淺談高校人事檔案管理

摘 要：人事檔案是高校對人才管理的重要手段，也是反映人才經(jīng)歷、能力、特長等的重要載體，同時也是學校考察和了解人才的重要依據(jù)，其管理的好壞關(guān)系到學校人力資源的開發(fā)和應用。本文主要分析了高校人事檔案管理存在的問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗，提出相關(guān)改善措施，旨在提高我校人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 問題 對策

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0226-01

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。作為高校的人事檔案管理，是人力資源管理的重要組成部分，是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)，科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用。但由于認識的偏差，一直以來，人事檔案并未引起人們的重視，因此存在諸多亟待解決的問題。

1 高校人事檔案管理存在的問題

近幾年來，全國各高等院校的建設(shè)都取得了前所未有的發(fā)展，但高校的人事檔案工作卻一直是薄弱環(huán)節(jié)，未跟上發(fā)展的步伐。雖然檔案管理人員隊伍在逐年壯大，檔案人員的素質(zhì)也有所提高，但從整體上來看，依舊存在諸多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾點。

1.1 對人事檔案管理認識不足

長期以來，很多人錯誤的認為高校人事檔案管理只是簡單的錄入、裁剪、裝訂、保管而已，與教學和科研無直接關(guān)系，不能為學校創(chuàng)造效益，只要做好本職工作，不丟失、不泄密便可。如此人事檔案管理人員平日也只是程序化的完成工作，無任何激情，默默無聞中度日，讓人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。殊不知，人事檔案管理工作是高校人才儲備情況的真實反映，是選拔人才的重要依據(jù)，很大程度上決定了高校的發(fā)展。

1.2 人事檔案管理方法落后

長期以來，檔案室只求“看好大門、守好小攤”，檔案不丟便可萬事大吉，因此工作人員在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，缺乏創(chuàng)新意識，仍處于“被動服務(wù)”的局面。日常的大量工作是接待查閱者，辦理檔案借出手續(xù)，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料。很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。

1.3 人事檔案管理人員配置不足

隨著高校的發(fā)展，師資隊伍不斷龐大，教職工人事檔案數(shù)量增加，人員流動頻繁。但由于目前高校大多數(shù)檔案管理人員隊伍中多數(shù)的管理人員是由人事部門的工作人員兼任的，專職檔案員很少，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的專職檔案管理人員則更是鳳毛麟角。兼職的工作人員由于缺乏專業(yè)的知識，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應人事檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4 人事檔案管理信息化不足

目前很多高校的人事檔案管理還局限于紙質(zhì)管理，管理的重心為實體管理，并未隨著科技的發(fā)展而采用更先進的管理手段。即使應用計算機技術(shù)，也只是局限于打印檔案目錄，無法實現(xiàn)查詢和檢索，更無法對人事信息進行帥選、排序、分類、匯總等，如此不僅增加了工作量，而且降低了工作效率，造成人力資源的浪費。

2 高校人事檔案管理改善對策

從上面的分析中我們不難看出，人事檔案管理工作作用突出，但問題也不少，如何掃除問題，充分發(fā)揮其管理作用成為人事檔案管理工作人員的重任。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗，提出以下幾點改善對策，與同行共同探討。

2.1 加大投入，提高事檔案管yPnjbTplgC28Z4EKfBvagQpnNBImkQZppts5YBM6Qbo=理意識

從上方分析可以看出，之所有人事檔案管理會存在這么多問題，最根本的是沒有得到重視，投入比較低。因此，筆者建議學校可以在人力、物力、財力上給予大力支持，通過激勵機制，激發(fā)工作人員的熱情，讓工作人員的態(tài)度感染其他人，從而全面改變?nèi)藗儗θ耸聶n案管理的認識。同時可以建設(shè)規(guī)范化的檔案室、檔案柜，在工作人員在舒適的環(huán)境中工作，讓其他借閱者感受人事檔案管理工作的規(guī)范性，逐步提高對人事檔案管理的認識。

2.2 完善相關(guān)管理制度

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此高校要從檔案收集、歸檔、移交及檔案的日常保管、借閱、利用等都要制定一套嚴格的、符合高校實際的制度，比如《檢查核對制度》、《保管保密制度》、《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《干部檔案查（借）閱制度》等。同時為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

2.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

隨著知識的日新月異，新技術(shù)的層出不窮，學校檔案工作對檔案人員提出了更多的新要求。因此，對于人事檔案管理工作人員要主動、積極提高自身的素質(zhì)，不斷拓展知識面以適應發(fā)展的步伐。比如可以根據(jù)檔案工作者不同的層次、不同的需求，按需施教，安排他們進行不同形式的再繼續(xù)教育。同時還可以選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理領(lǐng)導，以身作則的帶動其他工作人員素質(zhì)的提高。

2.4 加快信息化建設(shè)

信息化管理是新時代的趨勢，在各行各業(yè)已普遍推廣，能夠?qū)⒎爆嵉墓ぷ骱唵位⒊绦蚧⒔y(tǒng)一化，充分符合了現(xiàn)如今快節(jié)奏的發(fā)展要求。在新形勢下，人事檔案工作僅靠傳統(tǒng)的管理模式和落后的手工操作，很難適應人事工作的需要，只有將人事檔案用計算機進行管理，才能提高工作效率，使檔案工作者從繁雜的手工勞中解脫出來。因此高校可根據(jù)自身管理的特點，選擇合適的管理軟件，實現(xiàn)信息化。同時，還可建立人事檔案信息查詢，適當設(shè)置訪問權(quán)限，即可達到便捷的目的，又能起到保密的作用，從而使高校人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的工作中解放出來，提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，人事檔案管理工作只有不斷的發(fā)現(xiàn)問題解決問題，才能充分發(fā)揮其作用，也才能夠更好的服務(wù)于學校的發(fā)展，催進學校的進步。

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