淺談如何正確處理機關檔案保密與利用工作的關系

機關檔案是指各級機關部門在工作中形成的對國家、社會和機關各項業務工作有查考價值的文字、圖標和聲像等不同形式的歷史記錄，它是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關檔案是有密級的，包含了大量涉密文件、科技成果、經濟數據等資料，關系著國家利益和國家安全，具有重要意義。

保密工作是機關檔案工作中的重要環節，正確處理機關檔案資料的利用與保密工作之間的矛盾至關重要，需要在檔案保密工作中付諸一系列措施。

1 加強制度建設，完善檔案保密工作管理

加強機關保密工作制度是完善檔案保密建設的客觀要求，加強對檔案法制的深入學習與輿論宣傳，熟悉國家《保密法》，嚴格遵守《國家工作人員十條保密守則》及其配套法規，依法履行保密義務，并以此作為機關檔案制定各項制度的依據，能讓檔案管理者與使用者受到教育，知曉檔案法規，明確法律責任與違法行為界限，繼而強化全員的保密意識，增強保密法制觀念。機關保密制度的建立可以從管理與利用兩方面著手：

1.1 規范機關檔案管理制度

日常機關檔案工作中，應該建立相應的保密制度，管理人員對秘密檔案材料應嚴加管理，嚴格傳遞，涉密文件未經批準，不得擅自擴大利用范圍，以確保檔案的安全；一切秘密文件、電報、檔案、資料、錄音帶、錄像帶和領導同志的筆記、信件等必須嚴加保管；收到密件要認真核對、登記，及時送領導閱批，或按保密規定妥善處理，閱批文件要認真做到“人離文入柜”，“人離門上鎖”；定期檢查、清理、清退、銷毀文件，銷毀文件要執行登記、審批、監毀制度，秘密文件的成文草稿或多印件，視同正式文件登記、保管、歸檔或銷毀。

1.2 完善機關檔案利用制度

機關檔案利用除制定查閱制度、利用規章、外借制度、復制制度外，還要根據實際情況，對不同層次的使用人員確定不同的使用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷積累、充實和完善，有效地規范和約束檔案建設及使用管理中的工作行為，使檔案使用管理始終沿著健康的軌道發展。

2 明確工作職責，提高檔案管理人員的素質

保守檔案機密是每個機關檔案管理人員的神圣職責。工作人員必須嚴守黨和國家的秘密，遵守保密守則，嚴格按照《保密法》要求開展檔案工作，增強保密意識，防止失泄密事故發生。負責檔案管理的工作人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。

針對在原來檔案管理過程中不少工作人員容易出現的保密意識淡化、現代保密技術運用不熟練等問題，我們需要采取一系列措施來強化提高機關檔案工作人員素質。

2.1 重視機關檔案工作人員政治素質的培養

機關檔案工作人員要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業。這就要求機關檔案工作人員樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀律，嚴守黨和國家的機密。

2.2 加強黨員工作人員業務素質培訓

檔案人員要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規。檔案人員應有較高的、相應的專業知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的科技知識，如社會學、情報學、統計學、心理學、傳播學及現代化設備的操作技術。

2.3 著重培養檔案管理者的職業素養

檔案管理者應能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于獨立處理利用中出現的一般問題。所以機關檔案人員不但要繼承傳統檔案工作的理論與觀念，還要有研究、探索檔案工作發展中出現的新情況，利用先進技術解決新問題，豐富和發展檔案工作的理論與實踐。

檔案人員對檔案的保密安全負有義不容辭的責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員要有嚴謹的工作作風和高度的保密意識，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，特別是在檔案利用過程中，不僅要嚴格履行審批登記手續，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務，同時這也是政治和紀律素質的最直接體現。

3 正確對待檔案的利用問題

我們在享受公共檔案信息知情權、使用權的同時，依法履行對秘密信息的保密是責無旁貸的義務。在現實工作中，機密檔案應該保密，但保密的目的就是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用不但會失去保的意義，更會失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴格做好保密工作的同時，應正確處理好檔案保密和利用的問題，從而使檔案資料得到合理使用的同時，避免負面作用的發生。

3.1 加強絕密檔案的日常使用管理

絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3.2 規范檔案利用者的使用范圍

檔案利用者傳閱秘密文件、資料要嚴格實行簽收制度，按規定范圍單線傳閱，不得橫傳，隨時掛號銷號，及時催閱；不得擅自翻印、摘抄轉載、公開引用。嚴格按照相關手續借閱文件，閱讀完畢的文件、資料隨時退還機要、秘書人員或承辦人，密碼電報及絕密文件要當天退還機要室；要懂得復印國家秘密文件、資料，必須辦理審批手續，復印件要同原件一樣妥為保管。

4 高標準做好檔案利用中的監督保障工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，是解決檔案利用與保密工作矛盾的有利保障。具體說來，檔案在利用過程中，監督者要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護；有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器；對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止撕破或涂改檔案。做好利用監督，還要做到三勤：一是，嘴勤，勤于宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是，眼勤，勤于觀察動態，將每個利用者于視覺之中；三是，手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

總之，我們要在檔案工作中不斷地積累經驗，根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，加強工作人員的各項素質。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

[責任編輯：王靜]