《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作之我見

摘 要：通過企業在開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作實施過程中遇到的有關困難得出，對于不同規模、大小的生產型企業，文件的歸檔范圍與分類大綱也有所不同。要進行規范化管理，必須根據企業實際，科學、合理的設置企業檔案類目；同時上級業務主管部門在編制工作中，應給予巡回檢查與指導。

關鍵詞：《文件歸檔范圍與保管期限表》；編制；之我見

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）27-0243-02

2011年8月份我公司接到了陜西省檔案局、省國資委文件，關于國有企業開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作的實施意見的通知，目的是為了貫徹落實《企業檔案工作規范》，推進國有企業檔案工作法制化、規范化進程，確保國有企業檔案的完整與安全。我公司檔案部門接到文件后，立即組織有關人員將文件精神傳達、并復制、下發給有關職能部門與下屬公司主管檔案工作領導與人員手中，要求按期完成，并進行中期檢查。

西京電氣總公司是由原國家在20世紀60年代建設的四個大型國有企業（信息產業部第853、895、4310、4320廠）聯合組建的，于1993年由陜西商洛整體搬遷至西安高新技術產業開發區電子工業園。1999年重組后成立了8個職能部門、26個生產經營單位，公司檔案工作是在總工程師的領導下，由技術質量部負責，統管、接收了“四個單位”的企業檔案。隨著企業的改革與發展，先后對組建的26個生產經營單位進行了股份制改造與重組，至今發展成為16職能部門、成立了12個控股公司、兩個參股公司、兩個職能公司。是中國研究、制造電子原器件、半導體新材料、電子設備的軍民結合型骨干企業，是中國重要的軍用電子元器件科研生產和成果轉化基地，在行業諸多領域處于核心、領先地位。

隨著現代企業制度的確立，公司運行機制也發生了根本性的變化。下屬公司先后建立了各自的運行機制與管理模式，成立了有關職能部門與檔案室。由于各分公司的規模與大小不同、成立的先后順序不同，形成檔案的種類與多少也有所不同。下屬公司在《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作中，普遍認為《企業檔案工作規范》附錄A所列《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本，對他們不太適應。《企業檔案工作規范》附錄A所列《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》十大類目的設置范本，只適用于總公司的檔案，下屬公司的檔案類目有的就是空檔，有的類目的檔案寥寥無幾，以待有朝一日有關檔案的形成，如：“項目建設類”都不存在；“職工管理類”不完全有，只有公司成立后招進來及少數人員的檔案；“會計業務類”有的公司還沒有形成幾份文件?？梢?，同樣是生產型企業，但對于新成立的企業，由于年限短、規模小、檔案數量少，如強行實施《企業檔案工作規定》附錄A，這不是根據檔案的實際情況進行的科學分類。《規范》雖然規定企業可以結合實際增加或減少類目，但增減過多，與《規范》大不相同，就不是實施《規范》了。其實，《規范》應附《大型工業企業檔案分類表》和《中小型工業企業檔案分類表》，使之具有廣泛適用性。在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時應從企業檔案工作實際出發，不得生搬硬套。

編制文件要求，生產型企業在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時應以《企業檔案工作規范》附錄A所列《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》為范本，《規范》第87頁6.3.2制定企業檔案分類方案的分類規則是：“同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標準進行”。附表A將企業檔案分為十大類，前四大類“經營管理”、“生產管理”、“行政管理”、“黨群工作”，是按“企業檔案管理職能”設置的；“產品生產類”、“科研開發類”、“項目建設類”、“設備儀器類”，是按“科技檔案種類”設置的；“會計業務類”、“職工管理類”，是按“專門檔案門類”設置的。顯然，一級類目檔案是按照三個不同的標準設置的，與“同位分類必須按同一標準進行”自相矛盾。筆者認為一級類目應按企業檔案門類將企業檔案分為 “文書檔案”、“科技檔案”、與“專門檔案”。二級類目，應在有關條款中注明：將文書檔案按“企業檔案管理職能”設置，分為“經營管理”、“生產管理”、“行政管理”、“黨群工作”；科技檔案按“科技檔案種類設置”，分為“產品生產類”、“科研開發類”、“項目建設類”、“設備儀器類”；專門檔案按“檔案門類”設置，分為“會計業務類”、“職工管理類”共十類。為了減少類目層次，在條款中再應注明：在實際操作中，省去“一級類目”，“二級類目”視同“一級類目”對待。

