基于“6T”管理法的個人信息管理

〔摘 要〕由于目前很多個人信息管理工具功能的限制，在個人信息管理實踐中還存在很多難題，這些問題亟待解決。本文將“6T”管理法運用在個人信息管理中，通過天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查、天天改進以達到習(xí)慣化、標(biāo)準(zhǔn)化，在管理中充分發(fā)揮“人”的作用，最終解決個人信息管理中的難題。

〔關(guān)鍵詞〕個人信息管理；6T管理；記憶失誤；信息分散；信息碎片

在“信息爆炸”的今天，人們面對越來越多紛繁復(fù)雜的信息，顯得手足無措。人們徜徉在信息的海洋中，個人信息也急劇增加，人們不知道哪些個人信息對自己現(xiàn)在或者將來是有用的，個人信息的有效管理就成為了當(dāng)務(wù)之急。對于我們每個人來說，良好的個人信息管理可以幫助我們節(jié)省時間，顯著提高工作和學(xué)習(xí)的效率。

1 個人信息管理和“6T”管理法

1.1 個人信息管理個人信息管理（PersonalInformationManagement，PIM）是現(xiàn)在國內(nèi)外管理界研究的熱點之一，但其思想?yún)s可追溯到1945年，是VannevarBush在其發(fā)表的文章“AsWeMayThink”（《誠如所思》）中提出的。20世紀(jì)80年代，個人計算機得到快速發(fā)展，作為一種新型管理信息的工具，引起了人們的廣泛熱議，“個人信息管理”一詞也才被首次使用，當(dāng)時很多著名的專家學(xué)者都在他們的文章中有所提及。自從“個人信息管理”這個概念被提出，眾多學(xué)者對其定義見仁見智，至今還未能有一個統(tǒng)一的界定，但就目前研究的主流來看，多數(shù)學(xué)者認(rèn)為PIM主要是“個人信息+管理”，即對個人所有的相關(guān)信息進行一系列管理行為（包括搜集、處理、存儲、檢索等），以便日后能夠快速找到所需的信息，這在從2005年起至今的每一屆PIM專題會議上也得到了充分的體現(xiàn)[1]。

1.2 “6T”管理法概述“6T”管理法是由上海餐飲協(xié)會會長何義釗提出的一種中國式餐飲管理方法，又稱為卓越現(xiàn)場管理法。其吸收了日本的“5S”管理法（整理——Seiri，整頓——Seiton，清掃——Seiso，清潔——Seiketsu，素養(yǎng)——Shitsuke）和香港的5常管理法（常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律）中的精髓，并立足于我國當(dāng)下餐飲業(yè)的特點，逐漸得到廣泛的應(yīng)用和發(fā)展“6T”中的“T”代表“天”字拼音（Tian）的第一個字母，“6T”是指6個天天要做到，即天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查、天天改進[2]。“6T”管理方法成熟之后，首先廣泛地運用在企業(yè)管理當(dāng)中，其管理宗旨就是讓管理者和員工都行動起來，一起找出問題、制定辦法、堅持執(zhí)行，從而使文化程度低、流動性大的第一線員工一看就明白自己應(yīng)該做什么，怎么做。然而，很少有人將“6T”應(yīng)用于信息管理中，筆者在本文中，將結(jié)合個人信息的特點以及個人信息管理中的盲點，在個人信息管理中引入“6T”管理法，解決個人信息管理實踐中所遇到的難題，從而提高人們個人信息管理的水平。

2 個人信息管理實踐中存在的難題

2.1 個人記憶失誤難以避免在我們的日常生活中，常常會突然忘記一件要做的事情或者在考試中腦子一片空白，什么也想不起來，這是個人記憶失誤（或稱日常記憶問題）中的一種——行為差錯。另外，個人記憶失誤還包括回溯性記憶問題（即某項信息由于長期不使用，就漸漸地遺忘了，如儲存在手機中的某個手機號碼，有名字但就是想不起那個人是誰等）和前瞻性記憶問題（即某件事情準(zhǔn)備要去做的，但是后來卻忘記做這件事情，如借了同學(xué)的錢，打算一星期后歸還的，但結(jié)果卻忘記歸還等）[3]。這些現(xiàn)象在個人信息管理實踐中也屢見不鮮，有遺忘說明其還沒有形成一種習(xí)慣，所以在心理或生理上有波動時，就會產(chǎn)生個人記憶失誤，最終導(dǎo)致任務(wù)無法完成。現(xiàn)有的很多個人信息管理工具不能很好地解決這種精神層面的問題，所以個人記憶失誤就成為了個人信息管理中的難題之一。

