如何做好檔案文件材料收集工作

【摘 要】收集、整理檔案文件材料并完整、準確、系統的保證檔案材料是一件非常重要的事情。

【關鍵詞】如何；學校檔案材料

學校檔案材料形成于教學、黨政管理以及其他各項活動的過程中，在這些活動過程中，形成了豐富的、大量的文件材料。但是教學等活動本身就是各部門、各系統以及個人分散進行的，因而這些文件材料也就具有分散性、被動性、游離性和自然，人為消失性。檔案就是在這些文件材料處于相當分散、游離的基礎上，按照一定的要求，經過收集、整理，最終使之排列有序而成的。簡而言之，檔案的形成是這些分散的、游離的文件材料趨于集中匯合而成為檔案，收集工作則是首要的一環，要保證檔案材料的完整、準確、系統，只有將文件收集齊全才能實現。

蘊藏在人們科研、生產和黨政管理以及其它各種活動過程中的有些文件材料，在流動趨向上具有兩重性。它作用于人們各種活動本身，它的流動趨向具有能動性，因為事件的本身要求某一材料必須完成它的全部流動過程，方可終止。而作用于檔案材料，即流向檔案館的趨向，則往往缺乏必然性，頗具被動性。也正由于這種情況，使大量可能構成檔案的文件材料具有自然的或人為的消失性。對于如何做好文件的收集呢可從如下幾個方面著手：

第一，要做好宣傳教育工作，大力宣傳學校檔案荼的重要性，做好宣傳意義重大。在一般人的習慣里，一提檔案，就是人事檔案，國家檔案，歷史檔案，而對于我們自己親手為社會主義創業所產生的檔案卻不以為然。殊不知，歷史是人創造的，昨天對于今天就是歷史，前人的足跡對我們是歷史，而我們今天的足跡對于后人來說也是歷史，所以要大力宣傳，我們一定要珍惜創造的歷史，使一切留有歷史足跡的材料及時、完整、妥善地交給檔案管理部門。

第二，是要加強檔案業務培訓，建立一支具有吃苦耐勞、甘為檔案事業獻身的專業檔案工作隊伍。文件材料的齊全與否，乃至整個檔案作的成敗，最終決定于專業檔案工作者的素質和獻身精神。要設法形成一套科學的、完整的文件材料流向制度。這種制度既不能因及時收集歸檔材料而影響歷史事件本身的進程，又要使文件材料不會自然或人為地消失。只有形成一種制度，從根本上解決文件材料歸檔的被動性，才能使其能動、必然地流向檔案管理部門。

第三，檔案工作的領導部門校檔案室應根據文件材料的形成規律，為產生文件材料的各部門和檔案工作人員制定出大綱，其內容應包括收集內容范圍、要求和辦法等，就像教學大綱一樣，依據大綱收集材料就有針對性，不至于盲目行事。

第四，檔案工作人員要發揮主動性，尤其檔案管理者都是直接置身于文件材料的產生地，如果檔案員采取被動的守室待送辦法，送什么收什么，送多少收多少，那么，在目前的情況下，要想收集到完整齊全的文件材料是困難的，因為現在人們的檔案意識尚未普遍加強，不少人對檔案工作的意義還缺乏認識，甚至一些領導亦然。有些同志辦完一件事，隨手將文件材料往抽屜或包里一塞，等到你收集時，它已不知去向，在當前這種情況下，只有靠檔案工作人員加強自身的檔案意識和工作責任心，克服重重困難，障礙，采取主動出擊的辦法，盡量參加到一些能形成這些材料的活動中去，了解活動的過程，隨時注意收集材料。

對于教工的各種材料，如評獎、評職稱等需要大家展示成果，這就是收集材料的好機會。要想使這方面的收集工作順利進行，檔案員對待每位同志的態度必須真誠，工作認真負責，愛惜教師交來的每一份材料，哪怕是一張不起眼的字條。在交接材料上要建立制度，辦理手續，教師需要用材料時，隨時找給他們，不厭其煩，使他們感到方便。這樣，教師們對檔案員產生了信任感，也就愿意積極將材料送交檔案室。

我還認為，我們檔案人員在收集材料方面要有點職業精神，使檔案意識成為自己的本能，在荼中要做到耳聰、眼尖、腦敏、嘴勤、手勤、腿勤。對自己所在單位或部門的一切活動要多長些心眼，也就是說，對所有活動中形成的能形成檔案的文件材料，都要給以關心，聽到哪里有什么材料，應迅速去收集，見到什么材料，腦子應迅速作出反應，該材料能否形成檔案？有些活動要隨時動手記一記，俗話說“好記性不如爛筆頭”。要使人人關心檔案工作，還在靠我們大家宣傳。絕不能把檔案工作當成是幾個檔案工作人員的事，而應該使之成為每個單位每項活動中全體參與者共同關心的事。

要使大家認識到檔案不僅是產生于教學、黨政管理以及其它各項活動，檔案工作做好了，反過來也會促使各項活動進一步向前發展。這是一項與大家利益相關、極有意義的工作。從而使大家自覺地養成積累材料并及時歸檔、進檔案館的習慣。只有靠全體成員共同努力，才能收集到比較齊全的文件材料?？梢姍n案文件材料收集工作也是一件非常重要的事情。