淺議檔案信息資源的開發(fā)利用

摘 要:本文闡釋了檔案信息資源在工作中的地位和作用，檔案信息資源開發(fā)利用的途徑以及做好檔案信息資源開發(fā)利用的幾個(gè)相關(guān)問題。實(shí)際工作中，要正確掌握與理解檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)容與原則，靈活運(yùn)用檔案信息資源開發(fā)利用的各種途徑和方法，加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用的推介宣傳工作，以促進(jìn)廣泛利用和深度開發(fā)公開檔案信息資源，推進(jìn)在規(guī)定范圍內(nèi)合理使用檔案信息資源。

關(guān)鍵詞:檔案 信息資源 開發(fā)利用

中圖分類號(hào):G273.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098x(2012)08(a)-0032-01

檔案信息資源開發(fā)利用是指根據(jù)相關(guān)利用者的需求或社會(huì)需求，檔案館室將靜態(tài)檔案信息通過查找、篩選、編輯、加工等各種手段將其變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，通過適當(dāng)途徑傳播給利用者并被其接受和充分使用的過程。信息資源是一種無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，可作為生產(chǎn)要素，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)可協(xié)調(diào)發(fā)展中具有重要的作用。目前，各行各業(yè)越來越重視對(duì)信息資源的開發(fā)相利用。

1 檔案信息資源在工作中的地位和作用

檔案是社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄。通過查閱檔案，可以察往知來，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)而快速發(fā)展。由于它的知識(shí)性、有用性而成為一種寶貴的資源。當(dāng)它經(jīng)過傳遞、流通到各個(gè)工作環(huán)節(jié)和管理領(lǐng)域，被需要者利用后，就成為有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供參考和依據(jù)。

1.1 檔案信息資源能否得到開發(fā)利用及開發(fā)利用程度如何，在很大程度上取決于能否跟上思想認(rèn)識(shí)及其發(fā)展

目前檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀令人堪憂，許多單位只注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)存在偏差，重視程度不夠，一部分人視檔案工作為檔案資料的保管庫(kù)，將檔案信息資源的開發(fā)利用工作束之高閣;這樣的認(rèn)識(shí)致使檔案管理人員被動(dòng)地開展工作，由于缺乏相關(guān)的場(chǎng)所和經(jīng)費(fèi)，難以與實(shí)際的管理工作實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合到一起;檔案工作脫離了實(shí)際管理工作，難以真正開發(fā)和利用檔案信息，更何況加工成有用的信息組員，往往處于孤掌難鳴的境地。因此，必須從轉(zhuǎn)變思想觀念和領(lǐng)導(dǎo)管理方式入手，切實(shí)加強(qiáng)這項(xiàng)工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。

1.2 擋案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，要以務(wù)實(shí)求真的開拓精神開展工作

檔案信息管理是一個(gè)單位和部門的基礎(chǔ)工作，單位領(lǐng)導(dǎo)注重主要業(yè)務(wù)工作的開展，此項(xiàng)工作處于較強(qiáng)的被動(dòng)性地位。這就要求檔案管理人員必須擺脫聽之任之的依賴思想和被動(dòng)觀念，由被動(dòng)性工作轉(zhuǎn)向主動(dòng)性服務(wù)，改變過去的“你交我管，你查我供”的被動(dòng)局面。要由單一的檔案保管轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)工作與檔案信息資源的開發(fā)利用工作的有機(jī)結(jié)合，將檔案信息資源的廣泛性與深度切實(shí)體現(xiàn)在如何利用和開發(fā)工作上，通過加強(qiáng)檔案信息資源的科學(xué)化、規(guī)范化管理，將有重要參考價(jià)值的檔案整理成有用的信息資料隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù);進(jìn)而向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擋案信息資源開發(fā)利用中存在的問題，并逐步得以完善與解決，取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視與支持，促進(jìn)單位業(yè)務(wù)工作的順利開展，進(jìn)一步為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供更多的信息資源。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

作為檔案管理者，要了解本單位和社會(huì)對(duì)檔案的利用需求;針對(duì)利用需求，查找、匯集相關(guān)檔案信息，并進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)地加工處理，使之有序，便于利用;通過各種方式和渠道將信息傳遞給特定的利用群體，并積極與之進(jìn)行溝通，收集、處理反饋信息，不斷改進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用工作，使之更貼近利用者的實(shí)際需求。其基本途徑既包括檔案原件、檔案副本或復(fù)制品、以及更有利用價(jià)值的檔案信息加工品的提供;又包括檔案信息查閱，政府信息查閱，網(wǎng)絡(luò)利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會(huì)宣傳教育。

