加強(qiáng)中職學(xué)校檔案室建設(shè)的思考

【摘要】學(xué)校檔案工作是學(xué)校總體工作中一個(gè)重要的組成部分，是維護(hù)學(xué)校歷史面貌、校園文化建設(shè)、成功辦學(xué)和學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。本文針對(duì)目前中職學(xué)校檔案室的管理現(xiàn)狀，提出了一些有關(guān)加強(qiáng)檔案室建設(shè)的建議和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校檔案室管理建設(shè)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G717【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674－4810（2012）11－0186－02

隨著職業(yè)教育形勢(shì)的發(fā)展和學(xué)校整體建設(shè)水平的提高，檔案室管理作為一項(xiàng)軟件指標(biāo)成了衡量一個(gè)學(xué)校整體管理水平的有效參數(shù)，正規(guī)化的檔案室管理可使其職能充分地發(fā)揮出來(lái)，從而影響到檔案的開(kāi)發(fā)利用。學(xué)校檔案室是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校寶貴的財(cái)富。近年來(lái)，隨著職業(yè)教育改革的快速發(fā)展，學(xué)校檔案室建設(shè)和管理的重要性越來(lái)越得以體現(xiàn)。學(xué)校的檔案客觀(guān)完整地記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校的發(fā)展留下了真實(shí)生動(dòng)的軌跡。但是縱觀(guān)中職學(xué)校檔案室的現(xiàn)狀，仍存在不少問(wèn)題。因此，如何加強(qiáng)中職學(xué)校特征的綜合檔案室建設(shè)，發(fā)掘并充分利用好這一資源，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展將非常有意義。

一 中職學(xué)校檔案室管理現(xiàn)狀

1．管理體制不完善，檔案投入經(jīng)費(fèi)不足

許多中職學(xué)校都有類(lèi)似的情況，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制建立不夠完善，導(dǎo)致人員配備、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等多方面出現(xiàn)較多問(wèn)題，影響了檔案室的建設(shè)和作用發(fā)揮。多數(shù)檔案室的經(jīng)費(fèi)緊張，投入經(jīng)費(fèi)一年不如一年，導(dǎo)致設(shè)備不健全，從而使檔案利用率降低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足教學(xué)教研和師生的需求。如有的中職學(xué)校綜合檔案庫(kù)室簡(jiǎn)陋，功能單一，“八防”設(shè)施未能到位，辦公條件較差，庫(kù)室、辦公、閱覽也未能實(shí)現(xiàn)“三分開(kāi)”，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán)重影響了檔案管理、保護(hù)及服務(wù)工作的正常開(kāi)展。

2．歸檔意識(shí)淡薄，服務(wù)利用率低

長(zhǎng)期以來(lái)，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線(xiàn)教師，“重教學(xué)，輕檔案”的意識(shí)在相當(dāng)程度上存在。許多中職學(xué)校把檔案室作為安放學(xué)校閑置人員或家屬的場(chǎng)所，使得檔案管理人員的素質(zhì)不高，根本談不上開(kāi)展高層的信息咨詢(xún)服務(wù)、協(xié)作教學(xué)等工作，所以檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象嚴(yán)重，制約了師生對(duì)檔案室的利用，造成檔案服務(wù)利用率低的狀況。據(jù)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前中職學(xué)校綜合檔案室的管理人員有不少是“半路出家”，基本沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，缺乏學(xué)術(shù)、史料研究和計(jì)算機(jī)管理的基本能力。

3．檔案管理方式落后

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò)化和通訊現(xiàn)代化給中職學(xué)校綜合檔案室的管理工作提出了新的要求。但由于經(jīng)費(fèi)保障不夠、設(shè)施不完善、管理人員觀(guān)念落后等原因，有的中職學(xué)校計(jì)算機(jī)輔助管理功能得不到有效發(fā)揮，有些中職學(xué)校雖然給檔案管理部門(mén)配備了微機(jī)，但大部分的檔案管理工作還是依靠傳統(tǒng)的手工操作，管理和服務(wù)手段陳舊、效率低下，更談不上管理方式從傳統(tǒng)作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變。

4．檔案室與其他部門(mén)缺乏配合、協(xié)作

學(xué)校各科室按照傳統(tǒng)慣有的做法，只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政，與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)。檔案工作人員沒(méi)有深入各科室全面收集資料，各科室教職工貪圖一時(shí)之便，也沒(méi)有主動(dòng)移交手中的檔案資源。加之沒(méi)有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，因而檔案室一枝獨(dú)“秀”的景象尤為普遍。

二 加強(qiáng)中職學(xué)校檔案建設(shè)的建議與對(duì)策

1．抓認(rèn)識(shí)，促宣傳，思想到位

通過(guò)召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)，使全校教職員工能充分認(rèn)識(shí)到檔案室的建設(shè)和規(guī)范管理是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要舉措。例如我校通過(guò)組織全校教職員工認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及省、市檔案局關(guān)于檔案管理工作的有關(guān)文件，使全校教職員工從思想上進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，為我校檔案室的建設(shè)和管理工作邁向規(guī)范化軌道創(chuàng)造了良好的氛圍和條件。

2．發(fā)掘檔案信息，提供系統(tǒng)服務(wù)

