試談如何加強文物保護工程中的檔案管理工作

摘要：文物保護工程是針對不可移動文物進行的保養、修繕、搶險、遷移等工程，不同于一般的新建工程或房屋的維修工程，因此其工程檔案有一定的特殊性，目前尚未形成規范、標準和統一的管理模式。隨著我國社會經濟的快速發展，國家和地方各級政府對文物保護工程的資金投入呈逐年增長態勢，文物保護工程的數量和規模大量增加，與之相關的工程檔案的數量也大量增加，其中的問題也越來越突出。如何對文物保護工程檔案進行有效的科學管理，是擺在我們面前的一項新的重要任務，自2005年以來，本人在具體實施文物保護工程的實踐過程中，總結了文物保護工程檔案管理中出現的常規問題，從規范、驗收、管理等方面提出了制度化的建議。

關鍵詞：文物保護工程 檔案管理 工程檔案

文物保護工程是對核定為各級文物保護單位的和其他具有文物價值的古遺址、古墓葬、古建筑、石窟、石刻、近現代重要史跡及代表性建筑等不可移動文物進行保護的工程，它分為保養維護、搶險加固、修繕、保護性設施建設、遷移等工程類型。

一、文物保護工程檔案的主要內容：

根據《中華人民共和國文物保護法》、《中華人民共和國建筑法》和《文物保護工程管理辦法》的有關規定，可歸納出文物保護工程檔案的主要內容有：立項申報文件、勘察設計文件、施工技術設計文件、施工技術文件和竣工資料五個方面，現分述如下：

1、立項申報文件資料：包括業主單位及上級主管部門名稱、擬立項目名稱和地點、文物保護單位級別和時代、保護范圍與建設控制地帶、公布與執行情況、保護工程必要性與實施可行性的技術文件、錄像或照片等資料、經費估算與來源、工作計劃、擬聘請勘察設計單位的名稱及資信情況，以及上級主管部門批復的文件等。

2、勘察設計文件資料：包括反映文物建筑歷史狀況、固有特征和損害情況的勘察報告、實測圖、照片等；保護工程方案、設計圖紙及相關技術文件；工程設計概算；必要時應提供考古勘探及發掘資料、材料試驗報告書、環境污染情況報告書、工程地質和水文地質資料及勘探報告等。

3、施工設計文件資料：包括施工設計圖、設計說明書、施工圖預算、相關材料試驗報告及檢測鑒定結果。

4、施工技術文件資料：包括施工方案、施工人員進場前接受文物保護相關知識培訓的記錄、施工記錄和施工組織設計方案的文件、施工過程中收集的有關文物資料、質量自檢報告、隱蔽工程部分驗收記錄等。

5、竣工資料：包括工程總結報告、竣工報告、竣工圖紙、財務決算書。另外按照《文物保護工程管理辦法》的規定，重要工程應當在驗收后三年內發表技術報告。

二、當前實施文物工程施工檔案管理中普遍存在的問題：

（一）文物工程檔案管理規范的缺失：

由于我國目前還沒有出臺一部文物保護工程檔案驗收規范，僅在2003年5月1日文化部公布的《文物保護工程管理辦法》第25條提到：“文物保護工程的業主單位、勘察設計單位、施工單位、申報機關和審批機關應當建立有關工程行政、技術和財務文件的檔案管理制度”。“所有工程資料應當立案存檔并歸入文物保護單位記錄檔案”。然而，文物保護工程檔案不同于現代建設工程檔案，工程實施的目的是保護歷史遺產，保護原有歷史痕跡使其延年益壽，因此文物管理部門對工程設計方案的報批與審批程序、工程招標程序、施工驗收合格標準、竣工專家驗收程序等主要內容都與現代工程有較大不同，期間形成的工程檔案很難與現代工程檔案統一。現實文物工程實施過程中因沒有權威部門頒布該行業檔案驗收規范、一般參照現代工程檔案驗收規范驗收文物保護工程檔案，造成資料檔案管理人員十分困惑，對工程檔案的特殊性沒有把握，也無法把握好。

（二）文物工程施工過程檔案資料形成及收集問題：

現實中施工單位對文物保護工程資料重視不夠，施工期間有關單位往往只重視文物本體的施工過程而忽略資料的及時收集與整理。修復過程的重要歷史信息捕捉不夠及時，造成施工過程中該收集的沒能收集到，給工程留下永久的遺憾。更有甚者，整個施工實施過程沒有懂文物保護專業的檔案管理人員，檔案收集完全按照現代工程檔案管理生搬硬套、弄虛作假以蒙混過關。在文物保護工程施工過程，為了確保文物不被保護性破壞，往往要求施工單位技術負責人和監理人員現場跟蹤監督施工方案的實施，及時對施工過程進行記錄，對特殊的方案變更實施，要求監理人員填寫旁站記錄，施工方要有詳盡的施工記錄，為后期建立文物檔案留下寶貴的原始資料，可是目前許多文物保護工程施工過程基本很難做到，往往錯誤認為這是設計單位及業主單位的事情，設計單位一般不可能像監理和施工人員那樣對工程進行全程跟蹤，這樣勢必造成資料收集的漏洞。