2.1 加強(qiáng)規(guī)范化管理

這有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用的順利開展。但在管理過程中，必須在“全”上下功夫。首先檔案資料收集要求齊全，不能殘缺。血站檔案管理要求從獻(xiàn)血者體檢到血制品分發(fā)到各醫(yī)院的各個(gè)環(huán)節(jié)中以及日常工作中直接形成的對(duì)社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料都要及時(shí)收集齊全完整，立卷歸檔。同時(shí)要按照GB/50328國(guó)標(biāo)的要求，對(duì)各職能部門形成的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸類立卷。每一類型的檔案資料要全面地的反映從獻(xiàn)血者體檢到血制品分發(fā)到各醫(yī)院的全過程。

2.2 緊密結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)擋案信息及時(shí)開發(fā)利用

一是要加強(qiáng)信息資料的搜集和整理，增強(qiáng)預(yù)見性和前瞻性，便于單位業(yè)務(wù)工作的順利開展，有力與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。有的信息資料可能暫時(shí)看起來沒有什么用處，但今后很可能成為工作開展中有價(jià)值的信息資源，檔案管理人員必須具有敏銳的觀察力，自覺挖掘這一潛能，增強(qiáng)對(duì)檔案信息開發(fā)利用價(jià)值的預(yù)見性、前瞻性的認(rèn)識(shí)和判斷力，既要考慮單位近期的發(fā)展，又兼顧單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，擴(kuò)大檔案信息資源的容量和質(zhì)量，擴(kuò)充“備用庫(kù)”，為增強(qiáng)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供有力的支持。

二是建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，先考慮形成居于網(wǎng)絡(luò)，之后考慮將其并入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。要把檔案信息資源開發(fā)與業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合起來，及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)科室進(jìn)行溝通聯(lián)系，切實(shí)解決工作的重點(diǎn)難點(diǎn)問題，將有用的檔案信息資源充分予以開發(fā)利用，為業(yè)務(wù)的順利開展提供資源支撐。

三是加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化，為及時(shí)準(zhǔn)確利用檔案信息資源創(chuàng)造條件。隨著無償獻(xiàn)血工作的深入開展，檔案信息資源的日益豐富，檔案管理必須實(shí)行辦公自動(dòng)化，檔案信息的儲(chǔ)存要實(shí)行電子化，做到查找方便、靈活、便捷，也更有利于檔案信息的開發(fā)利用。

2.3 加強(qiáng)信息反饋，不斷提高服務(wù)水平

檔案人員開展跟蹤服務(wù)，根據(jù)具體情況，及時(shí)提供相關(guān)的背景資料及有關(guān)評(píng)價(jià)分析性質(zhì)的資料。這些前期成果的檔案信息的提供，不僅具有參考價(jià)值，而且拓展了視野，使工作中定出了求新、切實(shí)可行的工作目標(biāo)，檔案信息資源利用存在一個(gè)再利用的問題，再利用的程度越大，說明價(jià)值越大，越有利于工作的順利開展。因此，對(duì)提供的檔案信息資源利用效果要及時(shí)予以回訪并聽取其反饋意見，要從信息資源的利用效果來找出存在的差距與問題，并不斷改進(jìn)工作，使其臻于完美。

3 做好檔案信息資源開發(fā)利用工作應(yīng)處理好的2個(gè)問題

3.1 檔案開發(fā)利用與保密性的關(guān)系

本單位檔案資料承載著為國(guó)家和獻(xiàn)血者保守秘密的任務(wù)，對(duì)具有密級(jí)的檔案信息，要按照要求保守秘密，這是對(duì)檔案管理者的基本要求。工作人員應(yīng)在遵守保密法規(guī)的基礎(chǔ)上，針對(duì)單位的需求和社會(huì)需求，創(chuàng)造性的開展檔案信息開發(fā)利用工作，并努力擴(kuò)大利用的領(lǐng)域和程度，為更多的利用者提供更多的服務(wù)。

3.2 保存與開發(fā)利用的關(guān)系

檔案資源保存與利用之間是一個(gè)辨證統(tǒng)一，相互依存，相互聯(lián)系的關(guān)系。保管好檔案信息資料能為開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件，并通過開發(fā)利用來促進(jìn)檔案保存工作，決不能將檔案工作看作僅僅是資料“保管庫(kù)”，應(yīng)將其視為“備用庫(kù)”。但由于開發(fā)利用導(dǎo)致管理混亂，一定要避免和糾正出現(xiàn)資料丟失的情況。

目前，檔案工作能否加快自身改革，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需要，關(guān)系到檔案工作能否在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程當(dāng)中更好地發(fā)揮作用，也是在今后的工作中需要進(jìn)一步探討的。