新建高校檔案管理的幾點切身體會

摘要：對新建高校的檔案管理重要性和現狀進行分析，指出存在的問題，并針對產生問題的原因，提出加強新建高校檔案管理的具體對策。

關鍵詞：新建高校 檔案管理

“以銅為鏡，可以正衣冠，以史為鏡，可以見興替”，逝去的歷史正是因記錄下來的文字得以讓我們從中汲取營養，今天的所謂檔案，就是明天的歷史！高校作為中國教育的最高等學府，檔案的管理就尤為重要了。現代的高校檔案管理工作不只是傳統的收集、鑒別、分類、整理、歸檔，更應和計算機辦公自動化相結合為整個高校工作提供便捷服務，為培養人才、科學創新、開展各項活動當好得力助手。

下面我就我的工作經驗談幾點新建高校檔案管理的幾點切身體會。

一、新建高校的檔案管理很重要

首先，眾所周知，檔案是對高校教學水平評估的重要依據。《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一：各高校必然把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”其次，檔案覆蓋面廣，包括教學、科研、黨群、設備、基建、財務、人事等，檔案管理工作做到位，可以幫助改進教學工作，促進教學交流，提高教學質量的信息資源，，還可以為黨群工作搞一些紀念慶祝活動提供參考，還可以在人事財務工作方面提供記錄查詢，便捷的服務無論對于集體利益，還是對于個人利益，都能給予最大保障。

然而，雖然檔案管理的重要性是顯而易見的，但在工作中我們經常會看到迎接檢查時大家補檔案的情形，這就說明平時的檔案管理工作不規范，沒有進行檔案整理歸檔工作。下面接著談我在實際工作中對高校檔案管理工作的思考。

二、新建高校檔案管理存在的問題

我工作的高校就像各地紛紛組建的高等院校一樣，是一所由八所大專、中專學校合并而成的新高校，檔案管理工作面臨著許多新問題，而后隨著我校辦學規模的不斷擴大、改革的不斷深化，檔案管理工作又要應對許多新情況。以點到面，高校檔案管理工作存在的問題主要表現在:

（一）給予檔案管理工作的重視度不夠

任何事情，從設想到提出到實施到完善，都不是容易的事情，尤其是實施環節，不知道會在現實的無奈中打多少折扣，檔案管理工作也是一樣，雖然從心里大家都知道它非常重要，但遇到中國式的兩難選擇時，檔案管理工作往往還是被排在了所有工作的最后。比如合并院校，首先這些院校在檔案管理上不盡相同，在院校合并時因為給予檔案管理工作的重視度不夠各院校的各類檔案沒能及時的進行實質性的合并；其次檔案管理員專職的少，兼職的多，再加上頻繁更換；再次在院校合并時工作超量的壓力下，許多檔案未能及時歸檔，使得這些院校大量的原始的檔案信息已經丟失或正在丟失，給高校的檔案造成了的不可估量的損失。

（二）檔案基礎設施落后

新時期的檔案工作不斷提出新的要求，對基礎設施建設提出了新的標準。與新的要求和標準相比，新建高校檔案基礎設施建設投入不足，適宜安全保存檔案的專門庫房缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物等的一系列必要設施不足;能夠支持檔案現代化管理需要的現代化設備配置不到位；庫房面積較小、設備老化或損壞等現象依然存在。

（三）管理人員素質需要提高

首先人員數量不足，檔案專業技術人員少。專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例太低。其次，檔案管理人員隊伍的專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，高校現有的檔案人員雖經過一定方式調整，改善了文化結構和職稱結構，大都具有大專以上文化程度，高中級職稱人員占有一定比例，但隨著高校檔案范圍的拓展，現代化管理要求在不斷提高，其人員素質不能滿足工作需要的矛盾仍然存在。特別是能進行檔案信息深層次研究和開發的復合型的檔案管理人才仍顯得十分匱乏。檔案人員素質制約了檔案現代化管理，影響了檔案的信息開發和編研工作。第三，基層管理人員多為兼職，且頻繁更換，造成檔案管理人員隊伍不穩定，素質參差不齊，為規范檔案管理工作增添了難度。

