淺析企業檔案現代化管理的實現要點

[摘 要]自從我們改革開放以來，尤其是加入世界貿易組織之后，我國的各項事業不論是在經濟領域亦或是在社會領域都取得了非常顯著地成就。任何事物的發展都是和其他事物相輔相成的，經濟發展就需要和我們的檔案信息工作進行結合，只有有效的將兩者融合到一起，才可以保證我們的各項建設活動有堅實的基礎保障。筆者基于這種背景，具體的探討了當今時代環境中，企業如何做好這項工作，目的是為了更好的促進進步，實現國富民強的目標。

[關鍵詞]企業 檔案 現代化管理

自從進入二十一世紀以來，電腦等各項具有高效信息化特點的工作裝置就隨之出現了，此時就出現了形式多種多樣的電子格式的資料，在傳統的工作方式中，我們多是依靠筆和紙張來完成工作，不過在現今的時代中，隨之信息技術的發展，我們已經將這種傳統的方式改良，而這種變化運用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們如何的確保新時代下檔案工作朝著正確的方向實現科學有效地管理，成為當前我們的工作重點也是一大難點，需要有關機構認真地重視此點。 企業檔案管理現代化，即應用現代管理理論、思想、技術、設備、方法對企業檔案和企業檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化、科技發展對企業檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即，花費最小的時間以及各項資源，比如資金等等來獲取最好的收效。

一、 檔案管理規范化、標準化

檔案管理現代化的前提以及基礎條件就是規范化和標準化。我們都知道，在過去的方式中，要想開展活動，只能單純的借助紙張以及筆等工具進行，通過多年來的工作實踐我們得到了一系列的完整的工作規則以及程序等內容，但是我們在新時代發展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結得到的那些程序以及規定等內容。舉例來講，現今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實現的，我們在對其進行整理運用到時候只能用磁盤的方法對其進行操作，而且它的活動領域除了文件內容之外，還涵蓋它的相應運行體制等。除了這點之外，因為這種方式的獨特性，我們對其進行的各項活動，比如保存或者運用等等的相關方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業檔案部門沒有制定統一的標準作為管理依據，各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標準，堅決貫徹到檔案管理的每一個環節，是實現企業檔案管理部門要按照國國家相關標準對電子文檔進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學合理，檢索靈活便捷，以適應檔案現代化管理的需要。

二、 檔案信息資源數字化

我們常常提到的數字方式具體的指借助電腦一級掃描設備等先進的裝置，把我們實體保存的各項數據以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實行檔案信息數字化后，可以通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范理的目的，通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，站在一定的高度上來看，能夠取保相關機構工作所需的數字形式的信息可以合理的拓展，不管是時間還是地域上的距離，使用人員都能夠通過最有效地時間獲取我們想要了解的文件，這樣就可以打破過去方式中的弊端，也就是不便于管理的問題，因為它有很多的優點，首先不會像紙張形式的會占用很大的空間，而且它可以容納非常多的內容，在傳統的方式里這點是做不到的，最后一點是我們不需要做一些額外的花費，具有很高的經濟性能特點。除了上面講述的這點內容以外，單位所需的信息領域不斷擴大。首先，電腦的普遍使用以及其他一些相關的先進技術的進步，帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現了本質上的發展，因為我們的相關活動已經慢慢地進入一種不需要紙張，非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計劃、分步驟地對現有傳統載體的檔案信息進行數字化轉稱。縮微攝影技術和數碼影像技術的應用為檔案管理實現數字化提供了有力支持。縮微攝影技術就是把大量的紙質文件轉化到很小的縮微品上并制成電子文件；數碼影像則是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方，比如通過電腦對信息進行各項確認以及保存或者相應的其他活動等 。這種方式的優點是它可以從最基礎的源頭上講我們過去的方式中因為紙張的容量問題導致我們的空間存在嚴重的局限性的特點，這就很好的將我們在開展工作的時候遇到的很多問題很好的處理。

三、 確保技術能夠符合時代發展

檔案管理技術現代化是檔案管理現代化的主要內容，是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運用通訊技術、計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術等現代化科技手段進行操作，實現工作手段的現代化。同時，企業檔案工作的組織與管理，要運用現代管理科學的原理，遵循檔案工作客觀規律，研究和處理檔案管理中存在的各種問題，使企業檔案管理機制更加科學和完美。

四、確保基礎設備符合時代的發展特點

我們都知道，即使是最優秀的員工，如果不給于進行工作所必需的條件，那么他就算是有非常驚人的專業水平，也不可能做好工作。因此，單位應該將工作所需的設備的各項相關活動放到工作的重點上來抓，只有有了科技含量高的裝置，我們才可以開展有質量的工作。 要根據企業各職能部門的工作范疇和職責，設立檔案管理子系統，并與檔案部門聯網，使其產生的電子文件能安全及時地通過網傳輸到信息管理中心，再由信息管理中心統一鑒定、整理編目，以保證電子文件的真實性、準確性。

五、 確保從業人員具有必備的職業能力

企業檔案部門應根據本單位檔案工作的實際需要，加強對檔案人員的專業培訓，培養他們的知識結構，使之具備良好的政治理論水平、業務工作水平；強化人才管理，不斷引入競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應企業檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。檔案管理人員也要加強學習，注重用現代化科學技術武裝自己，增強自己的工作能力，提升自己的業務水平，掌握檔案管理、計算機管理等技能，以適應新時期企業檔案現代化管理的發展要求。

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