2013年3月第33卷第3期現(xiàn)？代？情？報Journal of Modern InformationMar.，2013Vol.33 No.32013年3月第33卷第3期基于“6T”管理法的個人信息管理Mar.，2013Vol.33 No.32.2 個人信息存儲位置的分散化隨著當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境的不斷普及，數(shù)字化的個人信息不斷增多，也出現(xiàn)了很多存儲數(shù)字信息的載體——光盤、臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦、移動硬盤、U盤、SD卡、智能手機和遠程服務(wù)器等等，很多人由于擔(dān)心會遺忘重要的個人信息，就會將這些信息以不同的形式存儲在這些載體上并放在不同的地方[4]。例如，在網(wǎng)頁上看見一張有價值的圖片，首先會收藏該網(wǎng)頁，然后將這張圖片保存在自己的電腦中，再將其存儲到U盤里或者網(wǎng)絡(luò)硬盤中，也可以將其作為一封郵件發(fā)到自己的郵箱。雖然這在一定程度上能克服人們的遺忘，但是效果并不是很好，這是由于個人信息存儲位置的日益分散化，會導(dǎo)致人們難以找到所需信息的準(zhǔn)確存儲位置。另外，這也會給存儲在各種不同載體上的相同信息的同步更新帶來麻煩，增加了個人信息管理的復(fù)雜性。而信息存儲位置分散和信息同步之間的矛盾正是目前各種信息管理工具無法解決才導(dǎo)致的又一難題。

2.3 信息碎片化時代的挑戰(zhàn)當(dāng)今社會，信息存儲的位置如此之多，信息源如此之分散，人們每天可以通過電視、新聞網(wǎng)站、博客、搜索引擎等多種方式來獲取大量的信息，但是對于這些信息卻沒有深刻的理解和記憶，很多與個人相關(guān)的信息只是過眼云煙，信息分散化使得信息碎片化時代的到來成為了現(xiàn)實[5]。人們在不經(jīng)意間就能夠獲取大量信息，例如在吃飯時看電視，在上網(wǎng)時彈出的資訊或在公車上用手機上微博等，獲取信息如此之簡單，但人們每天也只是浮光掠影地看一看這些信息，除了增加了自己的一些談資，似乎并沒有給自己帶來很大價值。這最直接的后果就是人們的注意力匱乏，新鮮事太多，形成了思維的疲勞，人們很難辨別哪些信息對自己是有用的。信息技術(shù)的發(fā)展促進了信息的碎片化，信息碎片化的時代已經(jīng)到來，這就要求個人信息管理工具能強有力地整合碎片信息，幫助人們在眾多碎片信息中系統(tǒng)地獲得所需的信息，有效地減少注意力的分散。但是目前的眾多個人信息管理工具還無法勝任這樣的工作，從而使管理信息碎片成為了個人信息管理中的另一個難題。

3 “6T”管理法在個人信息管理中的應(yīng)用個人通過協(xié)調(diào)利用各種具有不同功能的個人信息管理工具，來花最少的時間處理最多的信息，快速準(zhǔn)確地獲得所需的個人信息，有效地提高工作效率是個人信息管理的目的之所在。但是，目前一個很大的局限就是，現(xiàn)有的個人信息管理工具功能有限，不能很有效地解決個人記憶失誤和存儲位置分散化的問題，也難以面對信息碎片化時代的挑戰(zhàn)。因此，需要將“6T”管理法引入到個人信息管理實踐中來。“6T”管理法強調(diào)通過天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查和天天改進來達到目標(biāo)，這對于解決個人信息管理現(xiàn)有的難題大有裨益。通過這6個“天天”，可以幫助人們形成一個良好的管理個人信息的習(xí)慣，使不同的信息載體之間可以同步協(xié)調(diào)起來，并可有效地網(wǎng)羅在可視范圍之內(nèi)的個人信息。

