新時期加強高等師范院校學(xué)生檔案管理的對策和建議

1 高校學(xué)生檔案構(gòu)成淺析

1.1 高校學(xué)生檔案的含義和內(nèi)容

高校學(xué)生檔案是指學(xué)生在校期間的各類信息材料，形象的說，它是學(xué)生在校期間的“成長記錄”，是學(xué)生在校期間的材料積累，同時反映學(xué)校學(xué)生檔案管理環(huán)節(jié)。在學(xué)生畢業(yè)離校后，這些信息材料的本質(zhì)發(fā)生變化，以“人事檔案”的身份重新啟程。

高校學(xué)生檔案主要是指涵蓋學(xué)生的入學(xué)（招生）、入團、入黨、學(xué)業(yè)、獎懲、畢業(yè)等重要信息，學(xué)生經(jīng)過高考，進入高校時已由所畢業(yè)高中轉(zhuǎn)入學(xué)生信息檔案，那么，學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間形成的新的信息材料，就是高校學(xué)生檔案的重要組成部分，歸納起來主要有以下內(nèi)容：（1）學(xué)生基本信息；（2）入學(xué)材料；（3）學(xué)業(yè)概況；（4）思想政治表現(xiàn)；（5）身體素質(zhì)狀況及心理素質(zhì)水平；（6）技能情況；（7）社會活動情況及評價；（8）信用情況（9）獎懲情況；（10）畢業(yè)材料。

1.2 高校學(xué)生檔案與其它高校檔案的區(qū)別

高校學(xué)生檔案與其他類檔案相比較而言，具有過渡性，記錄的是以人為主的信息積累和管理，不具有長期性和永久性等一般檔案信息的特點，因此學(xué)生檔案的過渡性使其具有學(xué)生培養(yǎng)的過程性，學(xué)生檔案的構(gòu)建與管理不能與其他檔案管理實行“等量齊觀”的管理方法。

2 高等師范院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

高等師范院校學(xué)生檔案管理多遵循高校檔案管理基本模式，學(xué)生檔案由系部進行學(xué)生原始信息檔案資料的收集與初步整理，涉及上交的檔案則遵循學(xué)校綜合檔案管理辦法，上交至綜合檔案室存檔保存。學(xué)生檔案有其特殊性，作為學(xué)生在校期間的信息資料，與學(xué)校其他檔案資料不同，具有過渡性，對于學(xué)生檔案管理而言，過程性是其重要的特點，這也使得傳統(tǒng)檔案管理上交模式不適合學(xué)生檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

2.1 系部學(xué)生檔案管理混亂，不規(guī)范

受傳統(tǒng)管理模式的束縛，學(xué)生檔案管理成為學(xué)校綜合檔案管理部門或者學(xué)生管理部門的附屬品，學(xué)生檔案無專人負責(zé)，兼職管理廣泛存在，這使得學(xué)生檔案在管理過程中不受重視，通常在學(xué)生畢業(yè)年度突擊整理，學(xué)生檔案材料填寫時常不規(guī)范，缺漏現(xiàn)象時有發(fā)生，學(xué)生檔案被視為“中轉(zhuǎn)的紙張”，隨意堆放處置的現(xiàn)象普遍。

2.2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一化，無個性

中學(xué)時代形成的學(xué)生信息資料成為高校學(xué)生檔案的一部分，大學(xué)時期形成的新的信息資料有學(xué)生成績單、學(xué)籍登記表、健康情況表等，這種單一化的高校學(xué)生檔案資料現(xiàn)狀難于全面反映學(xué)生在德、智、體、美諸多方面的能力。高校尤其是高等師范院校的重要責(zé)任是培養(yǎng)、教育合格師資，素質(zhì)培育尤為重要，作為“準師資”的師范生在大學(xué)期間的記錄應(yīng)是豐富多彩而非呆板枯燥的，師范教育要培養(yǎng)的師資是既具有扎實的專業(yè)知識又具有良好的思想品德素質(zhì)、心理健康素質(zhì)的綜合型人才。

2.3 學(xué)生檔案管理技術(shù)手段落后，信息化程度低

受高校綜合檔案管理的制約，學(xué)生檔案管理方式更為落后，學(xué)生檔案管理還停留在手工操作的階段，信息化的管理僅限于學(xué)生基本信息的簡單檢索和查詢事務(wù)，未形成數(shù)據(jù)庫形式的電子檔案信息，這種落后的管理方式不能適應(yīng)高等教育的快速發(fā)展以及社會對信息的高效利用需求。

