關于建筑工程溝通協調管理問題分析與研究

【摘 要】在項目管理中，溝通與協調是進行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯系，它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。本文主要從溝通管理對工程項目實施的影響及當前建設項目溝通存在的困難入手，深入闡述了做好溝通管理工作的五個措施，以期從中找到可靠有效的工程管理方法。

【關鍵詞】溝通管理；建設工程；溝通

前言

對于一個工程建設項目來說，特別是在大型復雜的工程建造項目中，各種人員或各種不同的專業人員將提供不同的專業服務，且每一項專業服務都非常重要，若各專業間不能很好的配合，缺乏協調和溝通，往往導致材料的浪費、費用的超支以及工期的拖延，從而無法確保企業經濟效益的正常實現。因此，在建筑施工項目管理中，只有不斷改進項目溝通管理，才能科學地組織、指揮、協調、控制項目的實施過程，促進項目目標的順利達成。

一、溝通管理對工程項目實施的影響問題

1、溝通管理是實施現代項目管理的重要內容，是項目各項管理的紐帶，貫穿于現代項目管理其他八個方面（集成管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、采購管理）的全過程，是在人、思想和信息之間建立的聯系。

2、溝通管理是提升建筑施工項目團隊凝聚力的有力保障。有效的溝通可以增進項目團隊成員間的了解，促進領導者改進管理工作，激勵團隊成員的工作熱情和管理的積極性，進而增強團隊成員的凝聚力和工作效率，為建筑施工項目團隊提高整體績效提供保障。若溝通不暢，項目團隊成員就不能正確理解和執行領導意圖，項目也就無法按照管理者的意圖進行，最終導致施工項目管理的混亂甚至失敗。

3、溝通管理是建筑施工項目團隊與項目其他利益相關方協調關系的需要。建筑施工項目團隊不僅要在團隊內部，團隊與施工企業組織間進行大量的溝通活動，還要通過有效的溝通來協調與建設方、監理方、分包商、貸款方、設計方、供應商、咨詢單位、政府、社區等項目利益相關方的關系，以保證有效達成項目目標。

4、溝通管理是提升項目績效的有力保障。相關研究表明，良好的項目溝通能夠促進項目績效的成功實現，相反，溝通存在障礙或無效的溝通將阻礙項目目標的成功實現。項目溝通能對項目的三大績效目標（進度、費用和質量）存在顯著的正相關影響，其中對進度影響最大。

二、項目溝通存在的難點問題分析

1、現代工程建設項目規模較大，參加單位多，項目技術復雜、新工藝的使用、專業化和社會化的分工以及項目管理的綜合性和人們的專業化的矛盾等，使得交流和溝通的難度進一步增強，造成所有參加者溝通面大，人與人之間都存在著復雜的聯系，溝通網絡更為復雜。

2、由于業主、項目經理、承包商、技術人員等各參加者利益、動機和興趣的出發點不同，對項目的期望和要求也不同，對項目目標和目的性的認識也不同，項目目標與他們的關聯性各不同，造成行為動機的不一致。

3、由于項目是一次性的，項目組織都是新的成員、新的對象、新的任務，則項目的組織摩擦大，一個組織從新成立到正常運行都需要一個過程，都有許多不適應和摩擦，所以項目剛成立或一個單位剛進入項目，都會有溝通上的困難，容易產生爭執。

4、項目的建立是一個新的系統，人們的社會心理、文化、習慣、專業、語言對溝通都會造成協調的困難，造成行為的不一致。

三、做好溝通管理工作的措施分析

1、創建溝通的平臺。溝通平臺涉及到解決客觀障礙和惡意態度問題。以較為形象的交通運輸概念來理解，缺乏溝通平臺等于沒有路，缺乏溝通渠道如同沒有車，缺乏完備的信息則等于沒有貨。因此，要在平時的工作中訓練團隊成員的概念共識，建立通過善意溝通解決問題的動機和愿望，搭建好溝通平臺，為做好溝通管理工作打好基礎。