在資料收集與形成過程，還有一些問題是目前沒有與文物保護工程相對應的專業化、規范化的表格資料，古建筑修繕工程中分項工程質量檢驗評定表、分部工程質量評定表等都是參照建設部頒布的工程質量評定表，這類表格都不能完全適應文物保護工程實際情況，如古建筑中的石刻、石窟、古遺址等保護是無法套用這類表格的，同時與之對應的評定標準也是不能適應文物修復保護工程的。照這類表格填寫形成的資料，內容只能是與實際不相符的。

三、針對當前文物保護工程檔案存在的問題，應該從制度的規范和加強有效的管理等層面來解決，具體措施如下：

（一）完善文物工程檔案管理規范和制度

要盡快制定文物工程檔案管理規范，文物保護工程與現代建設工程在理念和質量標準方面有較大差別，《建設工程文件歸檔整理規范》規定：建設工程檔案應依建設工程施工驗收規范，建設工程質量驗收統一標準等為依據編制。而文物保護工程施工應依文物保護工程有關規范、標準編制，不能完全按照現代建筑工程執行的《建設規范》，國家文物管理部門應盡快組織有關專家、學者對文物保護工程行業進行調查、研究、編制頒發該行業的檔案編制規范，以規范文物保護工程檔案形成的過程，規范工程參與人員收集資料的內容、方法、標準；使該行業檔案管理工作規范化、科學化、確保檔案的真實性，使工程檔案編制有規可依。

（二）加強有效的管理促進文物保護工程建檔工作的進步：

1、建立文物工程檔案驗收制度：

具體實施文物工程的文物管理部門應根據《中華人民共和國文物保護法》及其《實施細則》編制文物保護工程檔案驗收管理制度，使該行業檔案驗收程序化、制度化。首先確定工程實施單位的項目負責人、資料管理員職責。在工程竣工驗收前，首先對工程資料檔案進行預驗收，檔案預驗收不合格的禁止工程竣工驗收。對工程實施過程中疏于資料管理，造成工程檔案無法彌補形成資料永久性缺失的單位和個人要追究責任，降低資質單位和個人在文物保護工程方面資質等級以及對有關單位進行經濟處罰等措施。從制度上確保文物工程檔案管理質量，使參與各方對檔案資料管理工作有一個責任意識，樹立對文物保護工程檔案資料負責，就是對歷史負責這一深刻認識。

2、建立文物工程檔案移交制度：

目前文物保護工程檔案移交手續不夠規范，業主一般要求施工、監理等單位向工程所在地的城建檔案館移交一套，業主留一套；甚至有的根本沒有向城建部門報送檔案，就認定工程檔案工作完成。有的工程量小，業主單位根本不對檔案提出要求，工程實體完成了，一切皆完成了。這樣的局面對文物保護工程檔案管理極為不利。文物管理部門既沒對檔案驗收，也接收不到工程檔案，因此文物管理部門應制定文物工程檔案移交管理制度。規定業主單位組織施工、監理、設計等單位對工程檔案進行驗收移交管理。規定業主單位留存檔案資料內容、套數以及質量要求等內容；規定移交手續辦理程序；規定移交有關各方責任。

3、建立文物工程檔案管理人員培訓管理制度：

當前文物保護工程檔案資料不規范，除了管理方面的問題，還有人員素質的問題。文物保護工程檔案的管理，要求管理人員有較高的管理技能，既要熟悉檔案工作的相關法律法規和工作技能，又要了解文物保護工程的相關技術和文物知識，要求管理人員要具有很強的責任心，忠于職守。同時，還應保持檔案管理人員的相對穩定，不斷提高檔案管理水平，當前現有從事文物保護工程檔案資料管理人員，同時具有文物保護知識和檔案管理知識的很少，同時也沒有引起文物管理部門的重視，因此管理部門要從長遠計劃，建立專業人員培訓的制度，對從事該行業人員進行文物專業知識和檔案管理知識培訓，經培訓合格后方可持證上崗。

4.做好相關單位的協調工作：

文物保護工程涉及文物管理部門、建設部門、建設單位、考古、規劃、設計、施工、監理等多個部門或單位，僅靠一個部門或單位來完成文物保護工程檔案的建檔工作是遠遠不夠的，需要各相關部門和參與單位的積極支持和配合，這就需要做好各相關部門和單位的協調聯動工作。

綜上所述：文物保護工程檔案的建立與管理，是一項具有長遠意義的基礎性工作，必須緊密聯系實際，合理有效地管理好文物保護工程檔案，充分發揮工程檔案應有的作用，為文物的保護、利用和管理服務。本著\"對歷史負責，為后人著想\"的態度，將修繕項目的過程真實地記錄并保存下來，為日后查考及其他保護利用工作，提供翔實可靠的記錄。當前文物保護工程檔案管理工作存在的系列問題，必須通過規范和制度的不斷完善，使該行業的檔案資料建立在科學、規范之上，以確保資料真實性、有用性，才能給后人留下寶貴的歷史財富。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國文物保護法》及其《實施細則》

[2]《文物保護工程管理辦法》

[3]《中華人民共和國建筑法》