簡述公共衛生檔案管理的創新模式

摘 要:隨著各項制度改革的不斷深入，公共衛生檔案管理作為公共衛生機構管理工作中的重要組成部分，在日益深化的公共衛生改革的大環境下，盡快實現檔案管理現代化，以適應經濟快速發展的需要，要想實現檔案管理現代化的關鍵是要對檔案管理進行管理創新，本文重點論述了做好檔案管理創新的幾方面工作。

關鍵詞:公共衛生 檔案管理 創新模式

中圖分類號:C93文獻標識碼:A文章編號:1674-198X(2012)04(b)-0211-01

公共衛生檔案管理作為公共衛生機構管理工作的一個重要組成部分，在日益深化的醫療衛生改革的環境下，面臨著很多新的機遇和挑戰，建立檔案管理的現代化是公共衛生檔案管理迫在眉睫的任務，要想實現檔案管理的現代化，必須對公共衛生檔案管理進行創新，具體應該做好如下工作。

1 檔案管理的現狀

首先長期以來，由于人們對檔案管理不重視，認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創造經濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。這種對檔案工作的輕視已無法適應現代檔案管理要求。其次，檔案管理水平不高，管理手段落后，很多工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案管理的業務不熟悉，對檔案的收集意識淡薄，不能及時的收集歸檔。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。直接導致了一些歸檔的材料不夠真實準確，歸檔材料不能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映現實情況，導致檔案的不完整。

1.1 管理意識的創新模式

公共衛生檔案現代化管理是一項實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的系統工程，它的要求高，標準高，是檔案管理工作對檔案管理工作人員提出的新的課題。檔案管理現代化的形勢，要求檔案管理工作人員必須勤奮工作，刻苦學習新知識、拓展新業務、掌握新技術，全面提高科學管理檔案的綜合技能。

1.2 創新管理內容模式

對于檔案管理要改變以往自己管自己的現狀，每個單位都應該設立專職機構和專職人員進行專門的公共衛生的檔案管理，克服檔案管理分散的弊端，我們必須建立一整套的管理制度和管理方法，確保檔案管理的齊全和完整，對于單位的歷史能夠全面完整的記錄，涵蓋單位各個部門的歷史檔案，保證檔案的真實、準確，也可以更好的維護本單位的形象和榮譽，為公共衛生事業的發展做出貢獻，檔案的記載內容會直接關系到檔案的利用效果，創新管理內容模式會有力的促進公共衛生檔案管理的發展。

1.3 創新管理方式模式

首先:公共衛生機構檔案的標準管理是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容管理，其中包括分類、編號、案卷目錄等各個項目都要求符合各標準的規定。檔案要做到標準化是現代化檔案管理所要求的，要想達到這個要求必須有章可循、有法可依，滲透到檔案管理的各個環節、各個步驟，從檔案的初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案的完整，避免漏失檔案的記載內容。

其次:隨著經濟的高速發展，信息技術的發展也是日新月異，計算機迅速普及，這就對公共衛生檔案管理手段提出了新的挑戰，計算機不僅是現代化管理手段不可缺少的工具。用計算機儲存整個單位的各種業務、各個部門的檔案不僅方便使用者及時查找閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快工作效率，還有利于本單位的檔案管理緊跟經濟發展的步伐，適應經濟社會發展的需要，應用計算機管理檔案不僅保存信息方便簡單，還有效的節約了空間，保密性能也很強，所以，各個單位都應該從實際情況出發，創造條件，力爭全用電子計算機管理工具，形成網絡系統，實現檔案管理微機化管理。

第三:建立健全檔案管理制度。我們制定的檔案室管理制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。規章制度的內容要簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。我們制定的規章制度不僅要約束職工，還應該約束領導，體現制度約束的雙向性。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。制度的執行要嚴肅認真。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

第四:加快檔案管理信息化的建設。檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此，檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源， 使檔案為各項工作，特別是為預防、教學、科研服務。所以各個單位必須盡快建立信息資源的數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在不破壞規矩的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。這樣不僅能使大家增強檔案管理的意識，增加檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。同時，各個單位應該加大對檔案管理資金的投入，力爭建立現代化的檔案管理室，實現檔案現代化的管理，我們還必須加大對檔案室的硬件建設，不僅要建立現代化的檔案室、檔案庫房，還要購買空調、除濕機等現代化的設備，引進計算機管理軟件，建立檔案管理信息儲存和檢索系統，實現檔案管理資源的合理配置和利用。改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，采用專用的軟件進行管理，真正的實現檔案管理的信息化。有條件的單位還可以逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等先進的設備，把自己單位的檔案室建成最先進的信息化管理檔案室。

第五:加大宣傳、培訓力度。首先加大宣傳的力度，提高人民群眾對檔案管理重要性的認識，我們必須做好宣傳，讓人民群眾真正懂得檔案管理的重要意義，認真做好咨詢服務工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關檔案管理的知識，使其認識到，檔案管理并不是可有可無的，它在一個單位中占有重要的地位。其次，要做好檔案管理人員的培訓工作，加強檔案管理人員的事業心和責任感的教育，千方百計提高檔案管理人員各方面的素質，提高檔案管理人員的業務水平，我們還應該加強檔案管理人員的繼續教育，創造一切條件對檔案管理人員進行業務培訓，尤其加強外語、電腦、網絡化等現代知識的培訓，使得檔案管理人員的知識結構和經濟高速發展的信息社會接軌，以適應經濟快速發展的需要，當然檔案管理人員自己也必須具有好學上進的精神，努力學習新知識、新技術，不斷改進工作方式和工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。

2 結語

經濟的高速發展為公共衛生檔案管理提供了新的機遇、也提出了新的挑戰，公共衛生機構檔案管理要適應新時代的要求，為單位的需要服務，努力拓展開發服務領域，擺脫單純業務觀點，努力創新檔案管理的模式，使得公共衛生的檔案管理呈現出百花齊放，百家爭鳴的管理模式，為公共衛生的檔案管理的發展做出貢獻。

參考文獻

[1] 王戎，劉素敏.關于醫療機構衛生監督檔案管理模式的建立與實用性分析，當代醫學，2011年17卷(1).

[2] 閆闖，張衛民，田實.吉林省醫療機構衛生監督檔案管理模式的建立，中國衛生監督雜志.

[3] 吳志超，鞏立新.談談如何做好基層疾控中心檔案管理工作，首都公共衛生.