淺談財務檔案管理信息化建設

【摘 要】隨著我國經濟快速發展，文件檔案管理信息化已滲透入各行各業。對水利建設資金投入量的增加，及主體多元化。水利項目建設的繁復性都對水利建設的財務檔案管理提出了更大的要求和挑戰。

【關鍵詞】財務管理；檔案；信息化

一、財務管理信息化的必要性

（1）財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容，財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中，并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言，水利基本建設投資體制改革越深入，水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響，財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而，在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下，水利財務預算管理改革深入推進，財務管理水平不斷提高，財務工作難度和強度也逐年增加。所以，隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，既是適應現代化管理的需要，也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

（2）信息化檔案彰顯優越性。首先，將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案，《財務文件匯編》等，電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外，隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

二、財務管理的問題及解析

（1）財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面，首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員，或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多，造成會計處理不當，賬目混亂，甚至引發機密資料外泄，造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位，領導對會計核算和財務管理質量不重視，只設一位報賬員，而沒有獨立的管理體系，也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目，其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突，往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性，甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象，這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床，也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

（2）財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數據冗繁和重復的現象屢見不鮮，致使信息化后的財務狀況提效有限。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對客觀的數據往往隨意操作，篡改數據，例如在處理債權債務時，將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等，將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形，因而信息化程度還不到位。

三、加強信息化建設的理論策略

（1）信息化意識的培養。首先是部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求水利建設部門的領導團隊本著對國家負責、對集體負責以及對個人負責的態度，重視單位財務管理工作，嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容，即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠性。其次，培養財務管理人員的信息化素質，提高水利基建財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在水利基本建設財務管理過程中，財務人員是工作主體，要想適應現代計算機軟件及網絡的發展，自身要有信息分辨和處理的素質，需要專業而持續的學習和培訓，確保在財務管理信息化的應用中發揮實效。

（2）信息化制度的完善。健全和完善財務信息化管理制度，打造規范化信息處理體系。首先，健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經濟運行狀況的綜合反映，報告的質量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數字真實、計算準確、內容完整、報送及時，能滿足對外對內信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質量。其次，會計檔案管理規范化。對紙質財務檔案的管理要求，應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規定，確保檔案信息的安全性和規范化。最后要規范核算制度，健全財務管理監督制度。依據國家統一管理辦法，各單位建立健全財務監督監控體系。監督措施應能發揮實效，監督內容應包括預算的編制、物資的采購、資金的結算、財產的管理等諸多方面，要貫穿于經濟活動的事前、事中、事后全過程，力圖消除會計監督的“死角”。

四、加強信息化建設的實踐戰術

信息化建設內容包括數據庫系統、網絡系統、安全系統、信息規模、信息服務等。在具體實踐中，應圍繞建設質量的高標準，把財務信息管理基礎部門工作與改善水利事業單位管理結合起來，有效地促進水利事業管理和發展的信息化、現代化。

（1）及時采集、整理和挖掘動態數據信息，完備數據庫資源。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的源頭，是進行其他的財務管理工作和基礎項目建設的前提。傳統的檔案大都以紙質為載體，管理煩瑣且費時費力，實現檔案管理的信息化后，向數字化檔案管理轉變是首要特征。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源，是數據存儲、管理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。數據庫的建立、數據的錄入和管理、隱含信息的挖掘，使完備數據庫資源達到要求。財務檔案信息內容須分類建立子庫，如固定資產管理、預算及核算、債務管理等若干基本數據庫。還可以根據問題性質的不同，建立各系列問題解決方案子模塊，引導數據庫建立的優化和升級。

（2）加強財務檔案信息網絡建設，確保檔案使用的實效。檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、分析上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務檔案信息網絡的基礎準備。將財務檔案網絡信息化處理后，既可以將財務會計文檔、文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。由于水利建設工程中財務信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題還不夠，必須引進并參考智能化程度較高的相關輔助決策系統。