論高校教學檔案的收集整理

檔案的基本功能決定了高校教學檔案建設在高等學校教學管理活動中重要意義。教學檔案是組織教學、實施教學管理質量工程及教學環節、動態過程的原始記錄，它包容了教學活動的全部信息，是教師和教學管理人員從事教學、教改和管理工作的直接記載，也是教學動態活動的基本憑證。因而保全、整理好教學檔案，既對教學活動的規范化管理及新的教學改革的實施，扎實穩步提高教學質量具有重要作用。此外，高校教學檔案作為高校教學水平評估過程的支撐材料，該問題的探討對于面臨評估的本科院校更具有積極的現實意義。下面結合工作實際，就高校教學檔案的收集、整理等工作談幾點體會，供從事教學檔案管理工作的同行參考。

一、高校教學檔案的收集方式

教學檔案的收集可分為平時收集和集中收集兩種，平時收集是隨時對產生的教學檔案進行收集，平時收集能有效避免資料的丟失。平時收集要求檔案人員做到“五勤”，即眼勤、腦勤、嘴勤、手勤和腿勤。眼勤就是要多看，及時發現應該收集的資料；腦勤要對獲得資料的價值進行分析選擇，以免“有文必檔”，玉石不分，或歸檔錯誤；嘴勤是對可能成為檔案的教學資料在形成過程中就應告訴相關人員在用紙規格、書寫格式等方面做到規范；手勤是對隨時收集的資料立即進行保全處理，對眼前正在使用不能馬上收集的要記錄備忘，以便日后收集，對單份資料應及時復印備份；腿勤是要多走訪，擴大材料的收集范圍，對散失在其它部門或領導、教師手中的資料要及時索取。集中收集是學期末和年終對一學期（一年）以來形成的教學資料進行的全面收集，集中收集時一定要做到應收盡收，避免缺失，一旦有重要教學資料丟失應設法及時補缺，確保歸檔資料的全面、完整。

二、高校教學檔案的收集范圍

高校教學資料可以分為三大類，即教育教學活動資料、學生學籍管理資料和教師隊伍建設資料，這三類資料中具有保存、教育、資治作用的材料，都在高校教學檔案的收集范圍之中。

（一）教育教學檔案材料收集范圍應包括：學科與專業建設規劃；教學管理規定、規范、制度，教學質量工程實施細則、教學過程管理等文件材料；人才培養方案、各科教學大綱等材料；課表及教學安排材料；教學進度計劃、典型教案、部分學生作業；教學質量監控，包括教學檢查、教師聽課、學生評課、教學事故處理等各類記錄材料；教學典型經驗、公開教學、示范教學等材料；考試安排表、考題、評分標準、考場記錄、試卷分析、成績登記表及補考材料；實習計劃、方案、總結以及學生參加社會實踐服務、社會調查、科技下鄉等材料；畢業設計、優秀畢業論文等原件；各類教學會議，包括教學研討會、教學工作會、教研活動記錄等；使用教材的目錄、簡介；反映教育教學活動的照片、圖像、光盤等音像資料；圖書資料目錄、數量、購書登記、借閱利用登記材料；教學實驗室的建設管理，包括儀器設備的申報、論證、審批、評估，設備的品名、型號、價格，使用說明，安裝起用時間、使用檢修記錄等材料；學生思想政治教育，包括“兩課”教學、院系黨團活動及優秀學生、優秀學生干部和先進學生集體等材料；有關體育教學、軍訓活動、學生體能測試達標、體育比賽獲獎、學生身體檢查等材料；教學改革材料；教學實踐環節的落實及實踐基地建設等材料；精品課程建設材料；其他與教學相關的材料。

（二）學生學籍管理檔案材料收集范圍應包括：新生錄取名冊、入學報到名冊、入學錄取通知書，新生報到登記表、學籍卡；新生高考檔案；學生轉學、休學、退學、復學、留降級材料；學生獎勵、處分及處分復議、撤銷材料；學生畢業鑒定登記表、畢業證書簽領名冊、畢業證書樣本、畢業合影照片；授予學位學生名冊，授予學位情況登記表；學生就業安置登記表；專升本、考研學生名冊；畢業生反饋信息及跟蹤調查材料。

（三）教師隊伍建設檔案材料收集范圍應包括：教師編制、教師梯隊建設及教師招聘材料；教師名冊及職稱、學歷、學位等情況登記表；教師工作量統計，優秀教學成果和科研成果獲獎材料；教師出版教材、編寫講義、發表科研論著、擔任科研項目材料；教師培養情況，包括學歷提高、訪學、參加學術交流，參加科研社團活動等材料；教師業務考核，包括任課班級、完成教學工作量、作業批改、論文輔導、教學督導組評價、學生評課、考核等級格次等材料；聘請名譽教授、客座教授材料；邀請校外專家、教授、學者講學和學術交流材料；教師面向社會開展科技、智力服務活動材料；有關教師隊伍建設的圖片、音像材料。

除上述所列必須歸檔的材料外，其它對教育教學、學籍管理、師資建設等有憑證參考作用的相關材料也應在收集之列。

三、高校教學檔案的整理立卷

整理立卷是檔案管理的一項重要內容，整理時應把握三條原則：即“準確、完整、有價值”。一是對收集起來的檔案材料要進行準確性鑒定。教學檔案材料是教學活動的原始記錄，卻不一定都是真實記錄，檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料的原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以供利用者參考。二是收集的檔案材料要盡可能地完整全面。在實際工作中我們發現，教學檔案不全的現象非常普遍，一般對教學管理活動中直接形成的材料比較重視，收集得全面一些，而對學術交流、科研、實驗室、圖書資料建設等方面的材料往往收集不全，院系教學檔案人員在立卷前可將初步整理出來的“歸檔文件目錄”找相關人員核查，以便查缺補漏。三是要對收集的材料進行鑒別，以此確定歸檔與不歸檔和保管期限的長短，需歸檔的材料整理好后就要立卷。立卷都是一些常規工作，在此無需贅述。

總之，教學檔案是高校教學及其管理活動的原始記錄，它在教學評估及教學改革中具有重要的意義。因而做好教學檔案的收集與整理，是高校建設與發展中不可忽視的一項基礎性工作。