有備才能無患

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中圖分類號：G270 文獻標識碼：B文章編號：1008-925X（2012）11-0315-02

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隨著科學、信息技術和網絡技術的發展，計算機已于我們的生活習習相關，除一些業務專用機外，可以說有大部分的計算機都兼做文檔處理機，利用計算機處理和管理文字信息資料已成為工作之必需。但在現實工作中我們發現，一部分用戶將其計算機數據文檔管理得井井有條，對各類數據文檔歸類存儲，保護措施到位，便于查找和使用；而一些用戶卻不善管理，亂存亂放，既不美觀，又不便于查找，而且還不同程度的浪費了計算機資源。為了進一步提高計算機存儲設備的利用率并提高我們的辦公效率，我們要以工作需求為先導，以科學化的管理為后盾，增強文檔信息資料的安全意識，讓每位使用電腦的工作人員都能很好地管理好自己的計算機文檔資料，加強信息保護，提升計算機文檔的現代化管理水平，為此全面加強計算機文檔的有效管理工作就顯得十分必要，下面就結合日常辦公中的應用就計算機文檔管理方面談幾點意見。

1 合理利用計算機存儲資源，緊縮文檔存儲空間

計算機存儲介質的容量是有限的，合理利用存儲資源，可以有效的提高存儲介質的利用率。我們在工作中每建立一個計算機文檔，在保存時都要起個名字，我們有些工作人員就隨便輸入一些文字，或許在當時我們很清楚文件內容，可是時間一久或者別人來檢索這個文件的時候恐怕就會很不方便。為此建議在給計算機文檔起名時，可以采取關鍵字命名法，即一個文件的名字中包含此文件內容的關鍵詞句，以便查找。同時，我們可以采取合理的文件存儲方式，緊縮文件存放空間。合理利用計算機存儲資源，做到存儲合理，保存安全。如對需隨時調用的文檔，可存放在計算機硬盤或軟盤中；需移動的文檔，可存放在優盤、移動硬盤等可移動介質中；需長期保存的重要文檔資料，可存放在光盤、移動硬盤和服務器硬盤等介質上，并妥善保管。同時在日常工作中，如果文件夾中文件太多，我們應盡量減少用大圖標或縮略圖方式排列文件，可用列表的方式排列；在文檔存儲期間，可根據自己文檔的可用屬性進行排列，即選擇按類型、大小以及修改時間等方式進行排序，以便檢索。并建議用戶，根據計算機的存儲情況，適時的進行整理磁盤碎片的操作，以緊縮文件存儲空間，同時還可避免因存放零亂而導致調用遲緩的現象發生。

2 建立有特征名字的文件夾，提供可視化查找路徑

對于計算機用戶尤其是文秘人員來說，若將成千上百個文件存放在一塊是很難查找的，我們可以通過建立具有特征名字或關鍵字的文件和文件夾的方式來提高我們的計算機文檔管理和利用效率。

2.1 建立起名字特征顯明的文檔管理文件夾。我們要樹立起分門別類的文檔管理思想，注意在平時的工作養成分類存儲文件的好習慣，適時建立起命名容易識別且特征明確的文件夾，將自己計算機中的所有文檔按類別或屬性進行歸類后存放其中，讓這些文件夾將所有文件都管理起來，以便日常使用和管理。如建立起“電子表格庫”、“個人資料庫”、“規劃設計資料庫”等有代表特征的管理文件夾，以此類推給歸類文件夾起個具有代表性的名字，讓人一看文件夾名就一目了然，然后根據文件夾名就能找到同類型的文件，觀其表就可以識全貌，通過提供的可視化查找路徑，方便查找和有效管理，避免文件丟失或急用時找不到文件的現象發生。同時也可在建立的文件夾中建立子文件夾，以便存放與上級文件夾中的文件有級聯關系的文件，實現分級管理，方便日常應用。

2.2 將文件按照歸屬存放。將各類有共性的文件歸類整理后，存入同一個文件夾內。并在每次建立新的文件時，將其直接存放在其應歸屬的文件管理夾中，不要都存放在“我的文檔”中，以免全部存入其中而發生混亂或查找不便。

3 及時整理存儲區中文檔，釋放可用空間

我們可用 “清理廢紙”的理念去管理自己的文檔。日常工作中，在整理自己的辦公桌面和文件柜時，會將一些廢棄的文件及時扔進廢紙簍，整理干凈辦公環境，用這種理念來管理文檔也是同樣適用的。一是適時清除垃圾文檔和過期文檔。二是不要人為制造垃圾文檔。不要隨意復制而導致文件附本過多，不要在互聯網上見到什么就不加選擇的胡亂下載。

4 及時清理郵箱，剔除垃圾郵件

計算機中的郵箱就象我們辦公桌中的抽屜一樣，應養成適時整理“抽屜”的良好工作習慣。平時工作中，不管是登錄單位內部網絡還是登錄互聯網的用戶，自己的郵箱中幾乎每天都能收到新郵件，隨著郵件的日積月累，郵箱可能會被一些無用的、過期的或者是廣告郵件占滿，不但浪費主機的存儲資源，還會進一步威脅到郵件服務器的存儲空間。在工作中我們發現，有的用戶郵箱從使用到現在，幾年的文檔都留存郵箱中，一點使用價值都沒有，大大地浪費了存儲資源。為此建議郵件的使用者，將郵箱中有用的文件保留或移存他處，將不用的郵件及時刪除掉，保留下有使用價值的郵件，凈化郵箱，騰出可用存儲空間為我們的郵箱減負，進而提高郵箱中郵件的可用率，以便查找。

5 加強計算機信息安全，防止文檔資料丟失和泄密

在信息化和網絡化時代，信息安全是一個永恒的話題，而我們的信息安全保護工作就顯得尤為重要。對一些重要的文檔或涉密資料，可采取適當的技術防護措施，不但采用軟件方式還應該采用硬件方式進行保護。如對重要文檔可進行隱藏保存、設置修改或打開權限口令、移存他處等方法，對存儲有涉密資料的計算機還應斷開和互聯網的連接或者保存到業務專用機上以加強信息保護。同時對于調離人員，應督促其及時整理并保存好自己的有關文檔資料，防止遺失或被他人盜用；對于已廢棄的計算機硬盤及存儲介質中的文檔資料，應及時清理干凈或進行銷毀，以免造成信息泄密。

總之，在信息化的今天，我們在享受計算機為我們的工作、生活和學習帶來諸多方便的同時，我們也應該充分認識到計算機同樣需要我們好好的去管理和應用，尤其是和我們每位工作人員接觸最多的計算機文檔，我們更應該通過計算機文檔有效管理工作的加強，增強人們的文檔管理意識，提高使用者的文檔管理水平，并優化文檔管理方式，加強文檔資料保護，實現計算機文檔的有效管理，以進一步提升現代化的辦公效率。當今時代，是信息化的時代，也是和諧的時代，讓我們從計算機文檔的妥善管理做起，使我們在日常工作中與計算機真正的和諧相處。