數字經濟背景下的檔案信息化轉型路徑研究

摘 要：如今，各行各業都在迅猛發展。信息技術起到帶動作用，檔案信息化轉型成為事業單位檔案管理工作創新的關鍵點，而在數字經濟背景下推動檔案信息化轉型，不僅能夠實現檔案信息數據共享，還能夠服務于事業單位發展。

關鍵詞：數字經濟；檔案信息化；轉型路徑

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著現代管理制度的建立和競爭的加劇，檔案信息化已具有舉足輕重的作用，事業單位檔案是記錄事業單位運營管理活動的重要資源，在經營決策和提升核心競爭力方面扮演著重要角色。隨著數字經濟時代的到來，事業單位檔案信息化面臨新要求，事業單位檔案信息化轉型勢在必行。

一、事業單位檔案信息化的內涵

事業單位檔案是在經營管理等職能活動中形成的具有參考憑證作用的檔案材料，事業單位信息化則是利用先進技術手段優化配置內部生產經營信息，整合外部資源，實現管理流程信息化。檔案信息化是指在檔案部門的規劃組織下，應用現代技術管理信息資源，將檔案管理模式向數字化管理為主轉變，并為社會提供有價值的檔案信息，以電子化處理和存儲，使檔案資料能夠更加便捷地被檢索、共享和利用，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的快速檢索和共享，提高辦公效率和工作質量。事業單位檔案信息化還包括檔案服務的網絡化，建立檔案服務平臺，方便事業單位內部人員隨時獲取所需的檔案資料，提供及時、準確的信息支持。

二、基于數字經濟的檔案信息化轉型意義

1.促進檔案信息數據共享

促進檔案管理信息化需重視信息技術的使用，信息技術能夠提供高效、方便的方式來處理和管理檔案資料，引入信息化系統將檔案資料以電子形式存儲和管理，使其更易于訪問和使用。信息技術提供了多樣化的功能，如智能搜索、數據分析等，突顯檔案資料在決策制定和業務開展中的重要性。傳統的紙質檔案需要耗費大量時間和精力調用和管理，借助信息化手段，檔案資料的收集、整理、存儲和利用更加迅速和高效。信息化系統將提供可靠的檔案資料存儲和備份機制，確保檔案的安全和可持續性，實現檔案數據的共享和網絡查詢，提高利用效率，事業單位內部也能更便捷地獲取所需的檔案資料，為決策制定和工作開展提供堅實的基礎。

2.提高檔案管理工作效率

檔案作為重要的信息資源，涉及內容繁多，需規范調用、科學管理，若檔案管理人員運用傳統的手工管理方式處理大量檔案資料，很容易出現人為錯誤，進而影響檔案管理工作質效，引入信息技術調用和管理檔案成為必然趨勢。檔案信息化轉型的意義在于提高檔案管理工作的效率，引入信息技術后，許多煩瑣的工作，如檔案的分類、歸檔、檢索等將得以自動化開展，減輕檔案管理人員的工作負擔。同時，檔案信息化轉型能夠有效保留檔案資料的安全、完整。在數字經濟時代，檔案信息的安全問題日益突出，傳統的工作方式又容易出現檔案資料被泄露或丟失，信息技術則運用加密與備份等方法來保障檔案信息的安全。此外，檔案信息化管理可以規范檔案管理的流程和標準，實現檔案管理工作的規范化管理，并對檔案管理工作實時監控、評估，及時發現問題并實施整改，顯著提高檔案管理工作效率及水平。

3.降低檔案資料的管理成本

相對于紙質檔案，采用電子檔案管理系統能夠顯著降低成本。一方面，傳統的紙質檔案管理模式存在諸多弊端，其中最為突出的便是高昂的管理成本，由于紙質檔案需占據大量存儲空間，導致存儲空間緊張，也增加了保管成本支出，且紙質檔案的管理需耗費大量的人力、物力，從檔案的整理、歸檔到檢索工作都需要人工開展，增加了管理成本。相比之下，電子檔案管理系統憑借其高效、便捷特點成為檔案信息化轉型的重要模式，只需較小的服務器空間，便能存儲海量的檔案信息數據，顯著降低空間成本，且電子檔案管理系統還能實現檔案的自動化處理，從檔案的錄入、整理到檢索都可以借助計算機程序自動完成，在提高工作效率的同時，降低了人力成本。此外，紙質檔案容易受火災、水災、蟲蛀等災害的影響，需要檔案管理部門采取相應的防護措施加以保護。

