圖書館管理中溝通問題的思考與探討

摘要：溝通既是科學又是藝術，管理者與被管理者之間的有效溝通是管理藝術的精髓。本文首先概述了溝通管理的涵義，然后提出有效溝通的原則和渠道 ，最后分析了溝通在圖書館管理中的具體作用 ，擬定了溝通在提高圖書館管理效率中的對策和措施。本文在此提出了一些自己的觀點和看法，可供參考。

關鍵詞：圖書館管理 信息溝通

一、溝通管理的涵義

溝通是雙方的行為，而且還要有中介體。溝通過程是指一個信息的發送者通過采納恰當的信息傳遞渠道，將信息傳遞給接收者的、相對封閉的反饋過程，信息傳遞渠道是溝通過程取得成效的關鍵環節。信息傳遞渠道始于主體發出信息，終于客體得到理解與反應。由于在溝通過程中常用語言、文字表達的思想或信息，往往會有“字里行間”和“言外之意”的內容，甚至還會造成“言者無心、聽者有意”的效果。因此，能否達到有效溝通、實現組織預期目標，除編碼和譯碼的準確性外，其關鍵在于信息傳遞渠道的有效性。

二、溝通管理的原則

1、準確性原則。信息發送者必須對他（她）想要傳遞的信息有清晰的想法，這就意味著進行有效溝通的第一步必須闡明信息的目的，并制定實現預期目的的計劃。

2、一致性原則。有效的溝通不僅是發送者的職責，也是接收者的職責，這要求有效的溝通需要以信息發送者和接收者都熟悉的編碼和譯碼作為信號。

3、實事求是原則。不能脫離實際制定溝通的計劃，而應同別人協商并鼓勵他們參與收集事實、分析信息，并選擇最合適的媒體。

4、誠信性原則。溝通中的聲音語調、措辭及講話內容與講話方式之間的和諧一致等等都會影響信息接收者所做出的反應。

5、完整性原則。只傳遞而沒有溝通的情況屢見不鮮，這是因為信息只有被接收者所理解，溝通才算是完整的。因此，為實現溝通的目的，可以通過提問、去信詢問以及鼓勵信息接收者對信息有所反應等方式來取得反饋。

6、情感性原則。溝通的職能不只是傳遞信息而已，它涉及到情感問題。這就要求圖書館內上下級之間、部門之間、不同層次之間的人員之間要在平等人格的基礎上進行溝通。

三、溝通管理的渠道

1、正式溝通渠道。正式溝通渠道指在組織系統內，依據組織明文規定的原則進行信息傳遞和交流。正式溝通分為：自上而下的溝通、自下而上的溝通和橫向交叉的溝通三種模式。①自上而下的溝通。自上而下的溝通就是在組織職權層次中，信息從高層次成員朝低層次成員的流動，這種溝通渠道在具有獨裁主義氣氛的組織中尤為突出。②自下而上的溝通。自下而上的溝通是下屬依照規定向上級所提出的正式書面或口頭報告，這種溝通渠道通常存在于參與式的和民主的組織環境中。③橫向交叉的溝通。橫向交叉的溝通是指同層次不同業務部門之間的溝通。這種溝通渠道用來加速信息的流動，促進理解，對實現組織的目標而協調各方面的努力具有重要作用。

2、非正式溝通渠道。非正式溝通渠道是指在正式溝通渠道外的，以社會關系為基礎的溝通渠道，這種溝通未經過計劃，不受組織監控，也沒有層次上的限制，如各種非正式場合的聚會、閑談、議論等。

四、圖書館管理中溝通的作用

1、提高工作效率，實現知識管理。知識經濟條件下，圖書館工作的目的就是要努力實現在新的信息技術環境下的知識獲取、知識發現、知識共享、知識的傳播與利用，因此，圖書館工作的本質就是知識管理。

2、使決策更加科學、合理、有效。科學決策是圖書館科學管理的重要組成部分，管理者決策正確與否，直接關系到圖書館的發展；任何組織的決策過程，都是把信息轉變為行動的過程，因此，準確可靠而迅速地收集、處理、傳遞和使用信息是決策的基礎。無論從圖書館內部還是從組織外部獲取信息必須依賴溝通，若要發揮并提高信息資源的價值，即實現信息資源的共享，更少不了溝通。因此，充分、良好的溝通是實施和檢驗決策正確與否的基礎，否則將會導致判斷錯位和決策失誤。

3、穩定員工的思想情緒，統一組織行動從一個人到圖書館某一崗位開始，直至退休（或調出），有效的溝通都是極其重要的。

五、提高圖書館管理效率的措施

1、全面的溝通檢查。提高圖書館溝通效率，首先是要進行溝通檢查，并把檢查中發現的結果作為圖書館組織變革與制度變革的基礎。溝通檢查是檢查溝通政策、溝通網絡以及溝通活動的一種方法，它把溝通看成是實現圖書館組織目標的一種手段，而不是為溝通而溝通。只有對溝通政策、溝通網絡、溝通活動的全面檢查，才能找準阻礙提高圖書館溝通效率的原因，從而為提高圖書館溝通提供可靠的決策依據。

2、構建正式溝通渠道體系。為了實現圖書館組織的溝通目標，關鍵在于構建穩定合理的自上而下、自下而上、橫向交叉的正式溝通渠道網絡體系，明確各種渠道的功能，使其始終通暢無阻，讓每一部門、每一崗位、每一員工都能在正式渠道上獲取信息，使其知道該從何處獲取信息，該知道些什么，該傳遞些什么，以保持信息暢通，減少噪音感染，信息失真和延誤，防止各種謠言、傳聞和小道消息等四處傳播而干擾工作正常進行。

3、發揮非正式溝通渠道作用。非正式溝通渠道不僅能夠真實地表露和反映人們的思想、動機，而且往往能提供正式溝通難以獲得或不便獲得的信息。同時，非正式溝通渠道還有溝通形式不拘、直接明了、速度快、鞏固人際關系等正式渠道無法比擬的長處。因此，要提高圖書館溝通的效果和效率，就必須發揮非正式溝通渠道的作用。

4、掌握溝通技巧，提升溝通檔次。提高圖書館溝通績效一個很重要的途徑在于對溝通技巧的掌握，有意識地培養和鍛煉自己的表達能力和調控溝通環境的能力，對提高溝通水平是必要的。我們通常要掌握和運用以下溝通技巧：一是提高表達能力，增加信息的準確性；二是注意面部表情、動作、態度等非語言的運用，以達到在情感、人格上的平等交流；三是聆聽是理解的關鍵，對于溝通者的信息要付出時間、同情、共鳴和全神貫注。

參考文獻：

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