對醫院內部審計檔案管理的思考

摘 要：隨著醫院內部審計業務的發展，審計的領域越來越廣泛，審計的內容更加豐富，同時，對內部審計檔案的管理也提出更新、更高的要求。內部審計檔案在醫院內部審計工作中的重要作用要求醫院內部審計人員應從醫院內部審計檔案管理的現狀出發，就檔案管理中存在的問題提出相應的對策措施。

關鍵詞：醫院；審計檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）17-0198-02

醫院內部審計檔案是醫院內審工作的重要組成部分，是審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程。審計檔案管理水平反映出醫院內審業務工作的水平。近年來，我院內部審計工作在醫院管理中的地位和作用日益提升，審計的領域同時擴展到經濟合同審計、工程審計、采購項目審計、招投標審計、經濟責任審計和其他專項審計等領域，并從事后審計逐步轉向為事前、事中審計。這一變化對醫院內部審計檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文從內部審計檔案的重要作用出發，分析了醫院內部審計檔案管理的現狀，并就檔案管理中存在的問題提出了相應的對策措施。

一、內部審計檔案在醫院審計過程中的作用

內部審計檔案是考查內部審計工作質量、研究內部審計工作歷史的重要依據，建立完整而系統的醫院內審檔案具有重要的作用，其作用主要表現在以下方面。

（一）為醫院內部的連續審計提供資料

醫院內審檔案包括醫院內部審計工作中的所有重要資料，它系統而完整地反映了醫院內部審計過程的基本情況。它可以作為審計工作結束后復核和備查的依據，也可以為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。醫院有些審計項目如經濟合同審計、經濟責任審計、工程預結算項目審計等，連續性很強，為了縮短審計周期，審計人員可以充分利用以前年度的審計檔案作參考進行審計，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。

（二）為提高醫院內部審計工作質量積累資料

目前，我國醫院內部審計工作的質量還沒有達到應有的水準，需要進一步提高和完善。通過建立醫院內部審計檔案，可以比較系統地總結醫院內部審計實踐中的經驗和教訓，不斷探索醫院內部審計工作的規律，為醫院的規范性管理創造條件。

（三）為醫院內部審計理論的研究提供素材。審計理論來源于審計實踐，而審計實踐的具體詳細記錄就體現在審計檔案中，因此，醫院內審檔案所積累的各種案例資料，為醫院內部審計機構進行審計學術理論研究提供了豐富的素材。

二、醫院內部審計檔案的現狀分析

目前，醫院在履行內部審計職能過程中，越來越強烈地意識到審計檔案管理工作的重要性。近幾年醫院在審計檔案管理工作中也作了較大的努力，但從總體上說，醫院審計檔案的歸檔、管理工作還處于不完善狀態，還有一些方面不適應現代化醫院管理的要求。

（一）目前我院內部審計檔案管理的成效

1.內審檔案管理工作較為規范

首先，檔案設施較為完善。我院所有本年度重要的審計工作資料先在審計部門留存，待年底由檔案員進行分類整理后將其送至院綜合檔案室進行統一歸檔保存。綜合檔案室具備專門的場地和必要的存檔器具，檔案保管規范，不易丟失、泄密。其次，審計處對日常內審檔案工作做到細化管理。對所有需要審計的項目進行登記，登記時間有送審時間、出報告時間、合同蓋章時間、領取時間及備注等。文件資料按照審計檔案準則的要求收集、整理，在一定程度上保證了審計檔案質量。

2.較為科學的審計檔案管理方法

我院定期組織兼職檔案員進行檔案業務知識的專門培訓。檔案員在年底都要做好文書檔案整理及歸檔工作，具備檔案管理工作經驗，懂得檔案的基本操作流程。內審檔案員在年底整理、查缺審計檔案，進行排序、編碼，并將歸檔文件的目錄輸入院辦公自動化系統的檔案管理部分，便于以后年度查閱。這樣，整理出來的審計檔案既能有效保管，又便于查找利用。

（二）目前我院內部審計檔案管理中存在的問題

1.內部審計檔案管理制度不完善

雖然我院近幾年在檔案管理工作中作出了較大的努力，但內部審計檔案管理制度尚未建立健全。

2.內部審計檔案管理人員專業技能有待進一步提高

醫院內部審計機構不配有專職檔案員，均為兼職人員。所有的兼職檔案員都一身兼數職，各種工作多，能集中精力從事檔案管理工作的時間就相對較少，使文書檔案資料得不到及時整理歸檔。

3.審計檔案利用的效果不明顯

審計檔案具有憑證作用，在審計工作中，復審、查證的事情時有發生，所以審計檔案的憑證作用特別突出。隨著審計工作的作用日益顯現，審計檔案的數量也會與日俱增。同時，審計檔案案卷組成中蘊藏著大量而重要的信息，因此，應有計劃、有目的地對這些信息加以開發和利用，為醫院的最高決策層服務。

三、加強醫院內部審計檔案管理水平的對策

（一）建立健全內部審計檔案管理的各項規章制度

要做好審計檔案管理工作，必須根據《審計機關審計檔案工作準則》、《內部審計檔案管理規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立內審文件材料的立卷歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。《審計機關審計檔案工作準則》和審計署6號令的相關規定，實行審計組責任制，由審計組長或指定專人負責，按審計項目進行收集，對所有審計工作底稿、取證材料、審計立項文件以及審計結論性文件進行整理、鑒別和取舍，并按規定的類別順序編目，裝訂成冊，做到“審結卷成”，并在規定期間內將審計檔案移交檔案管理部門。

只有建立規范的管理制度，才能做到有章有循、有法可依。醫院必須結合內部審計工作實際，完善內部檔案管理工作的具體操作方法和標準，以促進審計檔案工作的科學化、法制化。

（二）加強學習，提高內部審計檔案管理人員綜合素質

審計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質，又包括職業道德。作為審計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場，正確運用自己的職能和權力；其次，審計檔案資料內容廣泛，具有專業性、程序性、成套性、公正性等特點，作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還應具備審計專業知識，能夠熟練使用現代化管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于審計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。通過培訓學習更新知識，一方面，提高審計檔案管理意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使醫院內部審計檔案的管理和監督職能發揮更有效，以適應新形勢的發展需要。

（三）充分開發審計檔案資源利用，更好的為醫院經濟發展服務

隨著信息公開的日益透明，審計檔案管理方式應當從封閉、半封閉狀態，轉為向為部門單位的利用者開放；審計檔案的資源利用應當從單一為審計業務工作服務，逐步向為各級領導宏觀調控和向為審計業務工作同步服務過渡。同時，還應當從單純的紙質查閱利用審計檔案的方式，逐步轉向運用電子檔案管理系統開發利用審計檔案資源，并不斷總結審計檔案利用工作中的成功經驗使之及時推廣，從而使審計檔案的利用價值得到充分的發揮。醫院內部審計工作在規范醫院的各種經濟活動，維護醫院合法權益，改善經營管理，控制和降低成本，提高經濟效益，以及治理商業賄賂等方面發揮了重要作用，取得了明顯的成效，內部審計可謂是醫院經濟門戶的守護神，內部審計結果都將為醫院的最高領導決策服務，以促進醫院經濟的健康發展。

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[責任編輯 李 可]

收稿日期：2012-04-21

作者簡介：顧晨（1989-），女，江蘇南京人，助理審計師，從事醫院內部審計工作現狀及發展方略研究。