3.1 天天處理天天處理是指要天天將完成任務(wù)的必需個人信息與非必需的個人信息分開，把必需的個人信息的數(shù)量控制在最低程度，然后將其放在一個方便使用的地方，再對其他信息進行分層管理。由于人們的天性和個人信息的特點，導(dǎo)致了信息存儲位置的分散化不可避免，但是通過天天處理，可以將不同載體和不同存儲地點的信息聯(lián)系起來，以整體和發(fā)展地視角來對其進行管理。為了實現(xiàn)這一點，首先是將個人信息分為3個層次：常用信息（經(jīng)常使用的個人信息），如手機中的通訊錄，電腦中常聽的歌曲等；不常用信息（不常使用的個人信息），如電腦中存放的證件照等；無用信息（幾乎不再使用的信息）；然后，就是將不同層次的信息存儲在適合的載體上，如經(jīng)常使用的個人信息應(yīng)放在電腦或手機的桌面上，不常或不再使用的信息可以保存在U盤或者硬盤中。由于人們的信息庫中每天都會流入大量新的信息，隨著任務(wù)的變化，原來必需的個人信息也會變成非必需的，所以要養(yǎng)成天天循環(huán)處理的習(xí)慣。處理個人信息是一個永無止境的過程，要根據(jù)需要隨時進行，只靠突擊的“大掃除”是不可取的。

3.2 天天整合個人信息的天天整合指將每天完成任務(wù)所必需的信息加以定位，存放有序、明確標(biāo)識，保證其處在隨時能獲得的狀態(tài)，提高查找信息的效率。這就要求這些個人信息要有“名”（標(biāo)識）有“家”（位置），首先就是要根據(jù)載體和信息的形式、內(nèi)容等特征制定科學(xué)的信息分類標(biāo)準(zhǔn)；其次就是為類目“取名”，科學(xué)的標(biāo)識可以使人們一看到類目的名稱就知道其包含的信息[6]。個人信息天天增加，天天被處理，天天整合也是不可避免的，任意地存放個人信息必然不會使人們工作速度加快，其只會徒增再發(fā)現(xiàn)信息的時間。

3.3 天天清掃個人信息天天清掃的目的是有效組織個人信息，清除每天不需要的信息碎片，并對擁有的各種信息管理工具進行實時同步更新和維護。人們常常會碰到這樣的情況，當(dāng)需要拷貝重要資料時，發(fā)現(xiàn)自己的U盤忘帶了；網(wǎng)絡(luò)硬盤中的某個文件不是最新版本，最新版本存儲在移動硬盤中；還有當(dāng)需要拍攝一些重要的圖片時，手機沒電了等。這些都是因為沒有做好天天清掃而導(dǎo)致的結(jié)果。為了防止這些窘境的發(fā)生，第一，就是通過天天處理和天天整合，使個人信息處在一個有序的狀態(tài)之下，與此同時，及時清理產(chǎn)生的碎片信息；第二，就是要讓個人的信息管理工具（手機、相機、筆記本電腦等等）時刻處在一個最佳的狀態(tài)，隨身攜帶一個輕型信息管理工具（如U盤、SD卡等等）也是非常有必要的；第三，要時時提醒自己保持個人信息存儲的一致性，做好各信息管理工具之間的同步更新工作。

3.4 天天規(guī)范個人信息的天天規(guī)范是指對天天處理、天天整合和天天清掃的制度化和規(guī)范化，堅持執(zhí)行以鞏固成果，目的在于提高完成任務(wù)的效率。這個工作需要做到兩點：第一，系統(tǒng)分析自己天天在處理、整合和清掃個人信息中的過程，仔細研究，找到個人信息在搜集、處理、存儲、歸檔等環(huán)節(jié)中存在的普遍性，再對有規(guī)律的處理方法進行標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)下次遇到相同類型信息時就能夠運用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進行快速地處理，從而大大提高效率；第二，個人信息的備份工作很重要，在對個人信息管理工具中的信息進行同步更新的同時，做好定期備份個人信息的工作也是非常有必要的。

