淺談房地產檔案的數學化研究

【摘要】檔案管理在房產管理中具有舉足輕重的作用。文章分析了房地產檔案的特點以及對房地產檔案數字化管理的設想和建議，證明了房地產檔案實行數字化管理的合理性及實用性。

【關鍵詞】房地產；檔案；數字化

利用計算機對房地產檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房產檔案管理的效率，也是房產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

1. 房地產檔案的特點

房地產檔案管理與一般的檔案管理有很大的區別，是因為房地產檔案具有幾個鮮明的特點：

（1）專業性。房地產檔案產生于房地產專業部門，是房地產權屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產權屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產權屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上與一般公文有明顯的區別。在內容上，反映了房地產權屬狀況、房地產位置和面積大小，文件名稱多采用房地產專業術語；在形式上，結構規范，多為表格式、填寫式。

（2）動態性。房地產檔案形成后，房地產權屬和房地產情況并不是固定不變的，隨著產權人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設的發展、房地產市場的活躍，房地產的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發生使房地產所有權不斷發生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合并等變更不可避免。因而，房地產檔案處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。房地產檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權人的變化而變化，房地產檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。

（3）房地合一。房地不可分，房屋總是建筑在地上的，因此，房地產檔案應當遵循房屋所有權與房屋占用范圍內土地使用權的權利主體一致的房屋權屬登記原則，登記管理房地產檔案，確保土地與房屋檔案的完整。不能破壞房地產檔案之間的有機聯系。

（4）圖檔結合。房地產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權屬范圍，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產卡片，包括錄入電腦的房地產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖的不足，反映產權簡潔明白；冊。即房地產登記簿冊。包括登記收件簿、發證記錄簿、房屋產權發證審批總冊等，是根據房屋所有權登記成果和分類管理需要而填制的，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結合，才能真正把產權反映準確。

2. 對房地產檔案數字化管理的設想

（1）應建立基于房地產管理業務規則的管理體系。房地產權屬檔案數字化應建立完整的產權認證體系，實現業務數據、電子檔案及GIs數據的一體化存儲管理和應用集成，這是建立全方位房地產管理的難點和關鍵。在三者之間建立有效的數據連接和完整性、業務性規則的基礎之上，一方面可對權屬登記實施全程管理，充分保證產權認證的準確性、排他性、關聯性和制約性。另一方面，實現房地產管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關性，實現權屬界限精確管理。由此可以實現“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結合，以圖管房的管理層面。

（2）應建立基于房地產管理業務規則的動態更新機制。與其它靜態的檔案不同。房地產權屬檔案應隨時因房地產權屬的異動而發生變化，構成一個動態、面向業務的數字化檔案系統。通過在數字化檔案系統中內置基于業務規則的動態更新機制，并為房地產測繪應用和房地產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房地產的權屬變化（轉讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態更新數字檔案的狀態和內容，保證數字檔案與房地產權屬現狀的嚴格同步和一致。

（3）應建立系統規范和標準。建立數字化檔案。應根據系統總體結構和技術要求，訂立統一的規范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎，對以后提供利用時的效率和準確度起著決定性的作用。

（4）應建立開放性系統?？紤]到數字化檔案未來發展的需要以及其他房地產管理系統和電子政務網絡的技術集成和資源共享，系統總體結構應具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產品，便于升級換代，使整個系統可以隨著科學技術的發展，不斷得到充實、完善和提高。

（5）應建立系統安全體系。計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括

計算機硬件、軟件、數據及網絡等各方面的安全。因此，要做好服務器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責任制度、安全保密制度，完善權限的分級體系，設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密、解密，定期進行數據備份等。