學(xué)校綜合檔案室的專(zhuān)職工作人員作為檔案服務(wù)工作的主要力量，應(yīng)牽頭制定一系列切實(shí)可行的管理措施和服務(wù)措施，牢牢把握學(xué)校和社會(huì)需求，挖掘庫(kù)存信息，廣辟利用渠道，為學(xué)校和社會(huì)提供系統(tǒng)服務(wù)。首先，要大力搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度檢索；其次，研究、探索檔案信息資料開(kāi)發(fā)利用的手段和形式，開(kāi)展對(duì)檔案中所記載信息的分析與研究；再者，積極開(kāi)展檔案資料的編研工作，通過(guò)編寫(xiě)本校檔案全宗介紹、校史資料等，宣傳檔案、介紹所藏檔案的內(nèi)容，開(kāi)展庫(kù)藏檔案信息的二次、三次加工，形成各種專(zhuān)題資料，以滿(mǎn)足利用者從不同角度查找的需要；此外，認(rèn)真做好日常的查檔接待與檔案咨詢(xún)工作，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)；最后，經(jīng)常了解學(xué)校和社會(huì)工作的實(shí)際需要，開(kāi)展“跟蹤”服務(wù)，把服務(wù)工作做到最需要的地方。同時(shí)把學(xué)校檔案及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)，使檔案資源得到充分利用，切實(shí)滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)的需要。

3．創(chuàng)造有利條件，從“環(huán)境”上下工夫

第一，要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)制度建設(shè)和檔案室正規(guī)化管理，首先要建立健全學(xué)校的檔案室規(guī)章制度，如我校建立了《檔案工作人員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室管理規(guī)則》《檔案室安全保衛(wèi)制度》《檔案資料查閱利用制度》《立卷歸檔制度》和《檔案室工作考核評(píng)比方法》等配套制度，使檔案室管理工作有章可循，有據(jù)可依。

第二，要投入一定的“財(cái)力”，加強(qiáng)硬件建設(shè)。檔案室要專(zhuān)房專(zhuān)用，配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防光、防潮、防高溫等基本設(shè)施及必備的辦公設(shè)備，以確保檔案的安全及檔案工作順利開(kāi)展。

第三，要投入一定的“精力”，加強(qiáng)軟件建設(shè)。要開(kāi)展經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，督促檔案室工作的扎實(shí)開(kāi)展。檢查內(nèi)容主要包括：文件檔案、圖紙檔案是否放在檔案盒或圖柜內(nèi)，檔案是否按檔號(hào)排放，檔案柜是否編有順序號(hào)，檔案柜、圖柜、檔案盒和目錄標(biāo)簽的設(shè)置是否做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，立卷歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)是否完整。文件的印件與底稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件是否齊全，日常技術(shù)維護(hù)是否到位，是否存在安全隱患等方面。監(jiān)督檢查是主要手段，目的是要促進(jìn)檔案室各項(xiàng)管理制度的嚴(yán)格落實(shí)，從而進(jìn)一步鞏固工作成果。

4．推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程

檔案管理現(xiàn)代化，已成為歷史發(fā)展的必然。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，“數(shù)字檔案室”逐步向我們走來(lái)。檔案室為此要緊跟時(shí)代步伐，在做好收集、編目、著錄、檢索利用的同時(shí)，也做好自身的現(xiàn)代化建設(shè)。首先，要注意學(xué)習(xí)、借鑒一些現(xiàn)代化管理較好的兄弟學(xué)校和其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)；其次，解決好檔案現(xiàn)代化管理與全校辦公自動(dòng)化銜接的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，最終實(shí)現(xiàn)全區(qū)乃至全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，以最大限度地滿(mǎn)足本校師生和本地區(qū)社會(huì)的需要。此外，在抓好現(xiàn)代化建設(shè)的同時(shí)，還要做好檔案室的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

5．重視檔案管理人員的繼續(xù)教育

第一，崗位培訓(xùn)。崗位培訓(xùn)是繼續(xù)教育的基本方法，對(duì)新入行及沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)業(yè)務(wù)教育的管理人員尤其要加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，同時(shí)進(jìn)行檔案管理基本理論及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)據(jù)建設(shè)及檢索方法、標(biāo)準(zhǔn)化及自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)管理等課程的學(xué)習(xí)，使其具備適應(yīng)工作崗位及環(huán)境的基本能力，并做好后續(xù)培訓(xùn)工作。對(duì)工作時(shí)間較長(zhǎng)且具備系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)的管理人員，要注重其知識(shí)更新的培訓(xùn)，不斷進(jìn)行如檔案的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理等現(xiàn)代化知識(shí)技能的培訓(xùn)，以便更好地為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

第二，在職繼續(xù)教育。學(xué)校要積極鼓勵(lì)、支持檔案管理人員參加不同層次的學(xué)歷教育，以提高檔案管理人員的整體文化層次；選送熱愛(ài)檔案管理事業(yè)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員攻讀第二學(xué)歷和碩士學(xué)位，培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干；通過(guò)中短期業(yè)務(wù)進(jìn)修，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。這樣，就能整體提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)質(zhì)量。

第三，組織多種形式的實(shí)踐活動(dòng)。學(xué)校要經(jīng)常組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)創(chuàng)新及考核活動(dòng)，以多種形式檢查、督促和調(diào)動(dòng)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、創(chuàng)新熱情；有計(jì)劃地組織檔案管理人員進(jìn)行對(duì)口參觀(guān)、學(xué)習(xí)活動(dòng)，開(kāi)闊眼界，拓展思路，不斷改進(jìn)和完善自己的工作，提高自身業(yè)務(wù)水平。

三 結(jié)束語(yǔ)

總之，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案室的建設(shè)和管理工作，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，改良檔案管理方式，充分發(fā)揮學(xué)校檔案室在學(xué)校教育教學(xué)工作的作用勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)

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〔責(zé)任編輯：高照〕