三、基于數字經濟的檔案信息化轉型現存問題

1.檔案資源不集中

在數字化經濟蓬勃發展的進程中，檔案信息化轉型成為眾多企事業單位需要落實的重要任務，在這一過程中，現存檔案資源不集中的問題逐漸凸顯，給檔案管理工作帶來諸多挑戰。其中，審批業務事項的繁多導致檔案資料分散，使得檔案的收集和整理工作困難重重，還增加了檔案傳輸過程的復雜性。由于在檔案傳輸的諸多環節需要歷經從經辦人的立卷歸檔到移交給檔案管理部門的過程，每個步驟都存在檔案信息被篡改或泄露的風險。更為嚴重的是，檔案在傳輸過程中還容易出現丟失、備份密封不完整或者檔案頁面損壞的情況，無疑給后續的檔案利用、管理工作帶來巨大阻礙，影響管檔工作的正常開展。檔案資源的不集中使檔案管理工作異常復雜，增加檔案管理的成本和工作難度，使檔案的價值得不到充分發揮。

2.檔案管理體系不完善

現存檔案管理體系的不完善正制約檔案信息化轉型的進程，辦公空間和相關資金的限制，使檔案管理部門引入的數字化設備設施難以與全流程網絡辦事相銜接，致使電子化服務系統在辦事過程中不能充分發揮應有作用，辦事效率和便利性大打折扣。同時，人員配置不足讓檔案管理部門難以應對繁重的工作任務，檔案的整理、歸檔、檢索等工作不能及時完成。此外，每個部門都有獨特的管控職責和辦事流程，使得檔案管理中的職責和義務不夠明確，致使檔案資料混亂，給檔案管理工作帶來困難，再加上缺乏統一的規范標準，檔案資料在格式、命名、存儲等方面存在差異，檔案管理工作更加混亂，以上問題相互交織，制約了檔案信息化轉型的步伐。

3.檔案信息缺乏安全保障

雖然現有的技術能夠監測檔案信息是否完整、準確，但在面對大規模的數據丟失或損壞時，系統的恢復能力卻顯得捉襟見肘，一旦發生嚴重的“數據災難”，檔案管理部門無法及時恢復檔案信息，可能出現不可挽回的損失。具體而言，檔案信息的權限和加密管理是保障其安全的關鍵所在，但目前尚未實現對檔案信息的權限管理，使得未經授權人員能夠輕易獲取、篡改檔案信息，再加上缺乏加密措施，檔案信息易受黑客、病毒等安全威脅的侵襲。如果檔案信息得不到充分保障，將對個人、組織乃至社會造成嚴重損失。例如，檔案信息被泄露導致個人隱私的暴露，如其財務信息、醫療記錄被泄露，可能會引發金融欺詐、身份盜竊等問題；若企業的商業機密、客戶信息等被泄露，會導致該企業失去市場競爭力。從社會層面來看，檔案信息的安全問題會影響社會的穩定和發展，如涉及國家安全、社會穩定等重要領域的檔案信息被泄露，可能會引發難以預見的重大危機。

4.缺乏檔案信息化管理人才

現有的檔案管理人員大多只熟悉傳統的檔案管理流程，對信息技術的了解和應用能力相對薄弱，面對數字經濟時代對檔案管理工作提出的新要求感到力不從心，在處理檔案信息化工作時會遇到電子文件管理、數據庫維護、信息安全等方面的挑戰，但由于缺乏相關技術知識和經驗，檔案管理人員難以將這些問題充分解決。同時，選拔的檔案管理人員并非檔案管理專業出身的情況也較為普遍，其缺乏有關信息技術的相關知識，對檔案信息化的內涵和意義理解不透徹，嚴重影響檔案管理工作的質效。更令人擔憂的是，非專業的管理人員對檔案管理工作缺乏熱情，在檔案管理工作中不夠積極主動，且對檔案信息化轉型的目標缺乏清晰的認識，難以推動轉型工作的開展。此外，有些檔案管理人員對前沿技術、最佳實踐經驗缺乏深入了解，檔案管理工作難以與時俱進。缺乏專業的檔案信息化管理人才，將導致檔案信息資源的價值得不到充分發揮，解決檔案信息化管理人才短缺的問題，是推動檔案數字化轉型的關鍵所在。

四、基于數字經濟的檔案信息化轉型路徑

1.做好檔案信息化定位

在數字經濟背景下，推動事業單位檔案管理向信息化轉型是必要的，需要明確檔案信息化轉型的目標，并做好檔案信息化的定位。檔案管理人員需要了解有關檔案管理的法律法規，包括檔案保存期限、檔案歸檔規范等內容，以制定合理的檔案信息化方案，推動檔案管理的數字化轉型工作。檔案管理人員需要分析各部門的檔案需求，確定哪些檔案需要數字化轉型，并制定相應的數據采集和業務流程，確保檔案信息的準確性和完整性。檔案管理人員還需要制定統一的電子檔案規范標準，使用戶更方便地查找和利用檔案信息。檔案信息化轉型需要積極定位，并為提升數字化經濟背景下檔案信息化管理的實效性奠定基礎。因此，應認清當前數字經濟的發展趨勢，根據其特點和需求，合理規劃和布局檔案信息化轉型的目標和路徑，充分發揮數字化技術在檔案管理中的優勢。