（四）管理方式落后，信息化管理手段運用很少

目前許多高校的檔案管理仍采用傳統的手工管理方式，這種方式已經越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求;現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。檔案管理難為學校的發展提供高質量、高水平的主動服務。有的學校盡管建立了檔案信息數據庫，但多僅限于簡單的數據統計，還沒有實現較高水平的數字化管理，難以開展整體信息資料的開發與利用。

三、新建高校檔案管理的幾點建議

如果是站在決策者的角度，可以宏觀的提出：一、規范檔案管理工作，二、 加大基礎設施投入，推進檔案管理的信息化建設，三、 提高檔案管理人員素質。然而我覺得這些口號式的建議好多人都知道，但好多人都還是沒能去這么做，所以我的建議是從身邊做起的。

（一）從自己做起，讓身邊的人切實感受到做好日常的檔案管理工作，會使整體工作都事半功倍。

從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責任追究都建立完善的規章制度，特別做好檔案的收集、整理和歸檔工作。在具體實施過程中應注意以下幾個方面：

1.收集。要明確收集范圍，及時、準確、全面地收集學校教學科研和管理服務所形成的各類材料：對學校一些重要活動、重大事件要及時收集補充，確保檔案的完整性；

2.鑒別。要對收集來的歸檔材料進行認真的鑒別審核，做到取之有據、舍之有理。

3.整理。收集來的歸檔材料，要嚴格按照規范進行整理立卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、綱目分明、裝訂整齊。

4.創新工作機制，進一步提高服務水平。要創新檔案材料的收集整理機制，改變基層單位檔案長期不整理、不裝訂、管理水平低，收集渠道不通暢的問題。

5.實行責任追究。明確基層單位的主要負責人為檔案管理工作的第一責任人，專(兼)職管理人員為直接責任人。把檔案管理工作納入單位年度目標考核和干部個人評優考核，實行責任追究。

等經過一段時間的努力，讓大家經歷過迎檢查不加班后，每個人都從內心認可的話，將會為檔案管理工作鋪平道路。

(二)在學校整體情況允許的時候，不失時機的為檔案管理工作爭取基礎設施的投入以及人員培訓的機會。

加大基礎設施投入，建立專門檔案室，配套相應的防盜、防潮、防火等設施，加大資金投入改善檔案館相關硬件設施，對檔案信息化進行重點建設，以推進檔案的數字化進程為基礎，以電子文檔的歸檔和管理為重點，積極推進檔案管理從紙質化管理為主向數字化管理的轉變。根據新形勢下檔案工作的新要求，充分利用網絡技術，對檔案信息進行征集、加工整理、分類儲存、使檔案信息成為能夠多角度檢索，自由提取的系統化信息資源，推進手動檢索向自動化檢索轉變。應充分利用校園網的優勢，堅持網絡化辦公，鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料。努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，這將有助于加強電子檔案管理和建設，提高檔案管理質量，使學校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。

檔案管理人員的素質對檔案工作的成效起著決定性作用。盡力通過各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質。

按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。組織基層檔案管理人員到學校檔案館(室)或地方檔案館進行實習操作，讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程。提高檔案管理工作者現代化意識，更新觀念，強化信息技術觀念。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性，積極參與學校的各項活動，主動、及時地為學校工作提供優質服務，切實加強對現代化管理技術的學習和研究，了解和掌握最新的現代化管理手段，提高業務素質，使個人的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要。

參考文獻：

[1]陳海英.加強高校檔案管理工作思考[J].圖書館研究.2001.

[2]李秀華.我國檔案信息化建設的現狀、問題及對策[J].大學圖書研究學刊.2007.06.