淺談工程設(shè)備采購管理中的幾點問題

摘要：本文針對實際工作中遇到的幾點問題進行了闡述，涉及到工程設(shè)備采購管理中供應(yīng)商方面、緊急采購方面、采購異議方面及驗收付款幾方面，旨在通過具體存在問題反映工程設(shè)備采購的難點。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)備采購 供應(yīng)商管理 緊急采購 采購異議 驗收付款

工程設(shè)備指正在籌劃建設(shè)中的某一工程項目或某一項目所涉及的各種設(shè)備，包括：基本建設(shè)項目中的設(shè)備（新建的或擴建的）；企業(yè)技術(shù)改造中的設(shè)備。作為工程施工的物質(zhì)基礎(chǔ)，工程設(shè)備的質(zhì)量優(yōu)劣十分關(guān)鍵，其價格直接影響到工程的施工成本。因此，工程設(shè)備的采購管理在工程管理中是一項重要的工作。

工程設(shè)備的采購管理是每個企業(yè)實施工程項目管理的核心。如何做好其采購管理，確保工程項目的順利實施存在其必要性。下面是在實際工程設(shè)備采購工作中遇到的幾點問題：

一、供應(yīng)商管理方面

1、供應(yīng)商開發(fā)過程受到限制，目前供應(yīng)商的開發(fā)主要有網(wǎng)絡(luò)尋找、銷售代表自動上門等途徑，由于許多供應(yīng)商不太愿意在網(wǎng)絡(luò)及產(chǎn)品名錄上登記相關(guān)供求信息，網(wǎng)絡(luò)尋找存在一定的弊端，會導(dǎo)致供應(yīng)商開發(fā)的資源不足，所開發(fā)供應(yīng)商從適時、適地、適質(zhì)、適量、適價來分析也不適合發(fā)展長期合作的需要，所以開發(fā)供應(yīng)商的模式有待改進、完善。

2、 采購人員在與供應(yīng)商的溝通銜接方面還比較薄弱，出現(xiàn)了供貨不及時、供貨產(chǎn)品的型號與合同約定存在差異等等一系列問題。尤其是對于專用設(shè)備及新興技術(shù)應(yīng)用設(shè)備，專業(yè)性高，選取具有專業(yè)知識背景及供貨經(jīng)歷的供應(yīng)商，做好前期考察工作及供貨廠商與現(xiàn)場使用部門的溝通工作。

3、供應(yīng)商評估流程基本上還是依靠采購員在平時采購工作中對供應(yīng)商供貨的品質(zhì)、價格、貨期、服務(wù)等進行簡單的評估，評估結(jié)果相對比較客觀，不能直觀的反應(yīng)出問題的所在。

二、采購異議管理方面

1、 目前，工程設(shè)備采購的品種越來越豐富，分類也越來越細，設(shè)備的采購工作對技術(shù)的依賴越來越大，所以專業(yè)技術(shù)水平的提高尤其是對產(chǎn)品的具體配置和關(guān)鍵性能指標的理解對采購工作中避免出現(xiàn)采購異議具有十分重要的意義。

2、對于一些非型號升級類所導(dǎo)致的采購異議，一定要在前期杜絕此類事件，在前期詢價過程中認真與供應(yīng)商核實。由供應(yīng)商核對型號不認真所導(dǎo)致的，加大對供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度進行考核。對于一些前期工作中無法避免的型號升級類產(chǎn)品，積極跟蹤其到貨狀態(tài)，與相關(guān)廠部做好升級型號的確認工作，力爭在送達倉庫之前完成對型號的確認。

三、緊急采購管理方面

工程設(shè)備的緊急采購一般是在工程收尾階段，由于設(shè)計變更或者設(shè)備調(diào)試突發(fā)故障檢修需要，出現(xiàn)一些小型設(shè)備的緊急采購。對于此類緊急采購，按照常規(guī)的采購流程進行采購，勢必會影響到現(xiàn)場的工程施工節(jié)點，因此各個企業(yè)都會針對此類情況編制緊急采購的制度規(guī)定。某公司緊急采購的實施存在下面幾點問題：

1、“見頭不見尾”。按照制度規(guī)定，書面緊急采購單申報后五個工作日內(nèi)要提報相應(yīng)的ERP計劃，一旦到貨投入使用就視為使用部門驗收合格，申報資金計劃后財務(wù)應(yīng)及時安排支付緊急采購資金。但實際工作中，采購部從收到紙質(zhì)緊急采購單開始，積極聯(lián)系廠商緊急調(diào)撥急用貨物，順利完成現(xiàn)場到貨后，其余的各項工作沒有一項可以展開。首先是ERP計劃，往往是經(jīng)多次催促后才能見到，早已過了制度規(guī)定的“五日”期限；其次是到貨驗收環(huán)節(jié)，貨未到現(xiàn)場，使用部門的承諾層層壓來，一旦到貨投入使用，所有的保證都煙消云散，無論你催促多少次，現(xiàn)場從來不急；最后是付款環(huán)節(jié)，對于緊急計劃的采購需求，采購人員與供應(yīng)商進行溝通的環(huán)節(jié)中，供應(yīng)商在書面合同沒有簽署的情況下，調(diào)撥了貨物為買方解決燃眉之急，這些是建立在對買方信任的基礎(chǔ)之上，買方更應(yīng)履行承諾，及時付款，建立其信譽度，而不要讓其成為一紙空談。

2、對于緊急采購工作，實際完成流程的工作周期總計起來絲毫未體現(xiàn)緊急采購工作的緊急性，有時候甚至比一般采購來得更慢一些。這樣的緊急采購工作，如何進行改善，需要各部門共同努力。

四、驗收付款方面

工程設(shè)備的驗收付款，不論是一般采購還是緊急采購，均存在此類問題，驗收滯后，付款拖期。當(dāng)然，工程設(shè)備不同于備品備件，一些工程設(shè)備作為一個成套的整體，往往是需要根據(jù)現(xiàn)場施工安排的進度分批到貨，以避免設(shè)備提前運至現(xiàn)場遭到損壞。目前分批到貨的工程設(shè)備，現(xiàn)場會有不同的人員接收，送貨單也分存于不同的人手中。設(shè)備到齊后，現(xiàn)場接收人員忙于設(shè)備調(diào)試等工作，倉庫的驗收工作總是會一拖再拖。等到有空去辦理的時候，就會出現(xiàn)送貨單遺失的情況。各廠部應(yīng)該有專人負責(zé)該項工作，設(shè)備全部到齊后將所有送貨單據(jù)整理好及時與倉庫人員聯(lián)系辦理驗收手續(xù)。

工程設(shè)備的付款一直是難題，拖期已經(jīng)成了再正常不過的事情。財務(wù)需要各方面平衡資金，偶爾的拖期尚可理解，但是持續(xù)的一直是這種情況是否是財務(wù)的某個環(huán)節(jié)出了問題，各部門都需要認真反思一下為何不能及時的支付貨款。

綜上所述，工程設(shè)備采購工作非采購部門一個部門的事情，各部門的共同配合，才能為公司各工程項目的順利實施奠定基礎(chǔ)。