檔案館危機預防評價體系的構建

摘要：檔案館危機管理是檔案館管理和保護工作的一部分內容，是檔案安全保障體系建設中的一項工作。本文以檔案館的危機預警為研究對象，從實際情況出發，遵從現行檔案法律、法規和標準，探討檔案館存在的主要危機因子，構建檔案館危機評價體系，明確危機預警模型評估的內容和方法，通過綜合分析，提出切實可行的危機評估條目及其指標，從而為檔案館危機評價工作的規范化、可操作化和統一化提供參考。

關鍵詞：檔案館危機 危機體系 危機評價

建立檔案館危機預防評價體系和方法的前提是根據檔案館的實際情況確定危機因子，根據各因子的關系建立預防模型，通過此模型完成整個危機評估過程。在模型的構建過程中，根據一定的危機管理研究理論和方法，找出紙質檔案保護、管理和搶救過程中的各項危機指標，并為其進行危機指標威脅賦值，分析各個環節的危機情況，通過風險模型的流程運行得出檔案館危機預警分析結果。

一、檔案館存在的主要危機因子

無論對于檔案館的危機因素分析，還是實際的安全評估，都需要在綜合分析的基礎上，先確定檔案館危機預防評估內容，著重考慮評估工作的實際可行性和簡易性。檔案館危機評估內容和方法主要依據：第一，檔案法律法規與相關標準；第二，檔案館特殊的危機因素；第三，其他行業的安全評估辦法；第四，已有的檔案館危機預防評估實踐探索。

本文將檔案館危機分為內部和外部兩大類，共計6個方面：管理危機、人才危機、安全危機、資源危機、各種操作活動危機、自然災害危機（詳見圖1）。

人才危機主要表現在館員隊伍建設方面，由于缺乏高水平的專業技術人員，致使相對于現代管理和技術方面，無法解決實際工作中遇到的一些活動而構成的危機；資源危機是檔案館的館藏資源優勢沒有得到充分的開發利用，沒有充分挖掘現有檔案的價值，建立完善的信息資源保障體系，使很多檔案長期無人利用或很少利用而成為死檔，在信息社會中漸趨失去檔案利用價值；管理危機是由于檔案館管理水平還停留在幾十年前，思想意識保守，缺乏創新意識，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏相應的標準而帶來的危機；安全危機是指檔案館由于安全設備、裝具、環境條件、泄密、網絡安全而造成的危機：各種操作活動危機是在檔案收集、整理、利用、保存、展覽、信息再生和修復活動中由于操作活動不標準、不規范帶來檔案的破壞或隱患而產生的危機；災害危機主要是指突發事件或自然災害而帶來的危機。

二、檔案館危機預警管理系統

檔案館危機預警系統的構建是一個系統工程，預警系統是應用預警理論和其他數據處理工具完成特定預警功能的理論和方法體系。預警系統包括預警指標體系，預警信息及反饋系統，預警結果評價系統以及預警信號模型。檔案館危機預警機制的實施包括信息的收集、信息的分析判斷、信息的傳遞、制定預警方案和信息的反饋五個階段，實施的主體是檔案館危機預警管理小組。管理小組要對收集到的信息要做出分析判斷，并進行信息傳遞和啟動應急預案。

依據危機預警理論，結合檔案館的特點，設計了檔案館危機預警系統（詳見圖2）。利用該系統，通過信息數據的輸入，實現危機等級的判斷。

三、檔案館危機預防評價方法

本文闡述的檔案館危機評估方法，為基線評估法，即以一套詳細的評估內容和指標要求為基線，綜合衡量檔案館各項安全工作的優劣。具體評估時，采取基線法的綜合運用形式，即以檔案館危機綜合打分表（詳見表1）進行常規評估，輔以抽查評估，綜合評判檔案館自身安全保障能力。

該綜合打分表的評估內容共由實體硬件、組織管理、防災應變3個打分項和單項抽查輔助評估項構成，其中，三大打分項細分為29大指標，每個指標考慮其重要性和囊括的內容，分別賦予了不同的分值。各細化指標的參數和要求，均遵循現行的《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）和《檔案館建設標準》（建標103-2008）等現已頒布的國家標準和行業標準，評估有效期和分數等級劃分同《市縣級國家綜合檔案館測評辦法》保持一致，便于檔案工作人員的執行和專家組學者的綜合評判。

根據評估打分表的細分指標總得分，經過加權計算，得90分及以上為一級，80-89分為二級，70-79分為三級，69分及以下為不合格。其中，綜合打分表評分主體分為（A）實體硬件（館舍、設備、裝具）、（B）組織管理和（C）防災應變三部分，各部分滿分均為100分，A、B、C對應各自權值a、b、c（取值0～1），若評估總得分為Z，則Z=Aa+Bb+Cc。三部分各自權重值的確定尚待實踐統計的完善，本文從一般檔案館安全保障的薄弱環節和實際情況出發，同時考慮各部分均衡性，傾向于取c為0.4，a、b皆為0.3，故總分計算公式為Z=0.3A+0.3B+0.4C。例如，某檔案館實體硬件部分得80分，組織管理得90分，防災應變得70分，則總得分為79分，安全等級應為三級。

檔案館危機評價體系的建立和評價方法的科學選擇為客觀評價檔案館危機提供了保障，為安全管理提供了平臺。危機評價工作的開展較為真實和客觀地反映檔案館安全工作漏洞，各級檔案館真正缺乏的并不是各項安全保障規章制度，而是真正的危機和安全實踐意識，檔案館的安全問題是關乎檔案工作生死存亡的大計，要實現對檔案館安全的全方位保障，必須有科學全面的評估。