2、講究溝通方式。溝通方式一般有很多種，而口頭溝通是最為常用的一種，其優點是可以直接、快速地進行信息傳遞與反饋，缺點是比較難查收和歸檔。因此，項目管理團隊在工作日記中應建立備忘錄，將工作中的口頭溝通（包括時間、地點、參與人、執行情況等）記錄在案，以備日后查詢，對于重大問題要在工作會議上重申和說明，并寫入會議紀要。項目管理團隊的溝通方式應該以書面溝通為主，在信息傳遞文件單上標明信息的傳達、接收、簽收部門或人員，信息中明確執行結果反饋的方式與時間，以此作為責任歸屬、工作分派、績效考核、獎優罰劣的主要依據。在溝通方式中還有最為常用且有效的方式即會議。對于會議的規范管理，體現了一個專業管理團隊的水平，對會議的把握控制也能夠體現一個管理者的綜合管理水準。同時，在溝通中，還要善于用非語言信號為語言的效果進行鋪墊，通過真誠的微笑、專注的眼神、熱烈的握手、尊敬的寒暄等給對方帶來好感，活躍溝通的氣氛，確保溝通的順利進行。

3、完善溝通的實施過程。因項目參與者不同，因此項目的溝通也不能永遠千篇一律，在規劃階段形成的框架需要在實際執行中不斷完善和調整，尤其是溝通管理中要制定明確的操作方法，指導實際操作。如：信息發布與接收的偏差往往在剛開始時是存在的，要注意在不影響項目正常進行的前提下進行整改，耐心地進行指導，直至符合要求；對于不配合、不服從的現象決不能姑息，而是要堅定地予以懲處。這樣，經過一至兩個月的磨合，把利用率不高的信息進行合并、歸類整理，并根據需要制定新的信息種類及傳遞接收的反饋方法，從而逐步完善對溝通的管理。

4、理好施工過程現場工序交接間的溝通關系。在施工過程中，現場管理預算人員必須與施技術人員、材料機械人員等密切結合，互相了解，以經營管理為核心，避免材料、機械使用的浪費，達到節約成本的效果。（1）現場技術人員對于施工中的工程項目或工程量增減應及時與業主溝通，辦理變更委托手續；對于分包隊伍，現場技術人員要加強責任心，及時簽證，并熟悉定額內容或市場價格行情，減少費用的流失。（2）材料人員在定貨數量上一定要根據技術人員提供的圖紙量略加損耗來控制，避免浪費，把握進貨時間，避免二次搬運，同時定貨單價要及時反映到經營部門，以便經營部門能夠調整預算價差。對于特殊材料價格嚴重超預算的，要有業主部門認可，否則，將為結算帶來不便。（3）機械部門在機械臺班安排上要做好溝通工作，要根據現場工作量情況合理組織實施。

5、做好項目團隊溝通管理的合作伙伴關系。一是項目溝通管理包括保證及時和恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程，做好溝通管理是項目團隊成本管理的關鍵因素，從項目團隊接手項目起，項目的信息就以各種方式傳遞給項目管理的各方，所有的項目參與者，包括項目的業主單位、施工單位、設計單位、專業分包單位、監理單位、質量監督站等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設順利進行，達到各自的目標。二是在工作中，每個部門要根據職責說明書相互配合、相互支持地開展工作，每個人的行為都要以該流程的要求為準則，完成各自的目標功能，如此才可能把業主單位、施工單位、監理單位等各部門、各崗位的功能融入項目整體管理的團隊體系中，從而形成一個完整規范的運轉系統。三是加強團隊建設會議，通過團隊成員之間的溝通與交流，相互學習，取長補短，進而增強團結力，提高工作熱情和工作水平，共同參與項目的建設管理。

四、結語

建筑施工項目管理是一項系統工程，涉及成本管理、質量管理、溝通管理、時間管理、風險管理等諸多方面。工程項目實施的復雜性及利益相關者的多樣性導致了施工項目管理過程中大量溝通問題的存在，施工項目團隊之間、項目相關利益者之間只有順暢、高效地進行溝通，才能了解項目組織的目標和方向，從而順利完成項目的各項任務

參考文獻：

[1]李世蓉，鄧鐵軍.工程建設項目管理[M].武漢：武漢理工大學出版社，2007

[2]劉俊瑋.項目經理在項目開展過程中的溝通管理探析 [J].項目管理技術.2010