淺析我國企業(yè)采購與付款業(yè)務循環(huán)的內部控制

摘 要：采購，是指企業(yè)在一定條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產及經營活動正常開展的一項企業(yè)經營活動。付款，則是指付款人依據票據文義支付票據金額，以消滅票據關系的行為。付款和采購作為企業(yè)經營管理中兩個重要的環(huán)節(jié)，它們通過資金收支直接影響企業(yè)的資產負債情況，由于數量龐大，交易頻繁，與銷售生產的關系也很密切，所以在管理中容易出現紕漏。這就要求我們要建立一個良好地內部控制系統(tǒng)，保證會計信息的及時有效性、真實合理性、杜絕徇私舞弊現象的發(fā)生，將分工明確化，明確職責和權力，各部門互相監(jiān)督，互相牽制，讓采購與付款業(yè)務可以良好的進行有效的循環(huán)下去，在這個環(huán)節(jié)不存在不必要的損失，是經濟利益最大化。

關鍵詞：企業(yè)采購；付款業(yè)務；內部控制

1 企業(yè)中在采購環(huán)節(jié)出現的問題

1.1 不合規(guī)定的驗收

由于采購人員道德素質不高，可能在驗收入庫時徇私舞弊，“睜一只眼閉一只眼”，對貨物入庫的質量和數量不能嚴格把關，造成偽劣品泛濫，進而對影響企業(yè)的利益，嚴重來講，如果將此產品生產后通向市場，會影響消費者的權益。

1.2 沒有計劃的進行采購

一些采購部門對企業(yè)材料物資并沒有進行分析，不知道什么時候該采購，采購多少，無目的無計劃的采購會造成企業(yè)供應鏈的斷裂，采購多了會造成物資積壓的情況。

1.3 結算進行違規(guī)操作

一般情況下，會計在收到采購的發(fā)票后才對出入金額進行記載，審核通過后才會對收支進行一定的劃撥。如果會計審核不嚴格，有可能會使一筆金額重復記載，造成誤期現象，延遲交款造成信譽喪失。

1.4 不合理的選擇供應商

應招聘高素質的采購人員，因為現如今，很多采購人員因為私人利益損害公司利益，在采購時不進行投標或者詢價比價活動，直接指定一個和其關系好的商家，而此商家一般是無回扣可談的，這樣就造成了采購回來的物資的質量和數量得不到良好地保證，有時甚至價格高于市場價格很多，從而影響公司利益。

1.5 對采購成本概念不清

有些采購人員根本不清楚此構成本包括寫什么，采購成本應該包括采購過程中發(fā)生的一切費用，而不僅僅是采購時的物價，此時還要包括采購回來的運輸費，保險費等。錯誤的估計會造成公司損益表一團糟。

1.6 夸大損耗

采購人員為了個人利益，偷偷運走部分物資，上報時說是途中運輸時損耗了，從而大大損害公司利益。

2 加強對企業(yè)內部控制的建設

做好戰(zhàn)略制定，作為內控管理的第一站，內控戰(zhàn)略規(guī)劃的重要地位在于其對以后實施內控系統(tǒng)建設的所有方面的影響。合理的戰(zhàn)略規(guī)劃可以使企業(yè)的內控管理效率大幅度提高，確保企業(yè)的智力水平迅速達到所有者和管理層的預期目標。制定企業(yè)內部控制建設應掌握以下幾個方面：（1）與企業(yè)的戰(zhàn)略目標保持嚴格一致。（2）明確實現目標的具體標志。（3）基于企業(yè)實際需要的準確定位。（4）明確內控工作理念。（5）認同：內部戰(zhàn)略目標確定過程必須經過所有者或最高管理層的批準和確認。內部機構設置的主要工作包括：確定機構名稱、層級、匯報對象、專業(yè)人員的具體名稱、工作崗位設置、工作內容確定、人員選拔和素質要求、工作的具體原則。

3 加強內部控制建設的主要內容

加強采購部門的內控管理建設，要首先明確與采購相關不相容的崗位。采購和驗收，相關的會計記錄；付款的執(zhí)行和審批；請求購買和審批；合同的審計和訂立；咨詢和確定供應商。在考慮上述不相容的崗位后，做好采購業(yè)務的內部控制建設還要包括以下內容：

