書信在商務(wù)英語和日常生活中的重要性

現(xiàn)代的人們似乎存在一個共識，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的飛速發(fā)展，人們已把全球比作一個小山村 (Global village)。更有人描述其為小山村 (Small village)。因為世界各國間的政治、經(jīng)濟(jì)與科技交流越來越頻繁，現(xiàn)代通訊的工具也越來越得以廣泛的應(yīng)用。舉例來說由過去廣泛應(yīng)用的電話，電報，電傳，書信發(fā)展到當(dāng)今的除此之外的電子通信，網(wǎng)路電話，網(wǎng)絡(luò)會議，傳真等等在國際貿(mào)易和民間交往中，信息的交流是必需的。而這些具體交流溝通的載體就是“語言”。

有相關(guān)資料統(tǒng)計顯示，世界上有超過百分之六十以上的人口在講十二種語言，其中包括聯(lián)合國規(guī)定的六種工作語言即：漢語、英語、法語、俄語、西班牙語和阿拉伯語。漢語是使用人數(shù)最多的一種，現(xiàn)已超過十三億人口，但區(qū)域比較集中，基本上局限在中國和一些海外的華人集聚地；英語緊隨其后，將英語作為官方語言的有英國、美國、加拿大、澳大利亞和新西蘭，人口有近四億；此外，英聯(lián)邦的五十三個國家把英語作為第二語言或官方的對外交際語言，人口兩點五億，將英語作為外國語使用的人約有三到五億。由此可見，英文不僅使用的人數(shù)眾多，涵蓋的范圍也最廣。從上世紀(jì)中葉起，由于美國在世界政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等方面的地位日益提高，英文的使用也趨于更加廣泛。目前，各國際組織間的政治、經(jīng)濟(jì)會議，各國的商貿(mào)往來、學(xué)術(shù)交流等使用的文件基本上都是用英文撰寫和記載的；非英語國家出版的各類學(xué)術(shù)著作、研發(fā)的科技成果等均是用英文對外發(fā)表的，就連不同國家華人之間的一些商貿(mào)往來信函也用英文撰寫的。由于世界經(jīng)濟(jì)一體化已成為一種必然的趨勢，從戰(zhàn)略發(fā)展的角度來分析，英文商業(yè)信函的使用非但不會減少，反而會持續(xù)攀升，其地位和作用也會變的更加顯著和重要。

除以上政治，經(jīng)濟(jì)，學(xué)術(shù)，商貿(mào)交往外，我國的大學(xué)四～六級英語考試也有英語信函的寫作內(nèi)容。國際通用的雅士英語測試也有信函寫作的考試內(nèi)容。更有一些大學(xué)畢業(yè)生在求職，申請海外留學(xué)，移民，工作在合資，獨資企業(yè)的技術(shù)人員也經(jīng)常面對信函的書寫問題。而生活在海外的中國人每天要面對大量信件，這些信件來自于當(dāng)?shù)卣?社會團(tuán)體，金融機(jī)構(gòu)，保險公司，貸款公司，海關(guān)，法庭，警察諸多種種。有聲明信，解釋信，投訴信，委托信等等，這些還是作為主要交流工具解決人們?nèi)粘Ｖ忻媾R的煩惱，對事情的處理意見，解決方法等等。因為信函附有本人簽字在西方國家具有比電話， Email 等其它方式更多的法律效力。

根據(jù)以上分析，不難看出英語已逐漸成為國際交往中各個方面使用最多的一種語言，其國際通用性與重要性日益增強(qiáng)。語言作為人與人交流工具的基本表達(dá)方式有兩種：一種是口語，另一種是文字。而后者表現(xiàn)的猶為突出，在國際商貿(mào)活動中，幾乎所有的交易最終都是通過文字來完成的。因此，英文信函、文件等在國際經(jīng)貿(mào)活動中起著至關(guān)重要的作用。在美國， 英國，加拿大，澳大利亞，新西蘭等英語作為官方語言的國家，把英語信函大致分三種：官方政府信函，商貿(mào)信函 （Business Letter）和一般信函 （General letter）。商貿(mào)信函包括：詢價（Enquiry），報價（Quotation），訂貨（Order），裝運（Shipment），請求（Request），回復(fù)（Reply），投訴（Complaint）， 索賠（Claim），拒絕信 (Refuse)，銷售信(Sale)，邀請函 （Invitation），感謝信 （Thanks），道歉信（Apology），祝賀信 （Congratulations），通知 （Notice），備忘錄（Notes），會議記錄 （Meeting Record），簡歷（Resume），申請函（Application），推薦信 （Recommendations），報告調(diào)查問卷 (Survey)，和商務(wù)文件 (Business Documents)。商務(wù)英語信函是國際商務(wù)交際的主要溝通成交方式，是國際商務(wù)交際的不可取代的。一封明了，得體的商務(wù)英語信函可以幫助一個企業(yè)樹立良好的商業(yè)形象，進(jìn)而促成貿(mào)易合作， 實現(xiàn)雙贏的局面；反之，事與愿違，使商務(wù)活動失敗，使企業(yè)錯失良機(jī)，甚至不可估量的損失。一般的信函包括：邀請信（Invitation），感謝信（Thanks），道歉信（Apology），祝賀信（Congratulations）， 抱歉信（Regret），求助信（Request），贈禮信（Presentation），預(yù)定信（Booking），申請信（Application），推薦信（Recommendations），簡歷 （Resume），回復(fù) （Reply），投訴（Complaint），索賠（Claim）等等。

無論是商務(wù)信函還是一般信函，一定要按一定的格式寫，商務(wù)信函比較正規(guī)，稱謂，段落，結(jié)尾都要按標(biāo)準(zhǔn)寫。個人信件比較簡單一些，比較熟的人寫信不用正規(guī)的格式。 但兩種信件寫作一定要準(zhǔn)確表達(dá)發(fā)信人的意圖。就是清楚明白地陳述內(nèi)容，不能讓讀信人產(chǎn)生異議，不能引起不必要的誤會。一些商務(wù)信函涉及到雙方的債權(quán)，債務(wù)等利益關(guān)系，而且具有“準(zhǔn)公文和類合同”的憑證作用與約束作用，所以必須準(zhǔn)確無誤，包括內(nèi)容、格式、語體、語法、措詞、標(biāo)點符號等在內(nèi)。其次，信件一定要簡潔、明了。就是要有簡明有力的行文。商務(wù)英語信函的目的就是要快速準(zhǔn)確地傳遞商務(wù)信息，它本身的時效性決定了它必須簡潔明了。最后，一些朋友間的信件需要豐富的感情色彩。就是要求文詞含蓄優(yōu)美。大方、文雅的形象本身就具有說服力。