事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

【摘 要】事業單位的檔案管理是事業單位開展人事管理的基礎，在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對于單位員工的管理的作用尤為重要。然而，要想做好檔案管理，也不是一件輕而易舉的工作，在事業單位對檔案管理的實際工作中，還存在這許多的問題。本文將簡述一些事業單位在檔案管理過程中存在的問題，并提出針對性的對策。

【關鍵詞】檔案管理；問題分析；對策分析

一、事業單位檔案管理過程中存在的問題簡析

（1）事業單位對檔案管理工作的沒有足夠的重視。雖然先進的檔案管理工作對于事業單位的工作效率和迅速發展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質，注定了這不是一個受人關注的工作，他無法直接為事業單位創造明顯的利益。這種忽視是表現為兩個方面的。一方面，是事業單位的領導干部的忽視；另一方面，則表現為事業單位的檔案管理工作人員對自身這份工作的輕視。（2）事業單位檔案管理人員素質不高。事業單位的檔案管理工作人員，要么待遇不高，要么身兼數職，往往都是沒有經過專業的培訓和指導，僅憑一己的日常經驗或口口相傳的工作方式就從容上崗。然而檔案管理的工作缺乏專業的知識，就會顯得繁瑣，錯亂，冗余，嚴重制約了事業單位的工作效率。（3）事業單位檔案管理無法及時更新到位。檔案管理的更新，同樣體現在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學，更談不上工作效率。（4）事業單位檔案管理的制度不健全。由于事業單位的檔案管理無法為事業單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導致許多的事業單位沒有完善的規章制度，或者執行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發揮，無法跟上事業單位前進的腳步。（5）事業單位的檔案管理缺少高科技的管理模式。在實際的工作中，許多事業單位還沒有引進高科設備來規范管理檔案的意識，計算機技術還無法廣泛應用到檔案管理的過程中。許多事業單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。

二、解決事業單位檔案管理問題的對策

（1）提升事業單位檔案管理的地位和加強相關人員的培訓。要讓事業單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業單位一切人事管理的基礎，適度對檔案管理的工作，尤其是優秀的檔案管理員工進行表彰，提高他們的榮譽感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進行科學化、專業化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業的檔案管理人員開展事業單位的檔案管理工作，才能適應事業單位的發展，跟上時代的步伐。（2）及時更新事業單位的檔案。事業單位，尤其是規模較大的事業單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。（3）完善事業單位檔案管理的規章制度以及加大執行力度。事業單位在檔案管理過程中，必須形成一套適合自身發展的檔案管理制度，并堅決按照規章制度辦事，不能任由檔案管理的員工肆意妄為。（4）合理有效的利用現有的檔案庫。合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發展檔案管理的工作，才是一條可持續發展的道路。（5）引進高科技的管理設備。高科技的管理設備，是事業單位跟緊時代步伐的重要體現，在檔案管理的工作上，更是能夠大幅度提高管理工作的效率，電子檔案發展也必然是檔案管理未來的方向。只有順應時代的發展，才能得心應手，事半功倍。

總之，這是一個信息化計算機技術蓬勃發展的時代，事業單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。事業單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業單位的發展，需要跟上時代迅速邁進的腳步。

參 考 文 獻

[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報.2011（20）

[2]陳忠義.淺談檔案管理現代化的實施[J].企業導報.2009（1）

[3]郭偉.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].檔案管理與圖書館建設.2011（10）