3.1 將職務進行分離

采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場調研、招標投標、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務中需要進行職務分離的主要有：

（1）銷售部門根據市場需求量計算需要采購的數量與品種，生產部門估計出需要采購的品種，然后遺棄報到采購部門，采購部門再通過對倉儲部門的實地考察，查好剩余多少還需多少，由采購部門統(tǒng)一采購進行公開招標詢價。（2）出納應與記賬人員分離開來，職責不同，分管不同。（3）進行公開招標時，不應由采購部門獨自確定，應由公司的財務部門、銷售生產部門等共同進行選擇供應商，然后再制定合同進行采購。（4）付款人員要與負責審核付款的人員分離開來，相互監(jiān)督。（5）采購人員、物資的使用人員和保管人員分管不同。不能同時負責記錄。（6）分離負責審批的人和采購人員，互相監(jiān)督。（7）采購人員不能一兼數職，質量檢查、驗收入庫和保管要分給不同的人進行負責。

3.2 控制請購單

在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據未來一定期間的需要量，以填制《采購申請單》的方式提前通知物資保管部門，《采購申請單》有使用部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據使用部門提供的需要量，再根據現有物資的庫存量計算出請購量，正式提交“物資請購單”。經過物資保管部門主管簽字的請購單報預算管理部門審批并會同采購部門、財務部門、確認制定采購計劃。財務部門根據資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計劃報主管領導批準、存檔備案并辦理招標訂貨手續(xù)。

3.3 審批進行控制

根據企業(yè)生產、使用情況的實際需求，兼顧所需物資的特性，結合現有庫存情況，制定出品種、數量、交貨期較高準確性的采購計劃，上報經營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由總經理審批。對于計劃內的采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照計劃執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超計劃和計劃外代購項目，具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再辦理請購手續(xù)，并報審批人審批，審批人根據其職責、權限以及實際需要進行審批。

3.4 控制訂貨

采購部門提供附有供應商相關信息的調研報告，并定期對供應商的信譽、價格、質量進行評估，建立包括價格、質量標準、折扣、付款條件、供應商信譽、電話、地址等供應商檔案，從中篩選質量好、價格低、信譽好的合格供應商。由其組織生產或銷售部門、財務部門、法律部門共同進行招標投標，最終確定供應商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產、銷售、倉儲和會計等有關部門，以備合理安排生產、銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購如有可能采取招投標形式，以增加現有供應商的競爭意識。

3.5 控制貨物驗收

企業(yè)所采購的貨物運到后先入驗收庫由業(yè)務部門開具入庫通知單、驗收單。質檢部門按照國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準進行質量檢驗，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗收合格后出具“質量檢驗合格單”或在驗收單上加蓋“質檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報告，及時向供應商提出異議。

物資驗收需要物資會計對采購員提供的報賬用的單據材料進行核對以及整理，確認無誤后才能處理賬務，這些單據必須蓋章齊全，包括入庫單和驗收單還有采購合同以及發(fā)票等。

3.6 會計的稽核以及對賬

會計的稽核以及對賬要求對進貨所涉及到的憑證，無論是記賬憑證還是原始憑證都要經過稽核人員或者是會計的主管進行審核以后才能夠記賬，這涉及了支付貨款以及記錄賬款支付發(fā)生時。此外，在進貨過程中，應付的賬款必須定期及時和客戶進行業(yè)務對賬，一方面可以避免序列債務，另一方面也可以防止業(yè)務人員利用虛列的債務而進行舞弊。

4 總結

采購業(yè)務的控制是企業(yè)內控的至關重要的部分，它的好壞是否成功直接影響企業(yè)的效益，所以每一個企業(yè)都應該建設有效積極的內部控制制度，對采購的成倍你進行最大程度的優(yōu)化。采購業(yè)務是一個企業(yè)物資的重要來源，并且由于其特殊的接觸面，而受到社會以及企業(yè)的發(fā)展影響較大，因此單單對采購業(yè)務進行控制并不能一勞永逸，這種控制也是需要隨著企業(yè)的發(fā)展以及社會的發(fā)展情況而進行合理的調整。