淺析單位印章的規范化管理

[摘 要]本文介紹單位印章及其法律效力，進一步簡要分析如何進行單位印章的規范化管理。

[關鍵詞]單位印章 法律效力 規范化管理

企業及行政事業單位在對外交往中都離不開印章，企業印章具有公信力，代表著單位的意志。在我國，常常依據蓋章來認定有關文件的效力進而確定有關權利義務的歸屬。但每個單位都備有不止一個印章，如企業法人往往備有公章、法人章、財務專用章、合同專用章、發票專用章等。那究竟那種印章具有法律效力呢？又該如何規范各單位印章的管理呢，下面我進行簡要的分析。

一、單位印章的概念及法律效力

單位印章指在我國司法與行政管轄區域內，黨政機關、企事業、社會團體等單位（以下均簡稱單位）及其工作人員持有、管理和使用的，載明本單位名稱并且對外表示本單位身份及行為，以便公開區分于其他單位身份及其行為的各種印章、印模、印鑒和電子簽名印章。

單位印章是證明單位的身份，代表其權益、具有法律效力的重要憑證，是國家行使權力、對社會進行管理，以及公民、法人行使民事權利的重要手段，可以對外簽訂合同及其他法律文件。單位組織中特別是企業法人憑據《企業法人營業執照》可以刻制公章并備案。在國內，一個企業法人可以刻制公章、合同專用章和財務專用章三枚公章并在工商局備案。一般來說，這三枚印章是具有代表企業法人行為的、具有法律效力的印章。公章在所有印章中具有最高的效力，是法人權利的象征，在現行的立法和司法實踐中，審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動是否成立和生效的重要標準。財務專用章用于辦理會計核算和銀行結算業務。合同專用章，用于對外簽訂合同。當然大部分單位內部都有內部業務章，僅在單位內部各個部門之間使用，不能對外代表單位的意思，不能對外使用。

總之，單位不同的印章，具有不同的功能，有不同的法律效力，在使用時應加以區別，避免引起不必要的麻煩。

二、單位印章的規范化管理

鑒于以上分析，為了減少和防止單位印章的使用不當和濫用印章，維護健康向上、公平公正、誠實守信的市場經濟秩序和交易安全，可從以下幾方面加強單位印章的規范化管理。

（1）制定文件規范印章管理

目前為止我國沒有一部法律來規范印章的使用，這是導致印章濫用的主要原因，因此國家立法上應從源頭上保證印章使用有法可依。其次，單位內部也應該通過制定嚴格程序來明確印章所有權人的過錯責任制度，對不當管理人和不當使用人的責任進行追償。

（2）印章刻制、啟用、變更、停用及銷毀等全程活動的規范管理

新單位成立后，應指定印章專門管理人員負責刻制，交由工商部門備案，并從刻制之日起執行相關印章管理條例。各類印章的使用登記薄要由專人嚴格保存管理，不得損毀或遺失。各部門需要蓋公章的文件、通知等，須領取并填寫《印章使用申請表》，由法定代表人核準，并在《印章使用申請表》中簽字。遺失印章、廢止或繳銷的印章、更換印章應由保管人員填寫《廢止申請單》，由法定代表人核準后交由管理部門統一廢止或繳銷。

（3）加強法制教育，樹立印章意識，規范印章的管理

通過法制教育、警示學習來增強單位領導及其印章管理人員管理單位印章的自覺性，確保他們能夠嚴格按照制度要求做好印章的日常管理，杜絕違法違規事件的發生。

總之，單位印章在社會交往和市場交易中具有不可替代的法律地位與權威。不僅要加強單位內部管理與控制，嚴格執行獎懲制度，規范內部員工使用公章、部門印章的行為。同時還需要所有相關部門共同努力才能夠真正的杜絕印章的誤用和濫用。

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作者簡介：趙雅麗（1980.07—），女，陜西安康人，研究生，講師，主要從事《基礎會計》、《預算會計》、《出納實務》等課程的教學和研究工作。