辦公支持

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時視頻會議，正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，可以大大提高工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如領導可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出并再次下載新的待辦信息。

四、實現內部辦公自動化必須要有完整的安全保障

實現網絡辦公，安全性和保密性是辦公自動化系統能夠得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密、以及盜用電子簽名以及盜用電子印章等等，那么就要求在系統中采用公開密鑰體制，就是實現用戶認證協議，在公開密鑰中每個用戶有一個公開密鑰和一個私有密鑰，這樣通過用戶認證協議，可以確保合法用戶不能越權訪問服務器，通過服務器的安全通信協議，使服務器可以供合法用戶適宜地訪問，實現了用戶認證、數字簽名和口令保護，既保證了文件的共享，也造成了相互的牽制，缺一不可。

總的來說，內部辦公自動化不僅可以變革傳統的集中辦公模式，擴大辦公區域，還可通過網絡實現全球聯網移動辦公。充分利用單位的計算機、網絡等投資資源，既提高了辦公效率，強化了監控管理，實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題和及時解決問題，減少了差錯，節省了紙張、通信、打印、復印、傳真等費用，也減少了人力資源浪費，全面降低了辦公成本，真正實現了無紙化辦公，這也是實現管理現代化的標志。

（作者單位：鎮江市潤州區政府辦公室）