淺析社保處養老保險檔案管理

摘要：養老保險檔案管理工作是社會保障工作的一個重要內容。當前社保處養老保險檔案管理工作中存在著對養老保險檔案管理的重要性認識不夠，檔案管理人員素質參差不齊，檔案管理制度不夠健全，檔案硬件設施投入不足等一些問題。針對這些問題，可以從加強宣傳，爭取領導重視，加大投入力度；加強檔案管理人才培養，打造高素質管理隊伍；健全規章制度，確保檔案管理規范、高效；提高技術支撐，實行檔案信息化管理等四個方面加強管理。

關鍵詞：社保處；養老保險；檔案；管理

養老保險檔案，是指社會保險經辦機構在辦理養老保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。養老保險檔案具有涉及范圍廣、信息化要求高、保管期限長和安全性要求高的特點。養老保險檔案是開展養老保險管理工作的重要依據，是養老保險管理服務的延伸，是提高統籌層次的必要條件。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規范化、科學化方向發展。社保處養老保險檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要方面，必然需要不斷完善創新。

一、當前養老保險檔案管理中存在的問題

1.對養老保險檔案管理的重要性認識不夠

一些單位的領導缺乏對養老保險檔案重要性的基本認識，對養老保險檔案工作的重要作用不夠重視。工作人員責任淡薄，養老保險檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，養老保險檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求，造成檔案管理混亂，嚴格制約著養老保險檔案服務功能的正常發揮。

2.檔案管理人員素質參差不齊

由于負責養老保險檔案管理工作的人員往往是“半路出家”，對檔案管理業務知識“先天不足”且多數兼職，檔案管理未必是其工作的重心，由于平時工作任務繁雜，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，造成業務不熟，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解，使得材料填寫不規范，一些科室的養老保險檔案沒有及時進行檔案歸檔、保存，缺乏最起碼的規范。

3.檔案管理制度不夠健全

盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險規范化管理尚處于“初級階段”，更缺乏統一考核標準和上級的檢查、驗收標準，使得養老保險檔案管理的制度不夠完善，事必會阻礙檔案管理事業的健康發展。

4.檔案硬件設施投入不足

檔案室應是管理規范、設備先進，環境良好的地方，然而在實際工作中出現了檔案室設備配置簡陋、缺乏應有的較先進的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，更談不上檔案管理的現代化、信息化。隨著2012年“河北省養老保險省級統籌管理信息系統”的試點試用，明顯暴露出了單位在檔案硬件設施上投入不足。如在實際的業務操作過程中時常會出現電腦上不去內網，電腦新系統程序無法正常運行的現象，大大降低了工作人員的工作效率，也給檔案的利用帶來了諸多不便。

二、加強養老保險檔案管理的對策措施

1.加強宣傳，爭取領導重視，加大投入力度

在全社會加大社保處養老保險檔案工作宣傳力度，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社保檔案工作的重視程度。積極爭取各級黨委、政府領導、尤其是單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社保處養老保險檔案管理中存在的人員匱乏、資金短缺、設備老化等實際問題，配備獨立的檔案室，加大硬件設施投入，保證軟、硬件安全運行，為建設和完善社保檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2.加強檔案管理人才培養，打造高素質管理隊伍

加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解養老保險檔案管理工作的基礎上，不斷提高養老保險檔案業務管理水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資源進行計算機處理的能力，成為既具備養老保險檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才。

3.健全規章制度，確保檔案管理規范、高效

依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》和《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等有關檔案的法律法規，根據檔案目標管理要求，從社保處養老保險工作實際出發，修訂分管領導、檔案室主任、專兼職檔案員崗位職責，建立健全一整套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》等，做到有章可循、規范管理，從而使我縣養老保險業務經辦活動中產生的各類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，使檔案工作機構的設置更加明確，職責更加清晰；使檔案安全存放、科學利用、嚴守機密有了制度保障，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。

4.提高技術支撐，實現檔案信息化管理

目前，我縣社保處正在試用“河北省養老保險省級統籌管理信息系統”這一管理軟件，該系統對于社保處養老保險一些日常業務的辦理非常快速、便捷。為提高社保處養老保險檔案的管理水平，加快信息化進程，筆者認為應建立三個系統：一是數據庫系統，將參保單位和個人的所有相關信息輸入計算機，運用電子辦公軟件系統。現通過“河北省養老保險省級統籌管理信息系統”已基本實現。建立養老保險檔案信息庫，不但可以提高工作效率，而且還可以對這些信息資料進行快速統計、分析，為領導決策提供方便、系統的服務，使養老保險檔案信息資源得到最大限度的開發利用；二是電子檔案檢索系統，把能公開的信息制作成電子檔案，由檔案管理部門負責制作和維護，其他單位和個人只能查閱無法更改；三是網絡利用系統，應與其他管理系統聯網，通過界定密級，設定密碼和身份認證，限定使用權限的辦法，進行系統分類加密，實行信息共享的同時能確保養老保險檔案的安全，處理好保密與利用的關系，提高信息利用的效率。實現社保處養老保險繳費的網絡征收、保費的網絡支付，實現無紙化辦公。開通社保處養老保險檔案信息中心的網站，這樣輸入自己的養老保險編號就可以查詢到自己的養老保險繳費等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環節。

總之，要保證養老保險乃至整個社會保險工作的積極發展，強化社保經辦機構管理服務職能，增強服務手段，切實保障國家、企業和參保人員的合法權益，就必須不斷提高社保處養老保險檔案的管理水平。

Social Endowment Insurance， the Authors in the Archives Management

ZHANG Jian-jun

Abstract： In the social endowment insurance archives management work， social secuuaICNnF+uCzKbSHRm7XrCg==rity work is an important content. The current social endowment insurance in the archives management work has a endowment insurance archives management understanding the importance of not enough， the file management personnel quality is uneven， the file management system is not perfect， archives hardware facilities， such as insufficient investment in some problems. Aiming at these problems， can strengthen the propaganda， the leadership from for attention， increase investment， To strengthen the file management personnel training， make high quality management team； Improve the rules and regulations， and ensure that the archives management standard， high efficiency； Improve the technical support， the file information management and so on four aspects to strengthen social security place endowment insurance archives management.

Key words： social security place； endowment insurance； file； management