2.4 學(xué)生管理工作不到位，學(xué)生管理工作流于形式

高校是學(xué)生的第二個“家園”，高校各職（下轉(zhuǎn)第195頁）（上接第176頁）能部門、教學(xué)系部歸根到底是為學(xué)生服務(wù)的。授課教師和學(xué)生輔導(dǎo)員是學(xué)生面對最多的兩大群體，受教學(xué)計劃、開課安排的學(xué)期或?qū)W年限制，授課教師只能在任課年度形成關(guān)于學(xué)生學(xué)習(xí)情況的一些信息材料。與學(xué)生溝通最多，聯(lián)系最緊密的是學(xué)生輔導(dǎo)員，他們是學(xué)生管理工作的執(zhí)行者，學(xué)生信息檔案資料的收集與整理者。

3 高等師范院校學(xué)生檔案管理的對策探討

3.1 加強輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)，實行學(xué)生檔案管理的專職化

學(xué)生輔導(dǎo)員是大學(xué)生在校期間聯(lián)系最為密切的管理者群體，其素質(zhì)的高低直接影響到學(xué)生管理水平的高低，目前，很多院校將輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)放到了次要的地位，沒有專職的輔導(dǎo)員隊伍，這種現(xiàn)象的廣泛存在一方面使得學(xué)生輔導(dǎo)員本身不重視自身工作的價值所在，使得對于學(xué)生的管理流于形式。因此，加強輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)，建立一支高效、專業(yè)、負責(zé)任的專職輔導(dǎo)員隊伍，用教育工作者豐富的情感、專業(yè)的知識、對學(xué)生的滿腔熱情投入學(xué)生管理工作，將學(xué)生管理工作落到實處，成為學(xué)生值得信賴的師長兼朋友。對于各院系的學(xué)生檔案管理，應(yīng)配備專人進行管理，認真完成檔案的形成、收集、匯總、檢查、上交等工作，保證學(xué)生檔案的真實無誤。

3.2 構(gòu)建過程性學(xué)生檔案，加強對于學(xué)生檔案管理的重視程度

學(xué)生檔案不應(yīng)該只是記載學(xué)生成績及其學(xué)籍情況的“冷表格”，而是成為記載學(xué)生在校期間“鮮活”生活的“成長記錄”，構(gòu)建過程性學(xué)生檔案勢在必行，過程性學(xué)生檔案的管理要求要具有一支負責(zé)任的專業(yè)檔案管理隊伍，具備扎實的檔案管理知識和學(xué)生管理經(jīng)驗，能夠?qū)W(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等的點滴提煉升華，構(gòu)成具有生命的檔案材料，筆者認為：在學(xué)生在校期間，構(gòu)建學(xué)生特長檔案、誠信檔案、社會實踐檔案、公益活動情況檔案、文體活動情況檔案，將學(xué)生的學(xué)業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)綜合考察，并給予科學(xué)的評價，為將來學(xué)生的就業(yè)提供重要依據(jù)。然而，這必然會加重學(xué)生檔案管理者的工作量，針對這種情況就要求高等師范院校從學(xué)校人才培養(yǎng)全局的角度，提高對于學(xué)生檔案管理工作的重視程度，對于物質(zhì)、設(shè)備、人員給予保障，惟此能夠保證學(xué)生檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

3.3 加強學(xué)生檔案管理的信息化程度，充分發(fā)揮學(xué)生自我管理的能力

現(xiàn)今是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，高等師范院校學(xué)生檔案管理是否能夠與時俱進，適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求取決于學(xué)生檔案的信息化管理的發(fā)展。一方面，建立高校學(xué)生檔案信息的數(shù)據(jù)庫，使得學(xué)生檔案信息實現(xiàn)資源共享，推進系統(tǒng)化、科學(xué)化的進程，使得學(xué)生檔案管理充分體現(xiàn)服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會的功能，彰顯其利用價值，為國家、社會輸送合格人才。另一方面，充分發(fā)揮學(xué)生自我管理的能力，充分利用高校學(xué)生社團、學(xué)生干部、學(xué)生骨干的榜樣帶頭作用，構(gòu)建以系部為管理中樞，班級為檔案形成主體的學(xué)生檔案自我管理組織，使得學(xué)生成為其“成長記錄”的構(gòu)建者與見證者，使得學(xué)生從始至終都重視自身的過程性學(xué)習(xí)及生活。那么，形成真實、可靠、質(zhì)高的學(xué)生檔案信息便不是空談，高校學(xué)生檔案管理工作也就落到實處。