探討如何加強水務集團檔案管理系統的建設

【摘 要】水務檔案是我國水務事業和企業發展的見證，檔案管理工作是企業管理工作的基礎。作為新時期背景下的水務集團，要想在競爭日益激烈的市場環境中得以生存和發展，就必須本著為歷史負責、為現實服務和為未來著想的原則，加強檔案管理系統的建設，以不斷提高檔案管理水平，實現水務集團的可持續發展。基于此，筆者將本文命名為《探討如何加強水務集團檔案管理系統的建設》，分別從水務集團檔案管理系統中的管理制度、管理模式以及人才培養三個方面進行探討，旨在與同行進行業務交流，以助推我國水務事業的可持續發展。

【關鍵詞】加強；水務集團；檔案管理系統；建設

隨著時代的發展，我國在水務事業方面取得了較大的進步，作為新時期背景下的水務集團，必須緊跟時代發展的步伐，充分認識到加強檔案管理的重要性，注重水務檔案管理系統的建設，提高檔案管理水平，實現企業的可持續發展。基于此，筆者結合自身工作實踐，作出以下幾點僅供同行參考與交流的淺見。

一、建立統分適度、集中統一管理的水務集團檔案管理體制

新時期背景下的水務集團的主導作用更加明顯，不僅是由紐帶連接而形成的有機整體，更是社會化大生產背景下的重要組織形式，其已經完全具備構建檔案全宗的資格。因而作為水務集團的檔案管理人員，在水務集團檔案管理系統建設過程中必須本著為歷史負責、為現實服務和為未來著想的原則，對水務集團的檔案進行集中管理。這是由于水務集團在進行實體轉化時，由傳統的工廠管理模式向集團管理模式的蛻變，對于產品的生產分工也產生了相應的變化，因而檔案管理亦是如此。各個分公司、子公司的歷史庫藏檔案也相對較多，因而必須在水務集團檔案管理工作中采取統分適度、集中統一的管理制度，在集團本部設立綜合檔案管理機構，對企業集團的所有檔案進行綜合管理的同時還應加強下屬單位檔案立卷的業務指導與交流。與此同時，各分公司、子公司還應建立相應的綜合檔案管理室，以管理分公司、子公司檔案職能機構的角色出現，在行政方面由分公司、子公司領導管線，在業務方面直接由集團本部的檔案管理機構領導，并在集團及下屬公司檔案管理部室配備專業的檔案管理人員，從而確保各種檔案的收集、整理以及立卷歸檔形成專管成線、兼管成網的現代化水務檔案管理體系。為構建水務集團檔案管理系統提供重要保證，為提升檔案管理水平的奠定堅實的基礎。

二、建立符合時代以及水務集團發展的檔案管理模式

為了加強水務集團檔案管理系統的建設，在建立統分適度、集中統一管理的檔案管理體制的基礎上，還應建立符合時代以及水務集團發展的檔案管理模式，才能更好的健全集團檔案管理系統，為提高整個水務集團檔案管理水平夯實基礎。但在目前來看，一些水務集團的檔案管理模式已經難以適應時代和企業自身發展的需要，因而要想建立符合時代以及水務集團發展的檔案管理模式，就應確保檔案管理模式與水務集團的實際相適應，在追求集團經濟效益最大化的同時應摒棄傳統“檔案抓檔案”的管理模式，加快集團管理信息化建設及健康穩定的發展，為集團核心競爭力的提升注入源源不斷的活力。這就需要著力構建現代化、信息化、集成化的檔案管理系統，緊跟時代發展的需要和信息時代賦予的契機，為集團檔案管理工作適應時代發展的需要奠定堅實的基礎。因而要在這一過程中做好以下幾方面的工作：

一是充分認識到檔案管理工作在水務集團目標管理過程中具有的重要性，并加大檔案宣傳力度；二是著力提高水務集團檔案管理的整體水平，在目標管理過程中注重檔案信息化的管理，在具備溝通、交流作用的同時更要具備對比、分析以及協調等功能；三是著力發揮和利用檔案特有的作用與優勢，在確保計劃目標、實施方案與實施成效一致的同時，還應對水務集團管理目標進行及時糾偏，對資源配置進行合理的優化，對行動部署進行有效的管理，始終確保管理活動的正確性，在此基礎上對水務集團檔案進行信息化和集約化管理，并在日常檔案管理工作中融入一站式的服務理念，尤其應將水務集團檔案信息化建設列入企業的日常議事日程；四是水務集團領導應對檔案信息化建設加大支持力度，著力實現集團檔案信息資源管理的數字化和現代化；五是加大與文秘機構的聯系力度，做到檔案管理工作與文秘工作密不可分，只有確保文秘工作得力方能確保檔案著力，尤其當前文件從形成、分發、歸檔、分類、組卷以及編目等均被融入自動化的辦公系統之中，加上電子文件檔案極易受到非法修改，而管理人員對其的真偽無法從直觀進行判斷，所以將檔案管理與文書處理進行結合就顯得十分必要，而且在自動化的辦公系統內不僅文件內容不能更改，還要進行相應的技術處理，并在文件形成時就一氣呵成，進而進行主題分析和著錄標引，從而進一步拉近了二者之間的關系。所以，文書處理工作與檔案管理工作的有機結合，將極大的提高檔案管理的有效性與高效性和及時性。

只有這樣，才能更好地提高水務集團的檔案管理水平，完善檔案管理模式，健全檔案管理系統，為綜合提升整個水務集團檔案管理能力奠定堅實的基礎。

三、著力提高水務集團檔案管理人員的專業素質水平

水務集團檔案管理工作的流程具有定向性、管理模式具有不可復制性，自身的專業規范與標準具有特定性，因而加強檔案管理系統的建設離不開專業化的檔案管理人員。而鑒于當前一些水務集團檔案管理人員專業技術與素質水平亟待提升的現狀，作為新時期背景下的水務集團就必須加大培訓力度，著力提高檔案管理人員的專業素質水平。所以，應該做好以下幾方面的工作：

一是人要現代化。水務集團檔案部門應建立復合型的人才結構，通過對人員進行優化組合使之適應新時期檔案工作，即以檔案專業人員為主，同時又有一定比例的計算機、水務知識、文史知識、信息管理、經營管理等專業人員。

二是應配備能適應集團發展需要的檔案人員。要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學技術知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能的人員，為提高檔案整體管理水平提供重要保證。

三是加強檔案人員的學習培訓，為工作創新打下堅實基礎。為了對新時期集團檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學習培訓，提高檔案管理工作者的自身素質。做到既要精通檔案專業知識，還要學會一到兩門外語，熟悉計算機操作和掌握水務方面的各類專業知識，為檔案管理走創新之路夯實基礎。

四、結語

總之，探討如何加強水務集團檔案管理系統的建設具有十分重要的意義。作為新時期背景下的水務集團檔案管理人員，必須本著為歷史負責、為現實服務和為未來著想的原則，建立統分適度、集中統一管理的水務集團檔案管理體制，建立符合時代發展的檔案管理模式，著力提高專業素質，加強檔案管理系統的建設，將檔案管理水平推上一個新的臺階，以提供更好的服務滿足廣大人民群眾的生活需要。

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