2.完善檔案管理機制

推動檔案管理信息化轉型，需要完善檔案信息化轉型制度，并建立健全檔案管理機制。檔案管理部門需要依托先進的檔案信息管理系統，建立統一的業務平臺，將各個業務部門的系統整合到一起，實現數據的互通共享，以推動檔案信息化轉型工作，提高檔案管理的效率和質量，減少冗余操作和信息丟失的風險。革新傳統的條塊分割式檔案管理模式需要形成統一的檔案管理工作憑據，并推行無紙化檔案管理。借助信息技術設立檔案管理服務平臺，研究電子檔案單套制歸檔方法，實現電子檔案的無紙化閉環管理，以節約資源、提高工作效率，并確保檔案的安全性和可追溯性。運用高速掃描、數據庫等技術生成電子檔案，并存儲到檔案信息庫中，實現長久保存和共享利用，節省大量的物理空間，方便檔案的查閱和管理，嚴格按照規定推進檔案信息化轉型，確保檔案管理工作的規范性和可持續性。

3.樹立檔案信息化發展戰略思維

促進檔案的數字化轉型，需要樹立超前的檔案信息化發展戰略思維，并科學地指導和推進檔案數字化轉型工作。檔案管理人員需要具備跨學科知識背景，深入理解檔案信息化轉型的重要性和影響，積極參與相關學習培訓，并將其落實到實際工作中。打造檔案信息化系統工程是形成部門協同合力的關鍵，不同部門之間應當密切合作，建立檔案信息的共享機制，確保各個環節的無縫銜接，實現檔案管理的整體優化和提升。推動檔案管理信息化轉型需要有頂層設計和高層推動，并將其融入信息化的宏觀發展戰略中，因此，應明確檔案信息化建設的方向性和目的性，避免出現“信息沙漠”的現象，建設系統且全面的信息化檔案管理體系，并指定專門人員負責檔案信息化建設工作，實現檔案信息的共享與應用。

4.健全檔案管理系統

健全檔案管理系統不只是數字經濟時代發展的要求，還是提高行政管理效率和服務質量的必然選擇。第一，在數字化時代，電子檔案已經成為主流，針對其歸檔與移交過程中的問題，必須減少手動操作，引入自動化流程減少人為因素對檔案管理過程的干擾，保證檔案資源的準確性和可靠性。第二，加大信息化建設力度，健全檔案管理系統，開發相應的歸檔模塊，實現業務數據的一鍵歸檔，引入現代設備，使用功能齊全的信息化檔案管理系統，實現電子檔案的存儲、檢索和傳輸等環節的自動化與智能化處理。第三，在數字化時代，數據的流通和共享日益頻繁，不同部門、系統間的數據整合需要統一的數據規范標準為支撐，以促進信息的流通共享。

5.培養檔案信息化管理人才

毋庸置疑，檔案信息化轉型并非一蹴而就，其中關鍵在于如何培養具備專業素養的檔案信息化管理人才。處于數字經濟時代，檔案管理的方式發生劇變，也對檔案管理人員提出更高要求，其需要熟悉檔案管理的基本流程和方法，更要具備扎實的信息技術知識和實際應用能力。為推動檔案信息化轉型，需要高度重視檔案管理人員的選拔和聘用，在選拔過程中，要著重考察候選人的信息技術素養、學習能力及對檔案管理工作的熱情程度，明確崗位職責和工作要求，保證招聘的人員能夠勝任檔案信息化管理工作。同時，組織現有檔案管理人員參與專業的信息化知識培訓，采取“線上+線下”的培訓模式，線上培訓提供豐富的學習資源，讓檔案管理人員隨時隨地學習新理念、新知識與新技術；線下培訓則以面對面的交流和實踐操作為主，使其將線上所學知識用于實際工作。培訓內容應囊括檔案管理系統的使用、數據分析和處理技巧等，全面提升檔案管理人員的綜合素質。除了技術培訓，檔案管理人員還要學習檔案信息化轉型的內容和方法，深刻理解檔案信息化的內涵和意義，推動檔案信息化轉型目標的落實。為此，檔案管理人員要積極參與相關的學習交流活動，深入研究檔案信息化管理的前沿技術和最佳實踐經驗，以提高專業水平。

五、結束語

綜上所述，檔案信息化轉型是事業單位適應數字化經濟時代的必然選擇，在此背景下，檔案信息化轉型具有促進檔案信息數據共享，提高檔案管理工作效率，降低檔案資料管理成本的重要意義。在轉型過程中，事業單位面對檔案資源不集中、管理體系不完善、信息缺乏安全保障及缺乏專業人才的問題，需要開展檔案信息化建設定位，完善檔案管理機制，樹立發展戰略思維，健全檔案管理系統，培養檔案信息化管理人才，以充分發揮檔案信息化的優勢，提高檔案管理水平和服務質量。未來，事業單位仍需不斷探索、持續創新，真正推進檔案信息化轉型目標的落實，為自身可持續發展提供有力支持。

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作者單位：山東省臨沂市水利局