基于云計算ERP環境下采購模塊的業務淺析

【摘 要】隨著企業管理信息化的飛速發展，ERP各模塊的功能也逐步完善健全起來，許多新的模塊紛紛加入，采購業務流程管理便是其中相當重要的一部分。由于采購與付款業務是企業經營活動的首要環節，直接影響企業最終的利潤。本文首先通過研究ERP環境下采購業務的控制環節，指出了二者之間的聯系與區別。然后討論了采購模塊在ERP中的地位及功能，尤其是從流程的角度分析了它是怎樣與系統中的其他模塊功能交互的。提出針對ERP的采購模塊的具體內部流程控制措施，防止內部違法行為的發生，提高會計工作效率和質量，保證財務會計數據信息的真實性和可靠性。

【關鍵詞】ERP；采購；企業資源計劃；內部控制

ERP(企業資源計劃)是運用現代先進管理思想和信息通信技術對企業內部全面資源計劃管理的綜合體現，它由原來的MRPⅡ(制造資源計劃)演變發展而來的，并且繼承了MRPⅡ的各種優點。不論是工業還是商業企業，采購與付款業務都是企業經營活動的首要環節，在采購中產生的成本的高低對企業生產最終的利潤是有直接影響的，同時，與采購業務流程相關的應付賬款或預付賬款等應付的管理系統對企業來說也是至關重要的。在ＥＲＰ環境下如何加強采購模塊功能的管理控制，使企業建立完善的采購業務內部控制制度，及時準確地提供采購業務的會計信息，保證采購付款業務循環有效運轉，以確保企業財務會計信息系統能夠正常、安全地運行。

1.采購業務流程的管理控制環節

1.1供應鏈

對于供應鏈的定義和論述很多，概括地說，一條簡單的供應鏈是從供應商的供應商一直到客戶的客戶，中間經過了供應商、生產商、分銷商、批發商、零售商、客戶等等環節，并且相互之間形成了貿易關系的一條鏈便是我們常說的供應鏈。當然，這只是一條非常簡單的線性供應鏈，現實中的供應鏈通常呈現出復雜的網狀結構。一個復雜的供應鏈網絡中，每個企業都會擁有多個上游與下游企業，甚至會有可能逾越某些關節點直接和最終客戶發生聯系。

1.2采購業務處理流程

從物流的角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業內部生產、外部銷售最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲得毛利的情況。

圖1

1.3采購業務的主要控制點

采購系統實際是由采購業務管理和應付賬款兩個子系統構成的，它們是ERP系統中比較復雜的子系統模塊。在這個子系統模塊中存在著物流和資金流兩條主線，為保證這兩條主線相互聯系，正確生成與供應商之間的往來賬，是這個采購系統模塊的關鍵所在。同時，根據目前企業內部經營管理的需求，采購模塊系統不但完成采購活動的進行中管理、完成后核算，同時完成采購計劃的產生和采購產生資金的需求預測。盡管對于不同的企業但采購與應付業務管理的目的是相同的，不同的企業在管理模式上和采購業務流程上還是有一定的區別，本文介紹比較常規的一種處理模式。具體來說，有以下幾個關鍵的業務處理環節和關鍵控制點：

1.3.1系統功能授權

企業管理方必須按要求設定涉及采購流程的每一個人員對ＥＲＰ系統的操作權限，例如，對供應商信息的錄入須得到對系統的錄入操作授權，訂單輸入后的修改必須得到修改授權，采購人員必須在授權范圍內生成及簽訂采購合同。

1.3.2審批程序

審批程序是采購系統操作業務中非常重要的一個環節。審批程序的目的有兩個：一是對請購操作審核，二是明確請購操作和采購操作的有關責任。通過各部門和人員之間在系統相互審查確認，避免一個人獨立控制一項交易的各個環節，以此防止其一員工在采購活動中的舞弊行為。而各個部門和各個級別各系統模塊的審批程序的目的又有所區別，例如請購申請的部門負責人審批的目的是保證請購物品的品種、質量滿足經營生產活動的需要；采購模塊的采購部門審批的目的是防止重復采購和控制采購成本。

1.3.3供應商管理

對于采購功能模塊業務流程來說，供應商和采購部門的關系是較容易出現問題的環節。企業內部需要對供應商建立完善的檔案，掌握了解各供應商信息及信譽等情況。如果由采購詢價人員進行供應商的選擇，那么就有可能產生交易舞弊的違法行為，因此這一環節關鍵是要做到信息公開透明。另外，供應商的品質和信譽管理制度以及生產能力都會影響采購業務及以后生產銷售環節的運行。

1.3.4結算方式

材料采購流程是企業經營管理的首要環節，不同的供應商有著不同的計算方式，不同的結算方式有著不同的風險與優勢。例如月結，應付款每月結一次，企業資金流相對壓力不會太高；預付貨款，會有一定風險，風險來自供應商的信譽及經營狀況。

2.在ＥＲＰ系統環境下加強采購系統模塊內部控制的措施

2.1權限的分配

企業管理方應當對采購業務與應付款業務建立嚴格的授權審核制度，明確授權審核方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購業務與付款業務的職責范圍和工作要求。對各種不同類別的物資請購，企業應建立完善的責任授權體系。部門物資需求由部門主管負責審核，部門資產管理人負責申請；特殊請購計劃的制訂必須由公司采購部、營銷部等相關部門綜合討論決定及由上層管理方審核確認，與經營戰略相關的大筆支出還必須取得高層領導的同意。同時，為了保證權責對等，企業內部應當建立適當的考評體系，真正做到誰擁有權利誰承擔責任。

2.2審批的進度

企業內部各個部門都應該要求采購申請業務制度化，即明確不同類型、不同級別的請購業務審批流程進度，保證所有的采購請購業務都經過規定的審批程序進行。對于采購請購、采購訂單、外協加工訂單等，必須經過指定的操作員的審核才能接著處理下一流程。對于不同的職能部門可能會指定不同的審核人。待審單的處理等都必須嚴格按規定進行，充分保證系統賬務會計數據處理不錯不亂。無論是靜態或動態審核，都要仔細審核核對輸出的賬務憑證與實際發生的交易業務是否一致。

2.3采購業務執行控制

2.3.1訂單數量及到貨數量的控制

在收貨時，需要控制到貨的數量是否允許超過訂單數量。對請購數量進行控制，采購部門首先應當對每一份請購單審查其請購數量是否在控制限額的范圍內及該物資現有的庫存量，其次是檢查使用物品或獲得勞務的部門主管是否已經審核請購單。對于大筆采購交易必須做各種采購數量對成本影響的分析。

2.3.2物資儲存成本

企業有存貨時會發生保管費用，報關費及場地租金、保險費等費用。企業應盡量減少庫存量。對于這類成本，理想的狀況是降低到零。

3.小結

企業ＥＲＰ系統具有實時控制的管理思想，對各模塊業務中的關鍵控制點的控制方法使企業從傳統的發現問題、事后補救，發展成為現在的事前預防和事中控制。嚴格的內部管理控制制度必然會改變財務會計機構和業務人員的分工，優化財務會計組織結構，有助于防止舞弊違法行為的發生，提高財務會計工作水平，大幅度增加企業的經營效益。建立完善的采購業務內部管理控制制度，確保采購事項的真實性、合理性，保證財務會計信息系統正常運行。

【參考文獻】

［１］蔣素英．淺談采購業務內部控制制度設計［Ｊ］．經濟師，２００９（1）.