淺議電子檔案的整理與保護

摘 要：文書檔案如何整理？會計電子文件如何整理？電子檔案如何保護？針對我單位的實際情況，通過以上問題的解決，從而達到對電子檔案的整理與保護工作。讓電子檔案操作起來更加方便快捷。

關鍵詞：電子檔案 整理 保護

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（b）-0219-01

為了保證我單位的電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用，應按檔案種類分別整理組盤。

1 文書電子檔案

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

根據我單位的實際情況，可把文書檔案分為地勘局（主管局）文件、本單位內部文件、中央文件、吉林省文件、琿春市文件。

一是地勘局（主管局）和本單位內部文件。同一年度的文件，分別作出分類，可分為黨群、行政類、財會類文件，之后分別分盤保管，由于地勘局（主管局）和本單位內部文件保存期限都是永久或長期的，可分別把保管的文件分盤成永久和長期兩部分保管。二是中央文件、吉林省文件、琿春市文件。同一年度的文件，按照保管期限分別組盤保管。

機關文書部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。[1]文書在進行文件歸檔時，可建立文書檔案盤內文件目錄，便于文件查閱。分別組盤后，更有利于查閱和保管，更便于根據不同年代，不同期限，定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。

2 會計電子文件整理

工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，分別以在崗職工、待崗職工、離退休、遺屬分盤歸檔。并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

賬簿。我單位會計賬簿統一由財務用友軟件管理，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，財務主管領導、科長、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

報表。對于財務科的月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告?？砂茨甓龋鶕９芷谙?，組盤保管。

《中華人民共和國國家檔案局》機關檔案工作條例 第十七條規定 機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在機關辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經機關領導人批準后銷毀。[2]根據此規定，我單位應該由隊長任組長，辦公室主任任副組長，檔案管理人員任組員，組成鑒定小組，定期對已經解密或者無保存價值的文件，進行電子版登記、造冊，經單位主管檔案領導批準，指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽字，確保已經徹底銷毀。對于銷毀數量較大的文件，要經地方保密局批準，統一銷毀。

3 電子檔案的保護

由于磁性存儲載體不能成為電子檔案永久保持的穩定載體，所以我們應該采取比較穩妥的方法對軟磁盤的保護，以此來延長文件的保存壽命。

3.1 軟磁盤的保護

（1）軟磁盤采用聚脂塑料制成。為防止軟磁盤損壞，有效地提高磁盤數據的安全性，統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤保存。

（2）防止軟磁盤感染計算機病毒的一種有效的方法是對軟磁盤加上寫保護。

（3）軟磁盤的質量也直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。所以在選購磁盤的時候要到正規的銷售場所購買。

（4）嚴格保管軟磁盤。軟磁盤要放在距離強磁場10 m以外、無灰塵、無腐蝕氣體、相對溫度控制在14 ℃～24 ℃、相對濕度控制在40%～50%的環境下。

在電子文件的管理過程中應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作，應該由文書負責；電子文件歸檔管理的日常監督、指導和保管、開發利用等工作，應該由辦公室主任負責。

參考文獻

[1] 中華人民共和國國家檔案局.機關檔案工作條例，第三章，檔案的接收（1983年4月28日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布）.

[2] 中華人民共和國國家檔案局.機關檔案工作條例，第四章，檔案的管理和提供利用，第十七條.