城建檔案信息化建設存在的問題及其對策

摘 要：城建檔案信息化是以信息論、系統論和控制論為指導，充分運用現代信息技術實現城建檔案管理現代化的過程。由于目前城建檔案信息化建設仍處在起步階段并存在諸多問題，應明確城建檔案信息化工作的指導思想，加強城建檔案信息化建設，包括城建檔案信息資源整合、檔案信息數據庫建設、檔案信息數字化網絡化建設以及檔案專業人才隊伍建設。

關鍵詞：城建檔案；信息化；建設；現狀；對策

中圖分類號：TU712 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）17-0200-02

隨著信息化時代的到來，信息成為知識經濟時代最為重要的資源，信息化程度成為衡量一個國家或地區經濟發展水平和社會進步程度的重要標志。 城建檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。積極開展城建檔案信息化建設，以信息化促進城建檔案的規范化、系統化、社會化，對于加強城市建設管理具有重要的現實意義。

一、城建檔案信息化建設存在的問題

城建檔案信息化是指利用現代信息技術，配置計算機輔助管理城建檔案工作的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的標準規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務的活動和過程。隨著中國社會經濟的快速發展，城市化的進程也在加速。而城建檔案在城市建設中起著越來越重要的作用，已經成為城市建設與發展的重要資源。

20世紀80年代末，我國城建檔案館開始探索建立檔案計算機檢索系統。20世紀90年代中期，部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS（管理信息系統），不少城市正在積極規劃建設數字化城建檔案館。隨著國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》和《關于加強企業檔案信息化建設的意見》等文件的頒布實施，新時期檔案信息化建設迎來了快速發展的機遇。

但目前我國城建檔案信息化建設仍處于初級階段，其存在的主要問題有：一是城建檔案信息化建設投入經費有限；二是城建檔案信息化前期工作準備不足；三是城建檔案管理技術水平滯后；四是資源共享觀念淡薄，資源開發不足；五是城建檔案信息化管理人員整體水平偏低，影響城建檔案信息化進程；六是檔案館信息化水平不平衡，主要體現在各地區、大中小檔案館差異明顯。因此，就整體而言，我國城建檔案信息化整體工作雖已啟動，但是建設還處于初步發展階段，尚未形成建立健全的城建檔案信息化、網絡化、數據化多維立體化管理體系。

二、明確城建檔案信息化建設的指導思想和發展規劃

城建檔案信息化工作要以鄧小平理論和“三個代表”思想為指導，深入貫徹科學發展觀，堅持“統籌規劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”的指導方針，立足現實，著眼未來，服務社會需求，以信息化提高創新能力，促進我國城建檔案工作的可持續發展。第一，把城市建設檔案信息化建設納入全國建設事業的信息化建設和各地城市信息化建設、電子政務建設的總格局中。實現城建檔案信息化與本省市信息化建設工作同步、協調發展。第二，以為城市建設事業發展和人民群眾提供有效的城建檔案信息服務為宗旨，以數字化城建檔案館建設為方向，以城建檔案網絡化建設為基礎，以信息資源建設為核心，以信息化人才隊伍為保障。第三，以信息網絡為基礎，以數據庫的建設為重點，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。充分重視應用軟件開發和信息技術的推廣應用，推動城建檔案信息化建設工作健康、持續、快速發展。第四，統籌規劃，合理布局，分步實施。處理好信息化建設中宏觀與微觀、速度與效益、市場導向與政府管制、開放與安全相互促進、協調發展的關系。

三、加快城建檔案的數字化建設

數字城建檔案館是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，也是城建檔案信息化的表現形式。各地應加強數字城建檔案信息的積累工作，并提高對數字化檔案信息的利用程度。

第一，城建檔案館應根據實際需要和經濟能力，采取全部館藏檔案數字化方式，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源，積極、務實地推進城建檔案館館藏檔案數字化工作。一方面應積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術方法研究，制訂電子城建檔案管理辦法。另一方面，應加強電子文件歸檔管理，加大對電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數字化問題，并充分利用電子城建檔案的優勢，變檔案為信息，做好利用服務。

第二，由于城建檔案自身的特性，信息資源數據庫的建設應采用GIS軟件，建立GIS數據庫，以便城建數據的管理、查詢、檢索，數據的進一步提取、加工以及信息的輸出。信息資源數據庫的信息主體應該包括城建檔案和城建資料的內容信息和二次信息并與建設項目空間位置信息組合成一個連續的空間數據庫，背景數據庫是城市基本比例尺地形圖，以保證與城市其他系統具有相同的地理位置定位系統。數據的種類應包括城市規劃、城市建筑、城市勘測、市政公用設施、地下綜合管線、城市園林綠化、環保、地名等數據。

第三，構建城建檔案特色數據庫，為城市建設和市民生活提供更多更好的專業信息和專業化服務。構建具有專業特色的城建檔案基本數據庫，包括基礎地理信息數據庫、地下綜合管線數據庫、規劃審批成果數據庫、重要竣工項目檔案數據庫、城市規劃方案數據庫、聲像資料數據庫等各種專題數據庫，開發出各種有效的更適合實現利用需求的城建檔案信息資源，以提高城建檔案信息的專指性、效用度。

第四，信息資源數據庫的建設是一個長時間的積累過程，數據庫建設應根據現實條件和需要從重點專題或重要數據種類做起，一邊建設一邊使用。數據庫建設要遵從有關技術規范和標準，保證數據庫的數據有合理的結構，便于維護更新，有較好的通用性、可加工性和可移植性。

四、加快城建檔案信息網絡化建設

自建設部《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城建檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城建檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續加快城建檔案信息網絡化建設。城建檔案信息化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城建檔案管理的規范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城建檔案信息網上查詢服務，全面提高城建檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城建檔案利用的需求。第一，要按照建設規劃要求及政府電子政務建設的總格局，促進將城建檔案信息化建設與政府電子政務建設同步協調發展。第二，要繼續加大經費投入，加強城建檔案館信息化基礎設施建設，`構建城建檔案網絡平臺。第三，繼續建設和完善城建檔案信息網絡，以社會需求為導向，及時把整合加工后的城建檔案信息在網上發布，實現檔案信息資源的社會共享，推動城建檔案信息網絡建設穩步發展。

五、加強城建檔案專業人才隊伍建設

城建檔案內容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識，加強全面學習。第一，加大教育培訓工作力度。開展多層次、多門類的檔案教育培訓，根據實際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓班，建設一支開拓進取、知識和專業結構合理，既懂業務又懂現代化技術的城建檔案干部隊伍。加強人才培養，不斷擴大高級、中級職稱的人員比例。第二，組織業務交流，專題學術研討。舉辦多種形式的專業網絡業務學習等活動，介紹先進檔案管理方法、手段和應用情況，提高領導和業務人員的管理水平。第三，開展建設領域檔案的調研工作，及時向政府主管部門提出合理化建議。第四，強化檔案相關學歷教育，重視繼續教育，提高職稱水平，搞好編研成果。第五，提高城建檔案管理人員的綜合素質和道德修養。創新服務方式，提高服務水平，積極做好相關服務工作，做到熱情接待，優質服務。

總之，為了更好地實現信息管理和服務功能，滿足城市建設發展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設的步伐，促進城建檔案現代化的早日實現。

參考文獻：

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[責任編輯 柯 黎]

收稿日期：2012-05-03

作者簡介：李倩（1985-），女，四川綿陽人，辦公室副主任，助理館員，從事檔案管理研究。