3.5 天天檢查個人信息的天天檢查目的在于為自己創(chuàng)造一個良好的學(xué)習(xí)工作環(huán)境，持續(xù)地、自律地執(zhí)行上述4T要求，方便自己查找所需的信息，提高工作效率。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，首先，要讓自己心中具有保證能持久推動前4T的組織架構(gòu)，做到心中有數(shù)；然后，遇到與自己相關(guān)的信息時，應(yīng)立即進行處理，不要拖到以后，以免遺失一些重要的信息；最后，在自己一天的學(xué)習(xí)工作結(jié)束時，自覺進行6T實務(wù)的審核，做到“日事日畢”。

3.6 天天改進天天改進指人們在管理個人信息時要堅持正常化、日常化、習(xí)慣化、自然化、真實化，最終逐步提升自我的信息素養(yǎng)和工作效率。要實現(xiàn)自我突破，就不能認(rèn)為個人信息的管理完成了前5T就萬事大吉了，要知道個人的外部信息環(huán)境天天瞬息萬變。在每天完成前5T之后，不應(yīng)滿足于當(dāng)天的成果而停滯不前，要不斷提高管理信息的技術(shù)方法，不斷追求卓越，做到“日清日高”，這樣才能既鞏固以前的成果，又不斷提升個人信息的管理水平。綜上所述，可以清楚地看到“6T”管理法在個人信息管理中的優(yōu)越性。在個人信息管理中，通過對“6T”管理法與其他管理方法來管理個人信息而使個人信息最終達到的一種狀態(tài)進行比較，可以看出“6T”管理法對于個人信息的管理以及個人信息管理中目前所遭遇難題的解決都是大有裨益的，如表1。

表1 “6T”管理法與其他管理方式比較分析

管理方式不？管？理普通歸檔“6T”管理個人信息的狀態(tài)個人信息混亂，隨著個人信息數(shù)量的增加，再查找難度增大，信息冗余越來越多個人信息基本有序，對于一些不常用的個人信息容易產(chǎn)生遺忘，不同載體中的個人信息難以實現(xiàn)同步更新，信息碎片難以得到有效地整合個人信息井然有序，再查找方便、迅速，有效地減輕對不常用信息的遺忘，個人信息同步更新信息冗余明顯減少，信息碎片得到有效地利用

4 小 結(jié)將“6T”管理法運用在個人信息管理中，就是為了通過天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查和天天改進來達到一種對個人信息管理的習(xí)慣化和標(biāo)準(zhǔn)化，并將管理行為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效地解決個人信息的記憶失誤、個人信息的分散化和個人信息的碎片化等問題，最終提高工作的效率以及自身的信息素養(yǎng)。這是一個螺旋向上，不斷改進，不斷上升的過程，如圖1。

圖1 個人信息管理中6T管理法運作原理 由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)出現(xiàn)了一些功能強大的個人信息管理工具（如智能手機、平板電腦等）和軟件（如Google桌面、百度硬盤等），但是在國內(nèi)，其應(yīng)用效果并不是很理想，而且相對而言，使用的范圍也是很狹窄的。其實，個人信息管理是一件細致的工作，技術(shù)只是基礎(chǔ)，人本身才是重要的主導(dǎo)因素。在個人信息管理領(lǐng)域中引入“6T”管理法能充分發(fā)揮“人”的主觀能動性，只要堅持執(zhí)行，上述的那些難題也就會迎刃而解[7]。

參考文獻

[1]占南，謝陽群，汪傳雷.從國際個人信息管理專題研討會（ISPIM）看當(dāng)前個人信息管理研究的熱點[J].圖書情報工作，2011，（12）：7-8.

