小型商業企業商品采購環節控制的思考

【摘要】完善小型商業企業商品采購管理環節，是商業管理需要解決的重要問題，也是實現精細化管理的重要內容。這里結合云山商貿經營公司中心百貨商店案例，梳理出若干問題，針對問題提出了對策和解決的辦法，對加強小型商業企業商品采購管理有一定的借鑒性和可操作性。

【關鍵詞】商業企業 商品采購 控制

云山商貿經營公司中心商店，在《云山商貿經營公司商品采購管理規定》文件下發執行后，該商店半年時間僅在臨沂小商品市場就進了多達七次的搭配商品貨，進貨總額100萬元，其中：正常商品50萬元，占進貨總額的50%；呆滯有問題商品50萬元，占進貨總額50%。正常商品已銷售80%，而呆滯有問題商品基本沒動。僅僅六個月時間，特別是在管理規定開始執行、各項規章制度基本建立之后，出現如此奇怪的現象，究其原因，到底何在？先從該商店負責人組織的兩次進貨中略加分析一下：

第一次進貨：10月31日，進貨地點：臨沂小商品市場。

第二次進貨：11月20日，進貨地點：臨沂小商品市場。

從二次進貨中可以看出，正常商品為自行車、門鎖、自行車鎖，金額計256410.80元，約占進貨總額的50%；呆滯的有問題商品為電表（雜牌）、電子計算器，金額計257300元，約占進貨總額的50%。根據該商店年未盤點表，年未庫存計算器、電度表進貨后基本未銷，正常商品尚余小部分未銷。

二次進貨簡單核算如下：

1.這二次進貨毛利61749.80元，減去有問題商品進銷差價還余34699.80元。

2.這二次進貨的直接費用及稅金為30500元。

3.如果二次進貨的有問題商品進貨后能按進貨價售完，尚可盈余4200元，但是，呆滯的有問題商品一直沒有辦法銷售，呆滯的有問題商品257300元，每月支付銀行利息1700元，到今年3月未止，已虧損2800元，隨著時間的延長，虧損金額也將越來越大。

4.根據調查分析，處理電表的削價幅度最少為20%，則將損失21500元，計算器的削價幅度最少為70%，則將損失10萬元。

據上分析，到了3月未止，這二次進貨最少虧損124300元，可謂損失慘重。該商店每月銷售額在50萬元左右徘徊，僅此兩次進貨的損失，將該柜職工辛苦一年的效益沖盡。

從上例看出，損失慘重是人為造成的，是完全可以避免的，但是為什么會出現這一怪現象呢？其原因就在于組織采購的人員存在問題。

首先，思想上不端正，責任心不強，毫不猶豫的一次又一次上鉤了，到頭來，造成的損失是很大的，這是嚴重不負責的表現。

其次，有些采購人員業務素質差，又不肯虛心請教學習，不求甚解，不是有的放矢的組織貨源，同樣造成不應發生的損失。

再次，有些基層門店負責人自由主義思想嚴重，對上級和本單位的規章制度只當耳旁風，甚至說“以前都是一樣喊，到最后還不是不了了之”。

從中心商店的幾次進貨中不難看出，有問題商品為什么有增無減？關鍵在于進貨負責人和企業負責人，措施不力，問題處理不嚴，管理制度的檢查落實跟不上，主要表現在：

1.有些單位負責同志，工作效率低。有問題商品的清查處理工作處理不力，只是將商品削了價后往倉庫里一放了事，商品不上柜、不作宣傳介紹、不造成處理的聲勢，使其失去了清查處理的意義。

2.有一部分采購人員，思想不純，為自己考慮多，對企業不負責任，造成進貨關把的不嚴，“病從口入”，舊“病”未除，新“病”又生，是名副其實的敗家子。

基層人員存在業務素質差的問題，采購人員信息掌握的不靈，市場行情摸索不透，甚至連所購商品每月銷售數量也心中無數。售貨人員宣傳不力，熱情服務比不過個體商販。

針對上述問題，現就如何解決好“有問題商品為什么有增無減”這一問題，提出如下幾條建議：

一、加強日常檢查監督工作

財務、業務人員每月定期要對商店的商品進銷調存進行檢查，發現問題，及時向企業負責人反映，單位負責人，每月要對所有柜組的商品盤點表檢查一遍，發現問題及時處理。成立企業盤點委員會，不定期的對各柜組商品盤點情況進行抽查。對個別不負責人并給單位造成損失的干部職工，要嚴肅處理，給予行政和經濟制裁。抓緊進行有問題商品的處理工作，應成立長期的有問題商品削價專柜，固定人員，固定地點，并經常出攤設點，下達處理指標，納入經營承包責任制進行考核。

二、加強業務素質的培訓工作

采取老帶新、自學、短期培訓等多種辦法，力爭較短的時間里培訓一大批業務人才。加強制度學習。組織經營業務人員認真學習系統內關于《云山商貿經營公司商品采購管理規定》等有關文件，熟悉各環節的要求，熟悉崗位職責，提高執行制度的自覺性。完善商品采購程序。嚴格程序操作，從商品采買、入庫、審查、報銷，實行全過程控制。

三、加強市場調研

商店自行采購的商品，在符合質量要求的前提下選擇合格供方。對大宗商品的采購，則組織供貨商競爭報價，選擇三家以上供應商報價，進行綜合評比，采購物品的單價須為當地最低價。市場調研人員根據市場變化，加強預見性，提前采購一些容易漲價的原輔料。定期對供應商進行評價，在供貨期內，商店按照ISO9001質量管理體系的要求，對供應方進行評估。評估按滿足技術質量要求情況、供貨能力及交貨期、產品價格、服務情況、質量保證能力5個項目進行。每項評估分別按“優、良、中、差”四個等級評定，再按“優20分，良15分，中10分，差5分”換算成得分，凡得分在80分（含）以上的，為合格供方。得分在80分以下的，為不合格供方，取消供方資格。

四、加強商品進貨計劃控制

計劃是做好管理工作的前提和基礎，沒有計劃就沒有管理，工作中，他們把制定采購計劃作為管理控制的重要環節，認真制定計劃，審核計劃，批準計劃和嚴格執行計劃。具體由工作人員根據商品銷售和使用情況，提出采購計劃，經分管負責人人員進行核實后，按照規定上報批準，由采購小組具體實施管理，采購必須有2名以上業務熟悉者負責采購工作，實施過程保證公開透明，陽光操作。

五、嚴格驗收

任何物品購入后須經倉庫保管和員工代表驗收并在送貨單、發票上簽名作實，驗收者對經手驗收物品的品種、規格、數量和質量等與采購發票或采購約定要求相符性負責。驗收無誤后，填制材料入庫單，連同供應商送貨單分送財務作為結算貨款的憑據。

首先，細化驗收標準。對規格、標準進行細化，驗收時嚴格對照標準驗收。其次，加大處罰力度。在驗收中，如發現供貨商提供的某種商品不符合驗收標準的，少一罰十。再次，建立商店所有員工每人一天參與一次驗收制度。所有參與驗收員工，驗收時協助商店驗收人員抓好商品品驗收，認真驗稱，審核數量，對質量提出建議；如果因故不能參與驗收時，必須請其他人員代替，并對質量負責，本人不參與驗收又不指定他人代替的，商店進行相應處罰。

六、加強企務公開接受群眾監督

商店所有采購的計劃應予以公開；商店比價采購或招標確定供應商必須經商店招標比價小組集體研究確定；供應商以及供應商品的價格應在商店公示欄中公示接受群眾監督；管理處應對商店采購環節的運行情況進行檢查。