EXCEL在單位財(cái)務(wù)會計(jì)工作中的運(yùn)用

摘 要：EXCEL是美國微軟公司開發(fā)的一款功能非常強(qiáng)大的應(yīng)用領(lǐng)域又很廣泛的軟件，俗稱為“電子表格”它不僅能進(jìn)行自動計(jì)算，還可以進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策，特別是可以進(jìn)行軟件開發(fā)，包括財(cái)務(wù)會計(jì)軟件的開發(fā)。

關(guān)鍵詞：EXCEL 經(jīng)濟(jì)決策 軟件開發(fā)

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0024-02

在單位基本會計(jì)核算中它又有什么用處呢？在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)達(dá)到了非常發(fā)達(dá)程度的今天，市場上有各種財(cái)務(wù)軟件。因此，有人認(rèn)為：一般單位財(cái)務(wù)工作用不到EXCEL。

我認(rèn)為，以上想法是錯誤的：單位基本會計(jì)核算的程序是：原始單據(jù)— 記賬憑證— 會計(jì)賬簿— 會計(jì)報(bào)表。其中的從原始單據(jù)到記賬憑證階段需要一個對原始單據(jù)分類整理階段。有時候還是需要很大的計(jì)算量和工作量的，如果用了EXCEL，將會大大減輕會計(jì)人員的工作量，提高核算效率。本人試圖通過一個現(xiàn)實(shí)工作中的案例來說明該問題。

本單位是一家小型公辦事業(yè)單位，2012年11月份接到財(cái)政部門通知：要求單位計(jì)算出本次事業(yè)單位工資制度改革應(yīng)補(bǔ)發(fā)的工資總額，以便財(cái)政部門及時撥款并補(bǔ)發(fā)到位，以調(diào)動職工的工作積極性。

根據(jù)財(cái)政部門要求，應(yīng)補(bǔ)發(fā)的績效工資的計(jì)算方法如下：2010年1月1日至2011年9月30日應(yīng)補(bǔ)發(fā)績效工資，由市人事部門核定的月績效工資標(biāo)準(zhǔn)，減去該時間段已經(jīng)發(fā)放的津貼數(shù)，乘上月數(shù)即21個月。2011年10月1日至2012年12月31日應(yīng)補(bǔ)發(fā)的績效工資，由市人事部門核定的調(diào)整后的新標(biāo)準(zhǔn)，減去該時間段已經(jīng)發(fā)放的績效工資數(shù)，乘以月數(shù)即乘以15。兩項(xiàng)數(shù)的合計(jì)即是該職工應(yīng)補(bǔ)發(fā)的績效工資數(shù)，需要說明的是人事部門核定的績效工資標(biāo)準(zhǔn)是全部績效工資的70%，需要換算成全部績效工資，即用批文中的核定數(shù)除以70%。從財(cái)政部門所要求的算法當(dāng)中我們可以看出如果用手工計(jì)算出結(jié)果再輸入表格的話不僅工作量大而且計(jì)算容易出現(xiàn)誤差。如果使用EXCEL來計(jì)算的話情況就不同了。

下面是我用EXCEL來計(jì)算并造出該表的操作步驟。

（1）用鼠標(biāo)雙擊EXCEL圖標(biāo)，打開EXCEL。將任務(wù)欄中的Sheet1，Sheet2，Sheet3分別重命名為2010年補(bǔ)發(fā)績效工資表，2011年補(bǔ)發(fā)績效工資表，2012年補(bǔ)發(fā)工資績效表，再點(diǎn)擊“插入”菜單插入一張工作表并將其改名為“補(bǔ)發(fā)績效工資合計(jì)數(shù)”。先點(diǎn)擊2010年補(bǔ)發(fā)績效工資表。將A1至H1單元格通過“合并單元格”命令，設(shè)計(jì)成一個合并單元格，在合并單元格中輸入“2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表”。分別在A2至H2單元格輸入“序號”“姓名”“2011年9月30日以前基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”“2011年9月30日以前績效工資標(biāo)準(zhǔn)全額（100%）”“當(dāng)年已發(fā)津貼補(bǔ)貼”“當(dāng)年獎金（年終獎）”“當(dāng)年補(bǔ)發(fā)數(shù)”“簽名”字段。用同樣的方法在“2011年補(bǔ)發(fā)績效工資表”中建立同樣的字段（由于2011年有兩個執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)所以多出“2011年10月1日以后基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”兩個字段。）；“2012年績效工資補(bǔ)發(fā)表”中字段和2010年的表完全相同，只不過字段“2011年9月30日以前基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”“2011年9月30日以前績效工資標(biāo)準(zhǔn)全額（100%）”應(yīng)改為“2011年10月1日以后基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”字段。打開“補(bǔ)發(fā)績效工資合計(jì)數(shù)”工作表，將A1至D1單元格設(shè)計(jì)成合并單元格，輸入“補(bǔ)發(fā)績效工資合計(jì)數(shù)”字樣。在A2至D2單元格輸入“序號”“姓名”“金額”“簽名”字段。如（表1～4）所示。

