淺議企業檔案信息化管理的重要性

【摘 要】構筑功能完善的信息化服務，實現檔案館功能拓展工程，不斷提升檔案工作，從而實現檔案工作的新跨越。

【關鍵詞】油田；企業；檔案工作；信息化

本文以河南油田檔案管理為例，論述信息化建設的重要性。在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作；另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

一、加強檔案信息數據庫建設實現數字化

一是檔案信息目錄數據庫建設。檔案目錄數字化能有效提高檔案查詢和調閱的效率。河南油田檔案館以加快檔案目錄數據庫建設為首選，建立文書、財務、勘探開發、人事等各類檔案目錄數據庫，利用計算機檔案系統進行檔案利用檢索，提高了檔案利用效率、檔案檢索速度、提高館（室）檔案的了解度以及檔案的查準率。二是以“搶救優先、利用優先、分批分期”的原則實現全文數字化。在全文數字化工作中優先對特定時期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質較差或酸度較高的檔案進行全文數字化。三是在做好以上兩方面的同時，及時做好每年度電子檔案的歸檔案工作，按照統一標準與數據格式，接收單位移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導入數據庫，將電子文件轉換成電子檔案。四是依據國家有關規定和本地區，本館的實際情況，對館藏中準備上網公布的檔案，分門別類、分批分期的進行數字處理。

二、依托OA系統實現文檔一體化管理創建文檔一體化流程全新的理念

企業的信息化建設步伐加快。為承擔企業各種職能和各種業務活動投入運行了各種信息化管理系統，如何適應新形式開展檔案工作，使信息系統產生的大量電子文件做到同步歸檔，是油田檔案工作面臨的新形式，油田經過先后兩次到齊魯石化、揚子石化等5家單位考察電子檔案歸檔情況。依據河南油田實際情況，建立了依托OA辦公信息系統的文檔一體化體系，使電子文件經過起草、傳閱、審核、會簽等過程流轉完畢自動進入檔案管理系統完成歸檔收集的方式，實現無紙化辦公。 實現總體目標經過技術和業務的互聯提供無逢的互操作平臺。計劃在不久的將來，我們將在此基礎上實現ERP管理系統、工程項目管理系統一體化歸檔案管理。

三、建立復合型的企業檔案管理隊伍

加強工作責任感，樹立現代化管理思想，要在掌握外語、機算網絡知識、數據庫管理知識以及電子文件管理知識上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案利用服務。為適應信息化檔案的形勢，我們要具備兩方面的技能，一是具備獲取、加工、利用信息的能力，我們要能夠明確社會的檔案信息需求，對所管理和獲取的檔案信息有進行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務，并且能據此成為一個終身學習者；二是利用網絡技術管理檔案信息的技能。

四、加強電子文件全過程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

參 考 文 獻

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