[2]何義釗.中國餐飲業(yè)科學(xué)常效管理的成功方法——“6T實務(wù)”介紹[J].國際商業(yè)技術(shù)，2008，（2）：36-39.

[3]TerryWS.Everydayforgetting：Datafromadiarystudy[J].PsychologicalReports，1988，62（1）：299-303.

[4]謝笑.個人信息管理研究探析[J].圖書情報工作，2011，（12）：23-24.

[5]BernsteinM，VanKleekM，Kargereta.Informationscraps：howandwhyinformationeludesourpersonalinformationmanagementtools[J].ACMTransactionsonInformationSystem，2008，26（4）：24-46.

[6]WillianJones，ManuelPerez-Quinones，MarciaBateseta.TowardsafieldofPIMinquiry[C/OL].http：∥pim.ischool.washington.edu/1.%20towards%20a%20field%20of%20PIM%20inquiry，%20report，%20final.pdf，2010-06-15.

[7]WilliamJones.KeepingFoundThingsFound：TheStudyandPracticeofPersonalInformationManagement[M].MorganKaufmannPublishersInc.2008：160-171.

（本文責(zé)任編輯：馬 卓）

（上接第39頁）

[41]AspesiC.STMpublishing：ashiftofpower[EB/OL].May4，2011.http：∥www.arl.org/bm～doc/mm11sp-aspesi.pdf，2012-11-30.

[42]JosephH.Theimpactofopenaccessonresearchandscholarship：reflectionsontheBerlin9openaccessconference[J/OL].CollegeresearchLibrariesNews，2012，73（2）：83-87.http：∥crln.acrl.org/content/73/2/83.full，2012-11-30.

[43]崔麗芬.電子期刊對于學(xué)術(shù)交流模式的影響：轉(zhuǎn)變過程中的問題討論[J].現(xiàn)代情報，2011，31（1）：160-166.

[44]Wiley-BlackwellPublishing[EB/OL].http：∥en.wikipedia.org/wiki/Wiley-Blackwell，2012-11-30.

[45]PaulusK.ConferenceReport[R/OL].ALPSPInternationalConference2012.Sep11-13，2012；p.2.http：∥www.alpsp.org/Ebusiness/TrainingAndEvents/ALPSPInternationalConference.aspx，2012-11-30.

[46]CrowR.Publishingcooperatives：analternativefornon-profitpublishers[J/OL].FirstMonday，2006，11（9）.http：∥firstmonday.org/htbin/cgiwrap/bin/ojs/index.php/fm/article/view/1396/1314，2012-11-30.

[47]BinfieldP.PLoSONEandtheriseofopenaccessmegajournals[EB/OL].http：∥sspnet.org/documents/367PeterBinfield.ppt，2012-11-30.

[48]LewisD.Theinevitabilityofopenaccess[J/OL].CollegeResearchLibraries，2012，73（5）：493-506.http：∥crl.acrl.org/content/early/2011/09/21/crl-299.full.pdf+html，2012-11-30.

[49]Whithersciencepublishing[J/OL].TheScientist，Magazine，F(xiàn)eatures，Aug1，2012.http：∥www.the-scientist.com/？articles.view/articleNo/32378/title/Whither-Science-Publishing/，2012-11-30.

[50]PoynderR.Openaccessbynumbers[EB/OL].OpenandShut，Jun19，2011.http：∥www.richardpoynder.co.uk/OpenAccessByNumbers.pdf，2012-11-30.

[51]Thornton-VermaH.Nobigdeal：threelibrariessurvivecutstoserialsaccess[EB/OL].ReviewsLibraryJournal，ArchivesforALAConferencesandMeetings，Jun29，2012.http：∥reviews.libraryjournal.com/2012/06/ala/no-big-deal-three-libraries-survive-cuts-to-serials-access-ala-annual-2012/，2013-01-25.

[52]任勝利.在“2012中國最具國際影響力學(xué)術(shù)期刊”發(fā)布會上的發(fā)言[EB/OL].科學(xué)網(wǎng)，2012-12-27.http：∥blog.sciencenet.cn/blog-38899-647041.html，2013-01-25.