表格設(shè)計(jì)好之后，我們先在“2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表中”輸入數(shù)據(jù)，在“序號”字段的第一行即A3單元格中輸入01，然后將光標(biāo)放到該單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成小黑識字時，按住鼠標(biāo)左鍵同時用左手按住“Ctrl”鍵，下拉鼠標(biāo)，就會看到序號按順序被復(fù)制。在“姓名”字段（B3）輸入人名“陳浩”，在“2011年9月30日以前基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”字段（C3）輸入1194（該數(shù)據(jù)來自市人事部門的批文）在“2011年9月30日以前績效工資標(biāo)準(zhǔn)全額（100%）”字段下即D3輸入“=A3/0.7”這時我們可以看到D3單元格中自動顯示為“1706”，這就是EXCEL的自動計(jì)算功能。在“當(dāng)年已發(fā)津貼補(bǔ)貼”字段下即E3單元格輸入“758”（該數(shù)據(jù)來自2010年10月份工資表，或者人事部門的批文）。在“當(dāng)年獎金（年終獎）”字段下即F3單元格輸入“1500”（該數(shù)據(jù)來自2010年績效工資表），在“當(dāng)年補(bǔ)發(fā)數(shù)”字段下G3單元格輸入“=（D3-E3）×12-F3”這時該字段自動顯示為“9786”。下面再來操作“2011年績效工資補(bǔ)發(fā)表”在該表的“姓名”字段下即B3單元格輸入“=ACN+FKBVAQk5IwNrjkfqPQ==‘2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！B3”，在“2011年9月30日前基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”字段下即C3單元格輸入“=‘2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！C3”，在“2011年9月30日前績效工資全額（100%）”字段下即D3單元格輸入“=C3/0.7”，在“2011年10月1日以后基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”字段下即E3單元格輸入“1586”（該數(shù)據(jù)來自人事部門的批文，這時第二次調(diào)整津貼標(biāo)準(zhǔn)后的又一個新標(biāo)準(zhǔn)。）在“2011年10月1日以后績效工資總額（100%）”字段下的F3單元格輸入“=E3/0.7”，在“當(dāng)年已發(fā)津貼補(bǔ)貼”字段下的G3單元格輸入“=‘2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！E3”。在“當(dāng)年獎金（年終獎）”字段下的H3單元格輸入“1800”（該數(shù)據(jù)來自2011年績效工資表）。在“當(dāng)年補(bǔ)發(fā)數(shù)”字段下的I3單元格輸入“=（D3-G3）×3+（F3-G3）×9-H3”這時我們可以看到在單元格I3中自動顯示出數(shù)據(jù)“11253”。由于2012年的計(jì)算只適用一個標(biāo)準(zhǔn)和2010年差不多，根據(jù)字段來設(shè)計(jì)取數(shù)公式就行了。完成之后，我們可以看到在“當(dāng)年補(bǔ)發(fā)數(shù)”字段會自動顯示數(shù)字“11293”。在“補(bǔ)發(fā)績效工資合計(jì)數(shù)”表格中，在“姓名”字段下面的B3單元格中輸入“=‘2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！B3”，在“金額”字段下面的C3單元格輸入“=’2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！G3+’2011年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！K3+’2012年績效工資補(bǔ)發(fā)表’！G3”這時我們可以看到在C3單元格中會自動顯示數(shù)字“32418”這個數(shù)字就是陳浩的三年應(yīng)該補(bǔ)發(fā)的績效工資的總合計(jì)數(shù)。接下來我們可以利用自動復(fù)制功能將以上所輸入的各個單元格中的公式復(fù)制到其他所對應(yīng)的單元格中，在這4張表中，我們只需要在“2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表”中的“姓名”下面的各個單元格中輸入每位職工的名字，后面三張表中的“姓名”字段下面各個單元中會自動填充相對應(yīng)的職工姓名。然后，在“2010年績效工資補(bǔ)發(fā)表”中的“2011年9月30日以前基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”、“當(dāng)年已發(fā)津貼補(bǔ)貼”、“當(dāng)年獎金（年終獎）”字段中輸入，該職工的相應(yīng)的數(shù)據(jù)。在“2011年績效工資補(bǔ)發(fā)表”中的“2011年10月1日以后基本績效工資標(biāo)準(zhǔn)（70%）”字段中輸入該職工的調(diào)整后的津貼新標(biāo)準(zhǔn)，在“當(dāng)年獎金（年終獎）”中輸入該職工的數(shù)據(jù)。在“2012年績效工資補(bǔ)發(fā)表”的“當(dāng)年獎金（年終獎）”輸入該職工的對應(yīng)數(shù)據(jù)。這時，該職工的各個年度應(yīng)補(bǔ)發(fā)的績效工資數(shù)及合計(jì)數(shù)都自動計(jì)算出來。

以上，是我在本單位的財(cái)務(wù)工作中使用EXCEL軟件來完成復(fù)雜計(jì)算的案例之一。當(dāng)然，這只是EXCEL諸多功能中的一種，它還有許許多多其他的功能，如果在日常會計(jì)核算工作中我們都能很熟練的利用它，那么我們的財(cái)務(wù)工作會變得很輕松愉快同時，效率又會大大的提高。