淺談電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平

摘 要：隨著現代信息技術的迅速發展，檔案信息的數字化管理已成為未來發展的趨勢。如何推進電力系統運用檔案數字化、不斷提升檔案管理水平，已成為當前電力系統檔案工作者普遍關注的課題。筆者結合自身實際工作，在本文中闡述了電力系統運用檔案數字化的作用和優勢，探討了電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平的對策措施。

關鍵詞：電力系統 檔案數字化 管理水平

中圖分類號：TM7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（b）-0245-01

當前，我國電力事業蓬勃發展，電力檔案工作的作用也日益得到發揮，服務企業發展的成效也愈發明顯。但是，目前電力部門檔案工作普遍存在一些問題，比如：企業領導的檔案意識淡薄，重視程度不夠，部分企業沒有指定專人負責從事檔案管理工作，檔案資料不規范、檔案資料丟失情況都不斷發生。這種以紙質檔案為主的傳統管理模式已越來越跟不上形勢的發展，受到了新時期、新技術的巨大沖擊，數字化檔案管理的新模式已經愈發凸顯。電力系統如何通過運用檔案數字化提升檔案管理水平，深入開發檔案信息資源，強化檔案信息服務意識，已成為當前電力系統普遍關注的課題。筆者在本文中闡述了電力系統運用檔案數字化的作用和優勢，探討了電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平的對策措施，供業內同行借鑒參考。

1 電力系統運用檔案數字化的作用

（1）電力系統運用檔案數字化，可以為企業健康發展提供信息支持。運用檔案數字化進行電力系統的檔案管理，可以形成有效的電子文件，尤其是涉及重大項目投資、企業重大人事變動調整、機構重大變革等事宜，可以及時通過檔案數字化平臺進行公布，從而真正將企業民主管理落實到位，增加了企業各項工作的透明度和開放度，使廣大職工對企業的各項工作熟知，提高工作的積極性和主動性。同時，數字化的檔案可以方便員工從網絡上學習下載資料，開拓了新的學習工作途徑，強化了職工的學習觀念和意識，有利于企業的健康穩定發展。

（2）電力系統運用檔案數字化，可以把新時期電力檔案管理工作推向新高度。長期以來應用的紙質檔案保管起來比較復雜，極易受到保存條件的制約，發生受潮、墨跡字跡不清等問題，在很大程度上限制的檔案資料的保存利用。而數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定，不受保存條件的制約，改變了紙質檔案工作勞動量大、保管不方便的弊病，實現了檔案資料的規范有序管理，在很大程度上提升了檔案利用效率和檔案的共享水平。

（3）電力系統運用檔案數字化，可以為檔案信息資源共享開辟嶄新途徑。數字化檔案將企業的各種原始檔案資料進行分類收集、集中管理，建立起方便查閱的數據資料庫。這樣一來，企業的廣大職工不僅可以在網絡上查詢到本企業的檔案資料，還可以查詢學習相關兄弟單位的文件資料，真正實現了資源共享、共同提高的目標。

2 電力系統運用檔案數字化的優勢

可以說，檔案數字化與檔案管理緊緊相連，密不可分。檔案管理是基礎、是前提，檔案數字化是更深層面的檔案管理，是檔案管理的進一步優化升級。檔案管理工作過程中，需要一人或多人進行分卷、編目、歸檔等工作，任務繁重復雜。檔案數字化脫離了原有體制的束縛，檔案數字化工作人員不必再從事繁瑣復雜勞累的檔案分類、編目、歸檔等工作，可以把更加的精力運用到如何進一步開發檔案和利用檔案上去。所以，檔案數字化實現了由檔案由手工操作到網絡管理的轉變，為檔案管理工作的進一步優化發展提供了更加廣闊的發展前景，有利于檔案工作更好的服務于公司未來的發展。

3 電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平的舉措

（1）要進一步建立健全各項管理制度。首先，要明確專人負責檔案數字化工作，對電氣企業內部的各科室、單位要明確專人負責整理檔案資料，由公司專門的檔案管理人員負責收集歸檔，經過整合完善，將分散的檔案資料歸類整理，提交企業檔案室保存。這在一定程度上可以做到專人專責，防止拖尾扯皮，全面提高數字化檔案工作效率。其次，要指定一名技術水平高的人員作為企業的網絡管理員。網絡管理員負責做好在線文檔歸類整理工作，建立起專門的電子數據庫，為企業領導和員工提供優質的檔案服務。要特別注意的是，必須要對歸檔的電子文件進行拷貝，以免計算機操作失誤造成文件丟失。再次，要建立嚴格的文件登記管理制度。企業檔案室負責人作為文件管理的第一責任人，通過實行嚴格的文件登記制度，對公司所有的電子文件進行有效管理，同時負責監督指導各單位、科室負責人員及時歸檔電子文件，每年底對電子文件光盤進行檢驗，及時歸檔登記封存，為以后隨時調閱做好充分的準備。

（2）要進一步做好數字化檔案保密工作。當前，檔案數字化工作者的保密意識還需進一步加強。由于電力檔案數字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發生泄密。因為掃描時要逐頁進行，還要進行轉變格式、壓縮文件等操作，可以說這個過程復雜繁瑣。很多企業在進行檔案數字化工作時，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發生概率。所以，在進行檔案數字化工作的過程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是一些重要人事檔案，檔案專門人員務必提高自身的保密意識。同時，檔案人員要充分認識到確保數字化檔案建設是一項保密性強的綜合工程，必須根據新時期的網絡特點，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數字化信息在網絡上傳播，通過數字化檔案的保密建設，為電力企業發展提供堅實的檔案信息服務。

（3）要進一步強化數字檔案管理人員素質。誠然，電力系統檔案數字化工作投入高，科技水平含量高，這項工作需要綜合素質能力較強的人員來承擔，檔案數字化工作人員要學會管理，善于管理，同時要熟悉新時期、新形勢下的信息知識。目前，檔案數字化工作者還不能完全達到這一要求，人員知識結構不夠合理、知識層面比較狹窄，這也成為在制約數字化檔案工作的重要。

4 結語

未來時期是信息經濟的時期，可以說，廣大電力部門檔案工作者機遇與挑戰同在。電力系統數字檔案工作逐步實現規范、科學，是目前電力部門在檔案工作中亟待解決的問題。筆者相信，只要廣大電力檔案工作者意識到數字檔案工作的艱巨性，科學制定有效整體規劃，然后組織分期實施，同時進一步建立健全各項管理制度，進一步做好數字化檔案保密工作，進一步強化數字檔案管理人員素質，我們的電力系統數字檔案建設將更加基礎堅實、運作良好，這也將在很大程度上推進電力企業的持續，健康，快速發展。

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