《企業檔案工作規定》附表A“二級類目”設置不科學，概念不清。有的檔案不知歸到哪一類好？如：在“經營管理類”的“資產管理”與“項目建設類”的“項目準備階段”，同時都有房地產的權屬證明材料、土地使用證、土地出讓證，建設用地批準書；同樣在“經營管理類”的“信用管理”中，有企業認證（質量、保密、生產線）呈報、審批材料、合格證、資格證書等，專利、商標和其他知識產權方面的材料，而在“產品生產類”也同樣出現，叫人在歸類時左右為難。不知歸到哪一類是好，如果各存一套，顯然不符合歸檔文件一般一式一份的檔案歸檔要求，還是只存一套？從科技檔案與文書檔案的概念上分析，凡是記錄和反映科學研究、生產經營、項目建設活動和設備儀器運行，維護與管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料都屬于科技文件材料。顯然，應該將房地產的權屬證明材料、土地使用證、土地出讓證，建設用地批準文件，存放在“項目建設類”；將企業認證（質量、保密、生產線）呈報、審批材料、合格證、資格證書等，專利、商標和其他知識產權方面的材料，存放在“產品生產類”，屬于科技檔案范疇。

文件要求；企業在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時，突出“以我為主”，充分體現本企業的特點，具體明了，便于操作。在編制工作中，有人不受《企業檔案工作規范》附錄A所列《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本“十大類目”的制約，將大的一級類目按“管理與生產部門”設置為 “經營管理”、“生產管理”、“行政管理”、“黨群工作”、“勞動人事”、“科技質量”、“資產財務”、“產品生產”、“科研開發”、“項目建設”、“設備儀器”、“會計業務類”等十二類?！皠趧尤耸隆鳖惖亩夘惸坑校喝肆Y源、教育培訓、社會保險與職工管理。“科技質量”類的二級類目有：質量管理、能源管理、科技管理、環境管理；“資產管理”的二級類目有：財務管理、對外投資項目、產權管理。其他各類的二級類目與附表的二級類目相同?？傊幹乒ぷ髦?，形形色色、五花八門，各有各的風格，各有各的特色。但這種“類目設置”過多，反而是簡單問題復雜化，顯然不利于檔案科學管理與提供利用。

綜上所述，要編制《文件歸檔范圍與保管期限表》推進國有企業檔案工作法制化、規范化進程，確保國有企業檔案的完整與安全，首先要科學地、規范化地、有步驟地編制企業文件分類大綱，結合企業實際，合理、正確地設置與劃分企業檔案類目。其次，在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》過程中，如果有爭議、有分歧，上級業務主管部門應組織、召集同類型企業檔案專業人員，召開有關編制企業《文件歸檔范圍與保管期限表》的專題研討會，將存在的問題一一列舉出來，分門別類、歸納總結，找出能充分體現企業共性的各類文件材料。然后，根據不同企業各自的特點，將企業帶有個性的文件材料列舉出來，突出“以我為主”，充分體現本企業的特點，具體明了、便于操作。最后，由于企業檔案人員文化程度不同、知識層次不一，管理水平上存在著差異，上級業務主管部門在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》期間，應組織有關檔案專家到企業巡回檢查與指導，深入基層協助企業檔案人員建立有關企業《檔案分類大綱》，編制企業《文件歸檔范圍與保管期限表》，這樣才能夠達到推進國有企業檔案工作法制化、規范化進程，確保國有企業檔案的完整與安全的目的。