論會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一

【摘 要】對單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范有序管理，就要做到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，而管理規(guī)范化和專業(yè)化，是開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；經(jīng)濟(jì)資源集體采集利用

《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會(huì)計(jì)事務(wù)。”各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法真實(shí)、完整地辦理了會(huì)計(jì)事務(wù)，也就是說，會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會(huì)計(jì)檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。

財(cái)政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會(huì)計(jì)檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會(huì)計(jì)檔案管理比較規(guī)范，有的單位會(huì)計(jì)檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會(huì)計(jì)核算年度終了，把會(huì)計(jì)檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進(jìn)行管理，也沒有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)檔案管理辦法。

隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來越重要。會(huì)計(jì)記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都?xì)w集在會(huì)計(jì)檔案中。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)綜合的反映。

1.會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化

會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化，包括兩個(gè)層面的含義：既包括了會(huì)計(jì)檔案管理需要有專業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。

縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會(huì)計(jì)檔案管理人員。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)從會(huì)計(jì)人員選拔產(chǎn)生。縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個(gè)單位內(nèi)部，有不同的會(huì)計(jì)主體：即一級法人單位，還有二級會(huì)計(jì)核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級報(bào)賬制單位）。不論什么樣的會(huì)計(jì)主體，都有大量的會(huì)計(jì)檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會(huì)計(jì)檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時(shí)開發(fā)和利用。

無論是上述何種會(huì)計(jì)檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個(gè)方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，意識(shí)會(huì)計(jì)檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會(huì)計(jì)檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整也是提高會(huì)計(jì)檔案館里專業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員對檔案管理知識(shí)較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)，所以對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量和保存價(jià)值，又有利于提高對會(huì)計(jì)檔案中蘊(yùn)藏的信息的開發(fā)與使用。

2.會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密。”明確了會(huì)計(jì)檔案保管期限和目的，就是要及時(shí)對會(huì)計(jì)檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)信息資源及時(shí)采集利用，可能會(huì)對經(jīng)濟(jì)社會(huì)有極大地推動(dòng)作用和促進(jìn)作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開發(fā)利用價(jià)值也就隨之終結(jié)。及時(shí)開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時(shí)代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是各個(gè)單位對會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會(huì)計(jì)檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個(gè)方面：第一，要建立制度保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，這是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會(huì)計(jì)檔案是為了防止財(cái)會(huì)人員徇私舞弊，但是會(huì)計(jì)檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會(huì)計(jì)檔案的要建立完整的鑒定制度，及時(shí)對超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀，同時(shí)也要對銷毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會(huì)計(jì)檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行一次大檢查，對沒有按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》管理會(huì)計(jì)檔案的單位進(jìn)行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時(shí)應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)常化。使用多種手段和措施，促進(jìn)各單位會(huì)計(jì)檔案管理升級，：開展會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動(dòng)；會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)有獎(jiǎng)?chuàng)尨鹳惢顒?dòng)；開展會(huì)計(jì)檔案管理學(xué)術(shù)活動(dòng)等等。依法促使本單位負(fù)責(zé)人對本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。

只有在會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上，才能談起專業(yè)化，而有了專業(yè)化，才能談起對會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息的開發(fā)利用。而會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化及開發(fā)利用的基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化是在扎實(shí)可靠的會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。沒有真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的會(huì)計(jì)信息，也就失去了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化和專業(yè)化的重大意義。會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)了合格“產(chǎn)品”，即會(huì)計(jì)檔案，而要管理好、利用好，就必須做到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的有機(jī)統(tǒng)一。